Холдинг «Колмар» ускорил согласование, подписание и исполнение документов с помощью «1С:Документооборот»
Новая система электронного документооборота охватила 1000 рабочих мест в восьми предприятиях холдинга. Регистрация документации ускорилась с одного дня до нескольких минут, количество маршрутов движения документов уменьшилось в восемь раз, а среднее время согласования документов уменьшилось с трех дней до двух часов. Расходы на бумагу снизились на 75%, а затраты на оргтехнику и расходные материалы – на 15%.
Компания «Колмар» занялась модернизацией оборудования, строительством новых производственных мощностей и сопутствующей инфраструктуры, включая собственные железнодорожные мощности и морской терминал. Начали расти объемы производства и экспортные поставки. Организационные изменения в холдинге сопровождались автоматизацией технологических и бизнес-процессов, внедрением беспилотных летательных аппаратов для сканирования поверхности земли, умных датчиков и других решений.
Узким местом ИТ-стратегии оставался бумажный документооборот. Предприятия холдинга ежегодно обменивались тысячами административных документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, регламентов и правил. На подготовку, поиск, пересылку документов на бумажных носителях между восемью производственными предприятиями в Республике Саха, головным офисом в Москве и многочисленными контрагентами уходило от трех дней до двух недель.
Требовалось устранить потери времени из-за пересылки бумажных документов между городами. Оптимизации требовала и система согласования документов. За годы работы в холдинге сформировалось 40 видов маршрутов согласования различных документов – больше, чем в среднем используется в компаниях аналогичного типа. Пользователям было сложно ориентироваться в большом количестве маршрутов.
Руководство холдинга поставило задачу создать единую для всех подразделений систему административного документооборота, которая позволила бы ускорить поиск, обработку и согласование документов, нормализовать их оформление, исключить риск утери, обеспечить анализ истории работы с документами, повысить исполнительскую дисциплину.
В «Колмаре» уже использовались системы «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», офисные сотрудники были хорошо знакомы с их интерфейсом и в штате работали свои технические специалисты «1С». Поэтому для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».
В ходе проекта было автоматизировано 1000 рабочих мест. Обеспечена бесшовная интеграция системы с решениями «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Реализован ряд специфических настроек и доработок: автоматическая конвертация документа в PDF после подписания УКЭП, автоматическое делегирование задач отсутствующих сотрудников, автоматическое переименование вложений, созданных по шаблону и т.д.
Ключевые результаты проекта
Сегодня в холдинге в электронном виде ежегодно обрабатывается 15 тыс. входящих и исходящих документов. 5 тыс. документов подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому на 75% сократились операционные расходы на бумагу, что эквивалентно экономии 15 тыс. страниц бумаги формата А4. На 15% снизились затраты на оргтехнику и расходные материалы. В ближайшем будущем планируется сократить эти расходы до нуля.
Между отделами, производственными подразделениями и головным офисом обеспечено оперативное движение документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, правил, регламентов. Среднее время согласования документа уменьшилось с трех дней до двух часов. Процедура регистрации документов ускорилась с одного дня до нескольких минут.
Источник: CNews, TAdviser, Директор информационной службы
