Компания «Металлоинвест Корпоративный Сервис» построила автоматизированную систему учета рабочего времени

• 22.янв.2020

Компания «Металлоинвест Корпоративный Сервис» построила автоматизированную систему учета рабочего времени на базе решения «1С:Документооборот».  В ходе проекта автоматизированны входящие и исходящие документы, доверенности, протоколы, акты, приказы, распоряжения, договорная работа. Система учета рабочего времени дает возможность проверяющему контролировать все отчеты сотрудников в едином окне. Также система позволяет вести количественный учет исполнения операций. В ней разработаны отчеты по загрузке сотрудников — какие операции они делали и какое время на операции затратили. По результатам отчетов о промышленной эксплуатации автоматизированная система учета рабочего времени демонстрирует высокие показатели по стабильности и быстродействию при одновременной работе 800 пользователей.

«Металлоинвест» — мировой лидер в производстве товарного горячебрикетированного железа, ведущий производитель и поставщик железорудной и метализованной продукции. «Металлоинвест Корпоравтивный Сервис» — это многофункциональный центр, созданный для централизации предоставления услуг по бухгалтерскому и кадровому учету для Лебединского и Михайловского горно-обогатительных комбинатов, Оскольского электрометаллургического комбината и комбината Уральская Cталь, а также расширения на другие предприятия.

Цель проекта: автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании.

Задачи проекта:

• усиление операционного контроля сотрудников;
• получение данных по занятости сотрудников в разрезе услуг (статей, операций).

Назначение системы:

• учет рабочего времени всех работников общего центра обслуживания (ОЦО);
• представление полной и достоверной информации руководству ОЦО о временных затратах и количественных показателях работы сотрудников;
• контроль занятости работников ОЦО наразличных участках.

До старта проекта сотрудники вносили свои трудозатраты в файл Microsoft Excel установленного образца, что вызывало ряд проблем:

1. Не все трудозатраты были согласованы руководителем.
2. Не все сотрудники заполняли файл.
3. Сотрудники изменяли нормативно-справочную информацию в файле.
4. Согласование трудозатрат у административного и функционального руководителя было невозможно проконтролировать.
5. Изменение нормативно-справочной информации и поддержание формата файла в актуальной версии требовало дополнительных трудозатрат.
6. Для получения сводных показателей требовались дополнительные трудозатраты.

Поэтому для повышения эффективности учета было принято решение о запуске проекта по созданию АСУРВ (автоматизированной системы учета рабочего времени).

Автоматизированная система учета рабочего времени построена на базе решения «1С:Документооборот».

Автоматизированы следующие функции:

1. Учет рабочего времени.
2. Автоматизация бизнес-процессов.
3. Оценка и аттестация персонала.

В ОЦО работают разные операторы, в основном, сканировщики и бухгалтеры. Задача операторов сканирования — сканировать документы и отправлять в обработку через другую систему, которая называется СУПД. Далее бухгалтер принимает документ и отражает его в учете. Это является основным бизнес-процессом.

В штате ОЦО порядка 600 сканировщиков . Ими нужно управлять и рассчитывать различные показатели, например, количество отсканированных документов в час каждым оператором, виды документов, качество сканирования документов, количество возвратов на пересканирование и ряд других показателей. Для отслеживания этих показателей была внедрена система учета рабочего времени.

Помимо операторов, другие сотрудники ОЦО, включая руководителей также используют систему. В свои отчеты они вносят данные по трудозатратам и выполненным работам, результатам. После этого отчет отправляется руководителям на согласование, руководители, в свою очередь, могут его согласовать, а могут вернуть на доработку. Если отчет отправлен на доработку, сотрудник уточняет данные и отправляет на повторное согласование. Таким образом руководители имеют всю информацию по выполненным работам и потраченному на это времени. Далее отчеты передаются в отдел информационной эффективности, который анализирует эти показатели и выполняют соответствующие результатам действия, направленные на оптимизацию процессов.

Использование автоматизированной системы учета рабочего времени подразумевает следующий порядок оформления, обработки и учета трудозатрат:

Шаг 1. Пользователь вносит информацию о собственных трудозатратах в систему через специально разработанную форму учета рабочего времени — «таймшит». Данные вводятся в разрезе дней недели, операций, видов деятельности и бизнес-единиц.

Шаг 2. Заполненный пользователем в системе таймшит отправляется на согласование административному и функциональным руководителям пользователя.

Шаг 3. Административный руководитель проводит согласование трудозатрат сотрудников, находящихся в его подчинении. Функциональный руководитель проводит согласование трудозатрат сотрудников, участвующих в его проекте.

Шаг 4. Пользователь вносит исправления и приводит собственный таймшит в соответствие с замечаниями административного и функционального руководителей в случае их наличия.

Шаг 5. На основании загруженных данных в системе происходит автоматическое формирование отчетов.

1. Одновременный запуск на всех предприятиях и очное сопровождение. Сотрудники ООО «1С-КПД» сопровождали запуск системы в промышленную эксплуатацию одновременно во всех фронт- и мидл- офисах.
2. Срок запуска проекта от проведения закупочной процедуры до промышленной эксплуатации — меньше года.
3. Авторская разработка по учету рабочего времени сотрудников ОЦО, реализованная на «1С:Документооборот». Уникальность в том, что данное решение не типовое и работает для крупных организаций с большим количеством сотрудников, заполняющих тайм-шиты. Система дает возможность проверяющему контролировать все отчеты в едином окне. Также система позволяет вести количественный учет исполнения операций. К примеру, когда оператор ОЦО отчитывается, что он в рабочую смену сделал 200 платежных поручений, он может указать количество сделанных операций и время, потраченное на выполнение этих операций. В системе разработаны подробные отчеты по загрузке сотрудников — какие операции они делали и какое время на операции затратили.
4. Учет рабочего времени реализован на продукте «1С:Документооборот», который позволяет соблюдать SLA крупного ОЦО.
5. Система интегрирована с внешним решением бизнес-аналитики, которое позволяет формировать аналитические отчеты трудозатрат эффективности работы, SLA по процессам.
6. Система интегрирована с «1С:Зарплата и управление персоналом» — забирает данные по рабочему времени по графику отсутствия.
7. Введена в промышленную эксплуатацию со дня запуска ОЦО.5. Результаты проекта

По результатам отчетов о промышленной эксплуатации автоматизированная система учера рабочего времени демонстрирует высокие показатели по стабильности и быстродействию при одновременной работе 800 пользователей.

 В ходе проекта автоматизированны входящие и исходящие документы, доверенности, протоколы, акты, приказы, распоряжения, договорная работа.

1. Все трудозатраты сотрудников согласовываются руководителям.
2. Все сотрудники заполняют свои трудозатраты или происходит эскалирование на руководителей.
3. Сотрудники не изменяют нормативно-справочную информацию в системе, это может сделать только администратор по соответствующей заявке.
4. Трудозатраты сотрудников согласовываются и у административного, и у функционального руководителя.
5. Сотрудники всегда работают с актуальной версией нормативно-справочной информации.
6. Для получения сводных показателей настроены отчеты.