Компания «Сирена-Трэвел» автоматизировала управление договорами с помощью «1С:Документооборот» и «1С:ERP»

• 28.сен.2021

Компания «Сирена-Трэвел» создала комплексную информационную систему на основе «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот», чтобы автоматизировать управление продажами и закупками, хранение и обработку данных по договорам, контролировать показатели и организовать эффективное взаимодействие служб и подразделений. Новая система обеспечила актуальность управленческой информации, возможность ее оперативного использования и позволила организовать согласованную работу служб в процессах продаж, закупок и предоставления услуг.

Цель проекта: создать комплексную информационную систему, которая обеспечит:

• актуальность управленческой информации по продажам и закупкам, возможность ее оперативного использования;
• согласованную работу служб организации в процессах продаж, закупок и предоставления услуг.

Задачи проекта:

• повысить качество управленческой информации, то есть ее достоверность и аналитичность;
• оптимизировать и повысить эффективность деятельности компании в целом;
• автоматизировать процессы взаимодействия сотрудников;
• повысить контроль исполнительской дисциплины;
• уменьшить время согласования договорных документов;
• контролировать состояние взаиморасчетов предприятия;
• уменьшить эксплуатационные затраты по причине внедрения единой платформы «1С»;
• обрабатывать большие объемы информации.

В связи с большим количеством заключенных договоров компании было проблематично контролировать наличие действующих договоров и выполнение обязательств по ним. Поэтому возникла необходимость:

• автоматизировать процессы учета договоров: расходных (с контрагентами, агентами);
• доходных (клиентами: аэропортами, авиакомпаниями, агентствами и т.п.).

Стояла задача оптимизировать работу расчетной службы, которая ежемесячно получала данные по биллингу услуг по всем заключенным договорам, далее проводила расчет стоимости оказанных и полученных услуг, а также формировала документы для контрагентов.

Кроме того, нужно было контролировать уникальность номенклатур договора (отсутствие данных номенклатур в других действующих на момент проверки соглашениях), т.к. каждая номенклатура обладает набором дополнительных реквизитов (характеристик), таких как категория пассажиров, рейсы, типа транспорта и т.п.

При формировании стоимости номенклатуры учитываются программы лояльности и индивидуальные скидки контрагентов — стоимость услуг и товаров устанавливается для каждого клиента индивидуально при заключении договора в зависимости от номенклатуры и ее характеристики.

Поэтому внедряемая система должна была контролировать наличие определенной номенклатуры только в одном действующем индивидуальном соглашении.

В результате проекта построения комплексной информационной системы автоматизированы следующие блоки:

«1С:Документооборот»:

1. Блок «Входящие и исходящие документы» — предназначен для учета, хранения и обработки в СЭД входящих, исходящих документов:
2. официальных писем на имя первых лиц и руководителей подразделений;
3. претензий, в виде сопроводительных писем к пакетам финансовых документов;
4. переписки с судебными органами; финансовой корреспонденции в виде оборота первичных документов с контрагентами.
5. данный модуль автоматизирует работу сотрудников секретариата.
6. Блок «Служебные записки» предназначен для учета, хранения и обработки в СЭД служебных записок, заявок, заявлений, справок, актов, протоколов.
7. Блок «Организационно-распорядительные документы» предназначен для учета, хранения и обработки в СЭД организационных документов, приказов, учредительных документов.
8. Блок «Договоры» предназначен для учета и хранения в СЭД договорных документов и автоматизации процессов их обработки. Классификация документов блока, обрабатываемых в системе:

• • договор;
  • дополнительное соглашение;
  • безвозмездный договор;
  • соглашение.

1. Блок «НСИ» — данные блока «НСИ и администрирование» используют все блоки (например, сведения об организациях, пользователях, подразделениях и проч.).
2. Блок «Интеграция» — бесшовная интеграция предполагает, что возможности «1С:Документооборот» можно использовать посредством интерфейса из других конфигураций в реальном времени. В основе бесшовной интеграции лежит веб-сервис «1С:Документооборота». Также доработаны механизмы интеграции для обмена данными между информационными системами компании.

«1С:ERP Управление предприятием»:

1. Блок «Номенклатура и ценообразование» — Номенклатура — это справочник, отражающий товары и услуги поставляемые и получаемые компанией. В рамках данного блока производится классификация и создание номенклатуры, описываются характеристики и свойства номенклатуры. Система автоматически контролирует дублирование номенклатуры (по набору дополнительных реквизитов) и не дает возможность записи новой номенклатуры, если в системе есть номенклатура с такими же реквизитами.
2. Блок «Управление договорами» — в рамках данного блока реализованы задачи создания контрагентов покупателей/поставщиков, создание договоров и дополнительных соглашений, создание условий продаж и индивидуальных соглашений с клиентами, интеграция с «1С:Документооборот», для обработки договоров и дополнительных соглашений по заранее настроенным маршрутам (система позволяет отправить договор в обработку в системе «1С:Документооборот» из интерфейса «1С:ERP Управление предприятием» и автоматически устанавливает договору статусы в соответствии с состоянием документа в «1С:Документообороте» в процессе его обработки).В этом блоке реализована возможность привязки к договору пультов с фиксацией состояний. Пульт — это терминал, описанный в АРС (глобальная автоматизированная распределительная система) который имеет уникальный технологический адрес и программное обеспечение, позволяющее осуществлять взаимодействия с АРС, принадлежащий контрагенту.
3. Блок «Управление продажами» предназначен для управления эффективностью процессов продаж и сделок с клиентами: ведение информации о партнерах, контрагентах, контактных лицах; формирование цен на товары и услуги; регистрация договоров с и соглашений с клиентами, заказов покупателей; формирование отчетов.
4. Блок «Управление закупками» включает в себя задачи по оптимальному обеспечению предприятия товарно-материальными ценностями и объединяет следующие задачи:

• • регистрация поставщиков;
  • регистрация договоров с поставщиками;
  • регистрация цен поставщиков (при необходимости);
  • регистрация и закрытия заказов поставщику;
  • регистрация поставки; возврат товаров поставщику и списание денежных средств с расчетных счетов организации.

Перед командой проекта стояли задачи:

1. Определить способ формирования номенклатуры, т.к. на него влияет большое количество реквизитов, таких как количество пультов оказания услуги, количество бронируемых рейсов, места оказания услуг (аэропорты и пр.), количество бронируемого багажа и другие. Всего выделено более 50 параметров, которые влияют на формирование номенклатуры.
2. Определить алгоритмы формирования договоров, так как на них также могут влиять и количество пультов, и количество бронирований на определенные авиакомпании и аэропорты, и регулярность, и общее количество оказанных услуг. Это было реализовано путем модификации индивидуальных соглашений.
3. Интегрировать производственные системы компании, в которых накапливалась и хранилась информация о характере, аналитиках и количестве оказываемых услуг. Такие данные загружались для обработки в ERP-систему при помощи запросов.

Помимо автоматизации основных производственных процессов, в контур проекта входили задачи по автоматизации процессов закупок: формирование договора и ведение документов.

В рамках проекта были интегрированы информационные системы:

1. «1С:Документооборот».
2. «1C:ERP Управление предприятием».
3. «1С:Бухгалтерия».
4. Производственная система заказчика.

Задачи бесшовной интеграции «1C:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот»:

• удобная работа пользователей за счет возможности создания документов в «1С:Документооборот» посредством бесшовной интеграции из интерфейса «1C:ERP Управление предприятием»;
• работа с задачами пользователя, сформированными в «1С:Документооборот», из интерфейса «1C:ERP Управление предприятием». 

Задачи интеграции «1C:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот» посредством плана обмена — уменьшить трудозатраты на администрирование НСИ посредством интеграции справочников «1C:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот».

Доработан механизм интеграции между системами «1С:Бухгалтерия» и «1C:ERP Управление предприятием», чтобы первичные документы по рассчитанным заказам передавались в «1С:Бухгалтерию» для формирования документов контрагентам.

Внедрение осуществлялось специалистами компании ООО «1С-КПД», с активным участием команды со стороны заказчика.

В рамках проекта выполнены работы:

• формирование детальных требований к системе в техническом задании;
• настройка продуктивного экземпляра системы;
• доработки системы;
• подготовка пакета эксплуатационной документации;
• обучение пользователей;
• поддержка пользователей на этапе опытной эксплуатации.
• После проведения работ по внедрению система полностью передана с проектной документацией на поддержку заказчику.

Заказчик проводил работы по формированию требований, тестированию разработки, доработке некоторых механизмов расчета в самом проекте.

В рамках проекта создана комплексная информационная система, которая обеспечила актуальность управленческой информации по продажам и закупкам, возможность ее оперативного использования и позволила организовать согласованную работу служб в процессах продаж, закупок и предоставления услуг.

На текущий момент в системе обрабатывается около 20-ти видов договорных документов: коммерческие, некоммерческие, безвозмездные договоры и соглашения.