Масштабная система управления документами в холдинге "Металлоинвест" на 6000 рабочих мест

• 27.мар.2017

Рабочих мест: 6000
Отрасль : Металлургическая промышленность. 
Исполнитель: 1С-КПД
Функциональная область: Управление документами и контентом. 
01.06.2013 - 30.04.2014
Центральный федеральный округ РФ 
Приволжский федеральный округ РФ 


||
Краткое описание проекта

Холдинг «Металлоинвест» построил единую систему управления распорядительными и договорными документами. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Проект охватывает крупнейшие горно-обогатительные и металлургические предприятия, а также большое число обслуживающих и ремонтных предприятий. На момент написания статьи автоматизировано около 6000 рабочих мест и развитие системы продолжается. Система построена на базе «1С:Документооборот».

«Металлоинвест» — мировой лидер в производстве товарного горячебрикетированного железа, ведущий производитель и поставщик железорудной и метализованной продукции один из региональных производителей высококачественной стали. В состав холдинга входят ведущие горно-обогатительные предприятия.

Цели и задачи проекта

Бизнес-задачи компании в области управления документами:

• повысить уровень целостности данных и надежности их хранения;

• ввести единые стандарты работы с документами;

• усилить контроль исполнительской дисциплины;

• сократить длительность согласования документов между компаниями группы.

Задачи проекта:

• создать единую систему документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»;

• унифицировать подходы обработки документов в управляющей компании и управляемых обществах;

• провести интеграцию процессов согласования договорных документов и наладить организационно-распорядительный документооборот (разработать сквозные процессы согласования) между управляющей компанией и управляемым обществом.

Ситуация до старта проекта

Первая полноценная система документооборота уровня холдинга была построена на основе решения одного из западных поставщиков. Создание такой системы было увязано с реорганизацией процесса управления компанией. Система документооборота охватывала функции регистрации входящей и исходящей корреспонденции, согласования служебных записок, все функции согласования юридических документов (договоров) и внутренних документов и, наконец, контроль исполнительской дисциплины.

В ходе развития и расширения деятельности все большее число процессов оказывалось связанным с деятельностью управляющей компании и прежде всего — закупки, продажи, согласование договоров юридической службой и т. д. «Мы подошли к тому, что старую систему нужно менять, причем необходимо было создать единую систему электронного документооборота для всей группы», — отмечает Олег Головко, директор департамента ИТ «Металлоинвест».

Архитектура решения и масштаб проекта

Критерии выбора платформы для создания системы электронного документооборота (СЭД) определили следующие:

• соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота;

• поддержка распределённой архитектуры;

• работоспособность при больших объёмах данных;

• удобство и мобильность рабочего места;

• приемлемая стоимость лицензий и программного обеспечения, а также стоимость владения;

• распространённость на рынке, перспективность;

• возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.

Потребность в территориально-распределенной базе объясняется тем, что основное число пользователей находится на комбинатах. «Например, на Лебединском ГОКе у нас сейчас более полутора тысяч пользователей, — поясняет Олег Головко, — и объем документов, которые хранятся локально, намного превышает тот объем, который передается по каналам связи между предприятием и управляющей компанией».

После анализа специалисты компании остановились на системе «1С:Документооборот», котоаря обеспечивает необходимый функционал с учетом требований российского документооборота и ее не придется существенно изменять.

Сократились сроки согласования основных распорядительных документов и договоров, повысилась исполнительная дисциплина и сократились сроки подготовки отчетности.

На сегодняшний день система охватывает более 6000 рабочих мест. Основные рабочие параметры созданной системы:

• в управляющей компании автоматизировано 62 вида документов, 20 маршрутов согласования, общее количество документов — около 195 000, количество документов за месяц — 2700;
• на Лебединском ГОКе автоматизировано 35 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 80 000, количество документов за месяц — 2500;
• на Михайловском ГОКе автоматизировано 47 видов документов, 13 маршрутов согласования, общее количество документов — 75 000, количество документов за месяц — 9000;
• на Оскольском электрометаллургическом комбинате автоматизировано 40 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 60 000, количество документов за месяц — 2000;
• на «Уральской стали» автоматизировано 8 видов документов, 6 маршрутов согласования, общее количество документов — 10 000, количество документов за месяц — 1000.

Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта — в его объёме. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Особенность проекта в том, что единая система построена на территориально-распределенной архитектуре с пятью отдельными базами данных, которые частично реплицируются между собой.

«Мы столкнулись с рядом проблем при выборе технической архитектуры решения, — вспоминает Олег Головко. — В то время каналов с пропускной способностью больше, чем 2 Мбит/c, между комбинатами и управляющей компанией не было. Да и эти каналы были постоянно загружены другим трафиком — видеоконференциями, телефонией, электронной почтой. В такой ситуации приняли решение строить единую систему, но с пятью отдельными базами данных, которые будут частично реплицироваться между собой».

Весь проект включал три этапа:

• пилотный проект;
• создание тиражируемого решения СЭД для компании в целом (в рамках управляющей компании и Лебединского ГОКа);
• тиражирование созданного решения на предприятия группы (Михайловский ГОК, Оскольский электрометаллургический комбинат и «Уральская сталь»).

Более подробно ход создания СЭД показан на рисунке.

Особого упоминания заслуживает также мобильное решение, разработанное на основе мобильного клиента системы «1С:Документооборот КОРП».

Результаты проекта

Единая система управления распорядительными и договорными документами введена в действие в управляющей компании, на Лебединском ГОКе, Михайловском ГОКе, Оскольском электрометаллургическом комбинате и на предприятии «Уральская сталь». Наиболее важные результаты проекта:

• сократились сроки согласования основных распорядительных документов и договоров;

• повысилась исполнительная дисциплина;

• сократились сроки подготовки отчётности по регистрируемым документам;

• существенно упростился поиск документов.

Отзыв заказчика

Олег Головко

директор департамента ИТ «Металлоинвест»

Мы планируем дальнейшее развитие системы как в части архива технологической документации для предприятий, так и для автоматизации и совершенствования тех процессов, в которых мы видим потенциальный эффект.