Обмен электронными документами — осталось полшага
Тенденции в области управления документами
Пандемия и массовый переход предприятий на удаленную работу скорректировала приоритеты в развитии систем электронного документооборота. Если еще полгода назад все говорили о роботах, искусственном интеллекте, больших данных, то сейчас вектор сменился. Проанализировав потребности наших клиентов, мы выделили следующие тенденции.
Тренд № 1. СЭД (системы электронного документооборота) все глубже проникают в бизнес-процессы предприятий. В последнее время организации нацелены на трансформацию и повышение эффективности управления процессов нижнего уровня. И пандемия сильно ускорила этот процесс. Современные СЭД способны очень глубоко интегрироваться в деятельность компаний, как функционально, так и технологически. Например, система «1С:Документооборот» не имеет никаких ограничений для интеграции с какими бы то ни было решениями и это большое достижение разработчиков «1С», а функционально имеет возможности для автоматизации бизнес-процессов всех уровней управления, нет ограничений на бизнес-активности, которые поддерживает это решение. СЭД и систему «1С:Документооборот» в частности, крупные компании уже рассматривают как ключевые системы автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. И те преимущества, которые продемонстрировали СЭД в условиях карантина и удаленной работы, еще более усиливают этот тренд.
Тренд № 2. СЭД одна из ключевых систем для организации работы общих центров обслуживания (ОЦО). Холдинги и сложные организации, все чаще проводят реорганизацию бизнеса, выделяя центры обслуживания, и переводя эту функцию зачастую в более экономичные по затратам регионы. Такие центры выполняют обеспечивающие функции предприятия: ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы, кадровый учет, документооборот и другие. Многим известны проекты создания ОЦО в таких крупных компаниях, как «Мегафон», «Северсталь» и НЛМК и многие другие.
СЭД занимает в организации таких ОЦО одну из ключевых ролей, за счет возможности создания единой информационной базы для хранения документов, организации архива, автоматизации рутинных операций, учета рабочего времени и других важный функций. О своих проектах автоматизации ОЦО на базе «1С:Документооборот» мы уже писали ранее.
Организации нацелены на трансформацию и повышение эффективности управления процессов нижнего уровня и современные СЭД очень глубоко интегрируются в деятельность компаний.
Тренд № 3. Рост важности обмена электронными документами с контрагентами и государством. Это правда, старый тренд, российский рынок электронного документооборота между организациями начал развиваться еще в 1990-х годах, а массовым обмен электронными документами между компаниями стал после 2010 года. Но, к сожалению, большинство компаний откладывало этот вопрос, до нынешнего кризиса, количество компаний, перешедших на обмен электронными документами, росло очень медленно. В первую очередь это связано с тем, что технологические возможности росли быстрее, чем готовность нормативной базы, это вызывало у бизнеса ряд опасений.
Однако, в настоящее время проблемы, связанные с законодательной базой в области обмена первичными финансовыми документами, полностью решены (см. врезку «Избранные законодательные акты в области электронного документооборота»), и это устраняет последний серьезный барьер к переходу на электронный документооборот. А тренды 1 и 2 еще более усиливают важность обмена электронными документами с контрагентами и государством.
Немного теории
Поясним несколько понятий, важных для понимания. Что такое электронный документ? Электронный документ — это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе. Также очень важно разделить понятие «электронный документооборот» (ЭДО) и понятие «система электронного документооборота» (СЭД). Под электронным документооборотом мы понимаем обмен электронными документами организации, это процесс. Под системой электронного документооборота мы понимаем систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также систему поддержки процессов взаимодействия между сотрудниками. Электронные документы, не имеющие оригиналов в печатной форме, могут создаваться, в свою очередь в системах электронного документооборота и подлежать обмену с контрагентами по каналам связи. На данный момент законодательство в области электронных документов достаточно полное (см. врезку) и практически все документы, за исключением некоторых кадровых документов, могут создаваться и передаваться за пределы организации в электронной форме.
Сами электронные документы разделяются на два вида: формализованные и неформализованные1. Формализованные документы — это все документы, имеющие утвержденный формат, например, в бухгалтерском учете это счёт-фактуры, УПД, т. е. документы, созданные по формату, утвержденному ФНС, которыми организации обмениваются для осуществления хозяйственных операций. Министерство финансов и, в частности, ФНС имеют ряд требований к таким документам:
• они должны быть определенных форматов (электронные документы должны быть в формате .xml, а образы электронных документов — в .jpg, .tiff, .pdf или .png);
• обмениваться ими можно только по защищенным каналам связи через аккредитованных операторов электронного документооборота (например, сервис «1С-ЭДО»).
Юридическая значимость документа подтверждается наличием квалифицированной подписи уполномоченного подписывающего лица. К тому же сам канал связи обеспечивает регистрацию времени, даты отправления данных документов, так что всегда можно проследить их «путь» от создания и до получения нужным адресатом.
Формализованными документами также можно считать и другие документы, формат которых утвержден предприятием, такое, например, часто встречается в ритейле. Все прочие электронные документы свободной формы называют неформализованными.
В настоящее время проблемы, связанные с законодательной базой в области обмена первичными финансовыми документами, полностью решены, и это устраняет последний серьезный барьер к переходу на электронный документооборот.
Неформализованные документы организации также могут быть переведены в электронный вид и ими можно обмениваться с контрагентами. Уже есть примеры, когда компании ведут официальную переписку или обмениваются проектной документацией в электронной форме.
Здесь можно задать вполне ожидаемый вопрос: является ли отправка документов по электронной почте электронным документооборотом? Да, отправка документов по электронной почте тоже является обменом электронными документами. Но здесь нужно отметить, что такой обмен не является в достаточной степени защищённым, а значит, возможна утечка информации. Поэтому службы безопасности крупных компаний не приветствуют обмен документами по электронной почте. Так что в случае с неформализованными электронными документами, к обмену которыми не предъявляются требований на законодательном уровне, компании самостоятельно определяют способ передачи документов с контрагентами и это также может быть сервис «1С-ЭДО».
Избранные законодательные акты в области электронного документооборота
- Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме».
- Приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ «Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах».
- Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»
- Приказ ФНС от 4 апреля 2016 г. № ММВ 7 6/176@. «О внесении изменений в Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@» («Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота»).
- Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме».
- Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме».
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа»
- Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме».
- Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме».
Системы готовы к электронному документообороту
Системы на платформе «1С:Предприятие 8» поддерживают электронный документооборот и позволяют обмениваться с контрагентами электронными документами. Пользователю систем фирмы «1С» не придется усложнять свой ИТ-ландшафт и нести дополнительные затраты. К примеру, в учетные системы, например «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:ERP Управление предприятием 2», уже встроен модуль сервиса «1С-ЭДО», который работает с несколькими операторами электронного документооборота, а также поддерживает роуминг с другими операторами. Этот модуль позволяет обмениваться первичными документами с контрагентами сразу из коробки.
Допустим, компании хотят, вести официальную переписку, или обмениваться проектной документацией, при этом использовать защищённые каналы для передачи информации и документов. В этом случае можно использовать систему «1С:Документооборот» со встроенным модулем обмена электронными документами, позволяющим обмениваться документами не покидая системы.
Преимущества и эффекты от обмена электронными документами
Рассмотрим подробнее плюсы обмена электронными документами с внешними компаниями.
Во-первых, сокращение издержек. Такие издержки на первый взгляд могут быть незначимыми для компании, но в совокупности и в долгосрочной перспективе их сокращение приведёт к вполне заметной экономии средств:
- сокращаются затраты на курьерские службы, на канцелярию (бумага, ручки, картриджи для принтера и так далее);
- сокращаются затраты на аренду площадей для хранения архивов бумажных документов, за счёт того, что большое количество документации переводится в электронный вид, сокращается бумажный документооборот, который в соответствии с требованиями нужно хранить определённое количество лет, и, в результате, увеличивается полезное свободное пространство.
Во-вторых, повышение эффективности деятельности. Это выражается в скорости поиска и обмена электронными документами. Скорость обмена электронными документами в сотни, если не тысячи раз быстрее, чем обмен физическими документами через курьерские службы или почту. В настоящее время информация — это, наверное, одна из главных ценностей для любой организации, а значит, скорость и надежность её передачи должна быть на высоте, это становится серьезным конкурентным преимуществом.
Прямые издержки на первый взгляд могут быть незначимыми для компании, но в совокупности и в долгосрочной перспективе их сокращение приведёт к вполне заметной экономии средств.
В-третьих, автоматизация рутинных операций. Перевод документооборота в электронный вид позволяет автоматизировать операции и бизнес-процессы. Это может быть автоматическая обработка документов, автоматическая постановка задач и так далее. Автоматизация бизнес-процессов крайне важна для компаний и может помочь сэкономить много рабочего времени, которое тратится на монотонные однотипные задачи.
В-четвёртых, безопасность. Электронный документооборот надежнее и безопаснее классического документооборота. Сертифицированные каналы ЭДО являются достаточно защищёнными, чтобы можно было пользоваться ими для передачи конфиденциальной информации, вместо почты или курьерских служб и не переживать о том, что случится утечка информации. А операторы ЭДО очень серьёзно относятся к защите передаваемых документов, и каждый год улучшают меры безопасности каналов передачи данных.
Все без исключения клиенты после внедрения СЭД и электронного документооборота с внешними компаниями отмечают эти преимущества.
Эффекты в цифрах
Один из клиентов, оценивая экономический эффект от внедрения, помимо классических затрат на бумагу, расходные материалы и доставку, произвел интересные расчёты. Логика оценки экономического эффекта может быть следующей.
- Исходные данные: норма рабочего времени в год — 1970 часов, средняя зарплата сотрудника — 50 000 рублей в месяц (600 000 рублей в год), стоимость 1 часа работы сотрудника — 304 рубля.
- Если предположить, что офисный персонал в среднем на работу с документами тратит 50% своего времени, то стоимость работы с бумажными документами для среднего предприятия (200 сотрудников в СЭД) в целом равна: 600 000 * 50% * 200 = 60 миллионов рублей.
- Если предположить, что качественно настроенный электронный документооборот, оптимизирует работу сотрудников на 20% (это средний показатель по нашему опыту), то общая экономия может составить 12 млн. рублей. И это только за счет экономии затрат рабочего времени сотрудников.
Помимо исчисляемых выгод, есть и те, которые невозможно измерить, но многие знают об их существовании:
- повышается скорость предоставления услуг, снижается количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов, уменьшаются затраты на восстановление потерянных документов;
- уменьшается себестоимость предоставления услуг, за счет экономии времени, которое пользователи и специалисты по управлению записями затрачивают на поиск, обработку, пересылку и хранение документов;
- повышается качество оказываемых услуг;
- устраняются множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удалённостью людей.
