Одна из самых масштабных систем управления документами в России

• 03.дек.2015

Когда дело касается автоматизации управления документами в крупных холдингах, найти систему, отвечающую всем запросам, не так-то просто. И отрадно, что одна из самых масштабных систем управления распорядительными и договорными документами (более 6000 рабочих мест) построена на базе отечественного решения «1С:Документооборот». Такая уникальная для России система управления документами построена в холдинге «Металлоинвест».

Холдинг «Металлоинвест» построил единую систему управления распорядительными и договорными документами. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Проект охватывает крупнейшие горно-обогатительные и металлургические предприятия, а также большое число обслуживающих и ремонтных предприятий. На момент написания статьи автоматизировано около 6000 рабочих мест, и развитие системы продолжается. Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот». Из истории управления документами в холдинге

«Автоматизацией документооборота в компании занимаются давно, — вспоминает Олег Станиславович Головко, директор департамента информационных технологий управляющей компании «Металлоинвест». — Первые системы появились приблизительно 10 лет назад». В то время на предприятиях складывалась разная ситуация: где-то система документооборота была создана собственными силами, где-то использовались различные тиражные системы.

Первая полноценная система документооборота уровня холдинга появилась в управляющей компании и была построена на основе решения одного из западных поставщиков. Создание такой системы было увязано с реорганизацией процесса управления компанией. Система документооборота охватывала функции регистрации входящей и исходящей корреспонденции, согласования служебных записок, все функции согласования юридических документов (договоров) и внутренних документов и, наконец, контроль исполнительской дисциплины.

В ходе развития и расширения деятельности все большее число процессов оказывалось связанным с деятельностью управляющей компании и прежде всего — закупки, продажи, согласование договоров юридической службой и т. д. «Мы подошли к тому, что старую систему нужно менять, причем необходимо было создать единую систему электронного документооборота для всей группы», — отмечает Олег Головко.

Портрет компании-подрядчика

«Металлоинвест» — мировой лидер в производстве товарного горячебрикетированного железа, ведущий производитель и поставщик железорудной и метализованной продукции один из региональных производителей высококачественной стали. В состав холдинга входят ведущие горно-обогатительные предприятия России: Лебединский и Михайловский горно-обогатительные комбинаты, металлургические предприятия — Оскольский электрометаллургический комбинат и «Уральская сталь», компания по вторичной переработке металла «УралМетКом», а также активы, обеспечивающие сервисное обслуживание и поставку сырьевых материалов горнорудным и металлургическим предприятиям. Функции сбыта и маркетинга продукции «Металлоинвеста» централизованы: управляющая компания координирует работу предприятий с рынками, их производственную политику и внешние поставки, достигая тем самым рыночной синергии и увеличивая эффективность производства. Компания обеспечивает стабильную занятость почти 60 тысячам сотрудников и содействует в решении актуальных проблем в регионах присутствия.

Выбор платформы для построения СЭД

Критерии выбора платформы для создания системы электронного документооборота (СЭД) определили следующие:

• соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота;
• поддержка распределенной архитектуры;
• работоспособность при больших объемах данных;
• удобство и мобильность рабочего места;
• приемлемая стоимость лицензий и программного обеспечения, а также стоимость владения;
• распространенность на рынке, перспективность;
• возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.

Потребность в территориально-распределенной базе объясняется тем, что основное число пользователей находится на комбинатах. «Например, на Лебединском ГОКе у нас сейчас более полутора тысяч пользователей, — поясняет Олег Головко, — и объем документов, которые хранятся локально, намного превышает тот объем, который передается по каналам связи между предприятием и управляющей компанией».  

«Мы столкнулись с рядом проблем при выборе технической архитектуры решения, — вспоминает Олег Головко. — В то время каналов с пропускной способностью больше, чем 2 Мбит/c, между комбинатами и управляющей компанией не было. Да и эти каналы были постоянно загружены другим трафиком — видеоконференциями, телефонией, электронной почтой. В такой ситуации приняли решение строить единую систему, но с пятью отдельными базами данных, которые будут частично реплицироваться между собой».

Подобное решение хорошо подходит для предприятий с большим объемом внутреннего документооборота. Его преимущества:

• использование единых стандартов ведения бизнес-процессов в управляющей компании и управляемом обществе за счет создания единой конфигурации;
• снижение нагрузки на центральный узел при большом объеме внутреннего документооборота на предприятии;
• защита от кратковременных отключений канала связи с центром (асинхронное подключение);
• высокая надежность работы в рамках предприятий;
• гибкие механизмы управления доступом и размещением документов для предприятий и управляющей компании;
• более широкие возможности для резервирования.

«На тот момент для такой крупной компании, как «Металлоинвест», мы рассматривали решения западных поставщиков, — продолжает Олег Головко. — Но, как оказалось впоследствии, эти платформы не подошли нам». Они представляли собой скорее среду разработки, используя которую партнер в России создавал уже готовое решение. «И стоимость владения такой системой была очень высокой», — резюмирует директор департамента информационных технологий.

Пользователи достаточно быстро освоили работу в новой системе «1С:Документооборот», не было проблем
ни с обучением, ни с работой.

Примерно в то же время на рынке появилось новое решение от компании «1С» — «1С:Документооборот», созданное на платформе «1С:Предприятияе 8». Когда специалисты компании проанализировали его, стало ясно, что «1С:Документооборот» обеспечивает функционал с учетом требований российского документооборота и ее не придется существенно изменять самостоятельно. «Однако были сомнения в том, как будет работать система в такой гетерогенной и распределенной среде», — отмечает Олег Головко.

Ход проекта и пилотный проект

Чтобы проверить работу новой системы «1С:Документооборот» в сложной среде запустили пилотный проект, который стартовал летом 2013 года. В качестве компании-подрядчика специалисты «Металлоинвест» выбрали компанию «1С-КПД», специализирующуюся на создании СЭД на базе «1С:Документооборот».

В ходе пилотного проекта:

• проведена технологическая проработка распределенной структуры и функциональности СЭД;
• создан прототип распределенной СЭД на основе двух баз данных;
• автоматизирован сквозной процесс согласования договорных документов между управляющей компанией и Лебединским ГОКом.

Специалисты  «Металлоинвест» убедились в работоспособности системы в распределенной архитектуре. После пилотного проекта было принято окончательное решение для создания системы электронного документооборота на основе системы «1С:Документооборот».

В результате весь проект включал три этапа:

• пилотный проект;
• создание тиражируемого решения СЭД для компании в целом (в рамках управляющей компании и Лебединского ГОКа);
• тиражирование созданного решения на предприятия группы (Михайловский ГОК, Оскольский электрометаллургический комбинат и «Уральская сталь»).  

Более подробно ход создания СЭД показан на рисунке.

 

Рис. Этапы проекта, их планируемая длительность и объем рабочих мест. 

 В команде проекта со стороны заказчика были задействованы:

• куратор проекта со стороны управляющей компании;
• руководители проектов в управляющей компании и каждого из управляемых обществ;
• эксперты функциональных областей из управляющей компании и управляемых обществ (44 основных эксперта). Эксперты не были постоянно вовлечены в процесс, а привлекались лишь на время для постановки задач автоматизации, согласования документации, демонстрации решения и приемки результата.

В команде проекта со стороны исполнителя «1С-КПД» были задействованы: куратор проекта, руководитель проекта, архитектор, три бизнес-аналитика и два программиста.

Создание тиражируемого решения СЭД компании

Второй этап проекта — это создание типового решения. Типовое решение должно решать следующие задачи:

• автоматизация процессов согласования основных руководящих документов и договоров, включая взаимодействие управляемых обществ и управляющей компании;
• автоматизация задач канцелярии;
• обеспечение контроля исполнительской дисциплины;
• разработка мобильного решения на iPad для руководителей компании и предприятий;
• организация корпоративного хранилища договорных документов;
• подготовка отчетности по регистрируемым документам.

«Мы старались максимально отталкиваться от базового функционала, — поделился Владимир Федоров, руководитель проекта от управляющей компании «Металлоинвест».  — И хотя на текущий момент есть много доработок, мы с коллегами думаем, как бы сократить это количество и постараться воспользоваться стандартными возможностями системы».

Площадкой для апробации типового решения для СЭД производств и дочерних компаний холдинга выбрали управляющую компанию и Лебединский ГОК.

Прежде всего, на новую платформу «1С:Документооборот» перевели самую крупную на тот момент систему управления документами управляющей компании. С этим справились очень быстро — за время новогодних каникул. «Пользователи достаточно быстро освоили работу в новой системе, — отмечает Владимир Федоров, — не было проблем ни с обучением, ни с работой в новой системе».

Сократились сроки согласования основных распорядительных документов и договоров, повысилась исполнительная дисциплина и  сократились сроки подготовки отчетности.

Несколько позже типовое решение запустили в промышленную эксплуатацию в  Лебединском ГОКе. «Было непросто бороться с привычкой пользователей к тем системам, на которых они работали ранее, — поделился Олег Головко. — Сильно выраженной функции заказчика на предприятиях, как в управляющей компании, к сожалению, не было, и нам пришлось самостоятельно решать все возникающие проблемы. Тем не менее, второй этап проекта запустили в срок».

Особого упоминания заслуживает мобильное решение, разработанное на основе мобильного клиента системы «1С:Документооборот КОРП». Экранные формы адаптированы под телефоны и планшеты для мобильных устройств на платформах Apple и Android. Мобильное решение позволяет просматривать все активные задания по ознакомлению, рассмотрению и согласованию документов. При рассмотрении документов позволяет оперативно накладывать резолюцию. Возможно перенаправление любого задания, а также создание подчиненного и свободного процесса исполнения (типовой шаблон для маршрутизации заданий). Дополнительно реализована функция просмотра листа согласования, истории согласования и списка замечаний.

Тиражирование созданного решения

Последний этап проекта — тиражирование решения на предприятиях Михайловский ГОК, Оскольский электрометаллургический комбинат и «Уральская сталь». «Уже на следующим предприятии — Михайловском ГОКе — проект внедрения пошел активнее, там работала очень сильная команда специалистов, и они довольно быстро освоили «1С:Документооборот», — отмечает Олег Головко.

На Михайловском ГОКе был создан «Центр компетенций по ECЭД», где работают два специалиста, которые успешно справляются с обслуживанием единой конфигурации решения «1С:Документооборот».

Поддержка пользователей реализована следующим образом:

• первую линию поддержки образуют специалисты по поддержке пользователей на предприятиях. Она занимается приемом заявок и устранением мелких проблем;
• вторую линию поддержки образуют специалисты «Центра компетенции» Михайловского ГОКа. Этот центр занимается обращениями, связанными с функционалом, дополнительными разработками и системными проблемами.

Результаты проекта

На сегодня единая система электронного документооборота введена на всех предприятиях «Металлоинвест». Запущено более 6000 рабочих мест:

• в управляющей компании — 400 АРМ;
• на Лебединском ГОКе — 1500 АРМ;
• на Михайловском ГОКе — 1200 АРМ;
• на Оскольском электрометаллургическом комбинате — 2000 АРМ;
• на «Уральской стали» — 1000 АРМ.

Основные рабочие параметры созданной системы:

• в управляющей компании автоматизировано 62 вида документов, 20 маршрутов согласования, общее количество документов — около 195 000, количество документов за месяц — 2700;
• на Лебединском ГОКе автоматизировано 35 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 80 000, количество документов за месяц — 2500;
• на Михайловском ГОКе автоматизировано 47 видов документов, 13 маршрутов согласования, общее количество документов — 75 000, количество документов за месяц — 9000;
• на Оскольском электрометаллургическом комбинате автоматизировано 40 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 60 000, количество документов за месяц — 2000;
• на «Уральской стали» автоматизировано 8 видов документов, 6 маршрутов согласования, общее количество документов — 10 000, количество документов за месяц — 1000.

Наиболее важные результаты проекта:

• сократились сроки согласования основных распорядительных документов и договоров;
• повысилась исполнительная дисциплина;
• сократились сроки подготовки отчетности по регистрируемым документам.

Кроме того, часть функций системы электронного документооборота доступна руководителям через мобильный клиент, что повысило скорость принимаемых решений.

Перспективы

«Мы планируем дальнейшее развитие системы как в части архива технологической документации для предприятий, так и для автоматизации и совершенствования тех процессов, в которых мы видим потенциальный эффект», — делится планами Олег Головко.

«Первая ласточка» уже запущена: это автоматизация планирования командировок в управляющей компании. Здесь отказались от бумажных заявок на командировки. Все процессы теперь происходят непосредственно в системе документооборота: создается план, в соответствии с ним формируется заявка и потом можно строить различные отчеты по командировкам. В результате руководители компании получили оперативную информацию и возможность анализа того, кто, куда и как часто ездит в командировки. В итоге работа стала выполняться более эффективно — отпала необходимость бегать перед каждой командировкой по кабинетам, чтобы подписать командировочный бланк. После согласования заявки передаются в подсистему «1С:Зарплата и управление персоналом 8.2», где автоматически формируется приказ.