От Москвы до самых до окраин. СЭД для территориально-распределенных компаний, комментарии участников рынка
Широка у нас страна родная, и когда в Москве еще разгар рабочего дня, то где-нибудь на Дальнем Востоке коллеги москвичей уже ложатся спать. На документообороте это отразилось бы самым непосредственным образом, если бы не СЭД, которые помогают обмениваться документами, невзирая на расстояние и время. Конечно, внедрения СЭД в территориально-распределенных компаниях специфичны, и эта специфика выражена тем сильнее, чем больше отличий у структур, входящих в территориально-распределенную организацию. Об этом ECM.ICT-Online.ru беседует с представителями компаний-разработчиков ЭОС, «ИнтерТраст», «ДоксВижн», WSS-Consulting, Syntellect и HAULMONT, а также интеграторов «1С-КПД» и КРОК.
Централизация и децентрализация СЭД: два пути к одной цели
Как рассказали в ЭОС, для территориально-распределенной компании есть два варианта внедрения СЭД: централизованное и децентрализованное. При централизованном внедрении СЭД устанавливается в головном офисе компании, и удаленные подразделения подключаются по удаленным каналам связи. У централизованного внедрения три основных преимущества. Первое - экономия на лицензиях, для работы СЭД понадобится общий сервер (или несколько серверов - это зависит от количества пользователей и сложности процессов). Второе – у заказчика нет необходимости дополнительно нанимать в штат администраторов и технологов системы. Третье - все правила работы в системе поступают из центрального офиса. Чтоб СЭД можно было запустить централизованно, необходимо предварительно рассчитать нагрузку на систему и параметры железа.
При децентрализованном внедрении каждый филиал использует свою базу данных и свою копию СЭД. Для этого следует: рассчитать, каким образом несколько баз данных в итоге будут сведены в единую систему; определить, какие документы в рамках бизнес-процессов будут участвовать в обмене и, соответственно, отладить эти бизнес-процессы с учетом распределения по структуре компании; сделать так, чтобы справочники системы совпадали между собой. «Это позволит работать с общей информацией и оперативно обмениваться ею. То есть, все сложности децентрализованной работы в СЭД носят, прежде всего, организационный характер», - отмечает специалист Управления маркетинга компании ЭОС Дмитрий Матвеев.
Специалист Управления маркетинга компании ЭОС Дмитрий Матвеев
Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов уточняет, что с точки зрения системной архитектуры, с учетом расширения возможностей и общего удешевления каналов передачи данных, сейчас определенно наблюдается тенденция к построению централизованной архитектуры решения. Причина - систему с децентрализованной архитектурой и репликацией между несколькими площадками гораздо сложнее (и дороже) внедрять, а еще сложнее поддерживать и обновлять. Однако если речь идет о передаче больших объемов информации, например, многостраничных скан-образов в хорошем качестве или медиаконтента, то даже на сравнительно широких каналах загрузка таких документов и последующий доступ к ним может занимать значительное время.
При автоматизации бизнес-процессов урегулирования убытков автострахования в крупной страховой компании специалистами Syntellect применялась централизованная схема урегулирования – все вопросы рассматривались в центре группой экспертов, но убытки регистрировались по всей стране в нескольких десятках филиалов. Порой, в качестве материалов к делам по убыткам прикреплялись записи ДТП с видеорегистраторов – файлы по 1.5-2 Гб. При этом, с учетом механизма фоновой загрузки, пользователи в филиалах не испытывали никаких сложностей с регистрацией.
Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов
Наиболее сложный и крупный распределенный проект, реализованный на базе системы Docsvision – это СЭД Сбербанка России. Сейчас в системе взаимодействуют более 10 региональных серверов, в которых реализуется собственный филиальный документооборот, и которые при этом связаны между собой общими процессами – это обеспечивает единый процесс контроля исполнительской дисциплины всего банка.
Другой достаточно крупный проект – СЭД компании «АЛРОСА». Система работает в двух локациях в Москве и в Мирном. В настоящее время к ней подключается еще целый ряд дочерних обществ компании, расположенных в других регионах, в каждом из которых будет реализован собственный набор процессов документооборота, но при этом будут и сквозные бизнес-процессы, в частности, обмен юридически значимыми электронными документами.
«Но и использование централизованной архитектуры не избавляет от решения проблемы неоднородности процессов в разных подразделениях и от сложности администрирования подобных систем, - добавляет президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев. - К тому же, при централизованной схеме необходимы высокоскоростные каналы для связи удаленных подразделений с центральным сервером, что не всегда оказывается возможным».
Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев
Специфика территориально-распределенных внедрений
Владимир Андреев уверен: организация системы документооборота в территориально распределенной компании – задача существенно более сложная, чем внедрение в компании с одной локацией. У этой сложности несколько аспектов: организация «транспорта документов» между подразделениями, разрешение конфликтов при репликации данных, необходимость децентрализованного администрирования в разных часовых поясах, сложность организации единой структуры справочников и поиска, необходимость учитывать специфические отличия в процессах документооборота центрального офиса и филиалов. Все это приводит к существенному усложнению внедрения системы электронного документооборота. В итоге на практике в крупных распределенных организациях используются все средства организации взаимодействия: и удаленный доступ (терминальный или web-клиенты), и репликация справочных данных между серверами, и организация сквозных межсерверных процессов». Спикер добавляет, что в последнее время определенную популярность получили offline-клиенты, реализуемые на базе планшета или обмена по электронной почте. Один из вариантов разрешения проблемы создания распределенной СЭД - это использование облачных технологий. Есть примеры реализации, когда в корпоративном облаке комбинируются централизованная и децентрализованная архитектура, часть процессов реализуется на базе единого централизованного сервера, а часть - в отдельных «тенантах», реализующих типовые процессы, обслуживающие потребности филиалов».
По словам управляющего партнера WSS-Consulting Геннадия Попова, в территориально-распределенных компаниях специфика работы СЭД заключается в ряде функциональных и технических требований. Прежде всего, бизнес-процессы в СЭД, ролевая модель и модель разграничения доступа к документам должны учитывать распределенную структуру компании. Далее - модуль бизнес-процессов должен учитывать наличие сотрудников-совместителей, работающих одновременно на нескольких должностях в разных компаниях или юридических лицах. Крупным заказчикам часто необходимо, чтобы хранение файлов было распределенным – чтобы пользователи конкретного региона обращались к серверу, расположенному в их офисе/регионе. При этом все файлы должны реплицироваться со всеми регионами. Также остро встает вопрос производительности СЭД, особенно когда речь заходит о таких задачах, как автоматизация бухгалтерского или проектно-технического документооборота, либо любой другой сценарий, подразумевающий обработку сотен, а иногда и миллионов документов в месяц.
Управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов
«Наиболее важно решить вопрос организации инфраструктуры хранения баз данных и организации доступа к СЭД пользователей. Например, возможен вариант создания единой информационной базы для всех организаций или подразделений всего холдинга. В этом случае требуются продвинутые мощности и хорошие интернет-каналы для передачи данных, обеспечение бесперебойного 24/7 доступа системе, - рассказывает директор «1С-КПД» Наталия Бурцева. – Или другой вариант: распределённые информационные базы. Создаются распределенные узлы, информация из которых собирается в центральную базу. В данном случае нагрузка распределяется на узлы. Это может быть узел на одну компанию или узел на целый регион. Мы подбираем наиболее приемлемые технические решения, определяем, где оптимальнее размещать сервера, как будет распределяться нагрузка, в зависимости от этого на узлы завязываем непосредственно организации. Информация этих узлов по определенным правилам загружается в единую информационную базу. Такой способ организации инфраструктуры позволяет распределить информационные потоки в зависимости от нагрузок, в зависимости от характеристик каналов, от характеристик железа».
Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева
По опыту «1С-КПД», если в компании используются разные СЭД системы, и они никак не интегрированы, заказчики часто используют для обмена документами между подразделениями или организациями механизм «Система внешнего документооборота». СВД позволяет настроить автоматический обмен документов между такими системами, при котором входящие, исходящие и другие включенные в обмен документы система будет автоматически создавать в другой СЭД и при изменении статуса синхронизировать эти изменения во всех СЭД. Еще один момент - когда речь идет о серьезных, крупных проектах с большим количеством одновременных пользователей, то «1С-КПД» рекомендует провести нагрузочное тестирование, которое на выходе выдает отчет по производительности системы на каждой ключевой операции.
Организационные моменты во главе угла
Как уже упоминалось выше, специфика внедрения СЭД в территориально-распределенных компаниях заключается в первую очередь в том, что такие компании, как правило, распределены и организационно.
«Поэтому необходимо не только строить в распределенной среде единое информационное пространство, но и обеспечивать взаимодействие - между головным офисом и филиалами, управляющей компанией и дочерними структурами. Если дочерние структуры взаимодействуют друг с другом, то это еще один контур документооборота. Схожие задачи возникают и в государственном секторе, когда речь идет о внедрении СЭД не в отдельном органе власти, а, скажем, во всех исполнительных структурах регионального правительства», - комментирует заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов.
Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов
Вадим Ипатов поясняет: необходимо обеспечить режим сквозного документооборота и сквозных деловых процессов, предусматривающих совместную работу субъектов компании или организации. При этом необходима строгая регламентация доступа к информации в распределенной и полиструктурной среде, а это предполагает серьезную работу со структурными справочниками и правами доступа. Доступ того или иного сотрудника к документам вычисляется на основании иерархии организационной структуры с отслеживанием изменений в этой оргструктуре. СЭД должна поддерживать централизованный, децентрализованный и федеративный принципы работы с документами и задачами - в зависимости от потребностей конкретной компании или организации. Сегодня все меньше ограничений по требованиям к каналам связи, стало намного проще обеспечивать централизованный режим, но ограничения не технологического плана могут оставаться, и тогда федеративный режим может быть востребован. В этом случае необходимо реализовать распределенное хранилище с использованием репликации данных в качестве механизма обмена данными между серверами. Это обеспечивает гарантированную доставку данных и распределенную бесконфликтную обработку документов. Таким образом, обеспечиваются условия для централизованного создания, хранения и поддержки общего контента, и в то же время весь локальный контент создается, хранится и обрабатывается на месте.
Вадим Ипатов вспоминает также про отраслевые особенности и требования регулирующих органов, в итоге внедрение всегда включает в себя этап адаптации и модификации типовой версии к специфическим требованиям заказчика.
Владимир Андреев («ДоксВижн»), со своей стороны, рекомендует при подобных внедрениях проводить предварительную работу по унификации процессов в подразделениях: чем более однородные процессы используются в организации и в филиалах, тем проще реализовать проект и тем надежнее будет функционировать система.
ЭОС: СЭВ и «Видеомост» при «ДЕЛЕ»
У систем ЭОС есть ряд опций, которые позволяют автоматизировать работу с документами и получать информацию из удаленных подразделений без участия сотрудников, в том числе при децентрализованном внедрении, когда организации имеют разные базы данных. Ключевое решение здесь – «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ). Он работает следующим образом: из одной базы данных СЭВ отправляет документ, на другой стороне СЭВ этот документ принимает, регистрирует в системе и выдает первому СЭВ пакет данных, который содержит информацию о дате и номере регистрации документа, о том, кто и когда его рассмотрит. В дальнейшем в первый СЭВ будет приходить информация обо всем, что происходит с документом. В ЭОС рассказывают, что СЭВ востребован у компаний, например, нефтяной отрасли: иначе как через СЭВ специалистам на местах сложно отслеживать исполнение заявок на буровых станциях. СЭВ также популярно в госсекторе, где это решение отлично поддерживает оперативную работу между муниципалитетами.
Централизованное и децентрализованное внедрение СЭД компании ЭОС
Напомним, что в версии 17.1 СЭД «ДЕЛО» для организаций, использующих модуль СЭВ, стала доступна функция досылки файлов и поручений, которые добавляются в карточку уже после ее регистрации и отправки по СЭВ. Также по каналам СЭВ стало возможным высылать информацию о сопроводительном документе и о плановой дате визирования/подписания проекта. Появилась возможность и групповой отправки документов (см. новость раздела «ЭОС» от 17 мая 2017 г.).
Отметим, что для территориально-распределенных компаний у ЭОС есть еще одно удобное решение – система видеосвязи «Видеомост» в СЭД «ДЕЛО».
WSS-Consulting: WSS Docs – это универсально
В ОМК специалисты WSS-Consultingреализовали единую систему электронного документооборота для всех компаний группы, создали единое информационное пространство. В ходе реализации проекта был произведен реинжиниринг и оптимизация существующих процессов документооборота компании, они были приведены к единообразию. Значительно уменьшились сроки передачи и обработки документов между территориально распределенными подразделениями, что крайне важно для компании с распределенной структурой. Руководители ОМК отмечают, что время согласования документов сократилось в несколько раз.
В «ФосАгро» проект внедрения был реализован в кратчайшие сроки – полгода. В результате возросла скорость работы с документами в компании, был максимально упрощен поиск по документам и работа с отчетами, появилась возможность удобного контроля исполнительской дисциплины и процессов согласования. В системе были реализованы процессы по 14 видам документов. В рамках внедрения осуществлена интеграция в целях оптимизации и сокращения времени обработки документа с имеющимися информационными системами в компании – «Oracle», кадровая система «БОСС-Кадровик», система электронного архива Saperion.
У WSS-Consulting примерно 30 % клиентов – крупные территориально-распределенные компании и холдинги. Это компании промышленного сектора, финансовые корпорации. WSS Docs этого игрока – универсальный продукт, который используют и небольшие компании с 200 пользователей, и крупные корпорации с 50 тыс. пользователями и миллионом документов в месяц. Для крупных заказчиков WSS Docs поддерживает все возможные технологии масштабирования. Это – кластерные системы, распределенное хранилище файлов, система хранения файлов WSS Docs Storage, а также федеративный режим позволяющий связать воедино множество отдельных инсталляций WSS Docs и настроить сквозные бизнес-процессы.
WSS-Consulting использует единую методологию внедрения WSS Docs, которая применяется во всех проектах, независимо от их масштаба. Крупнейшие заказчики используют распределенную систему хранения файлов WSS Docs Storage, которая позволяет экономить трафик пользователей при обращении к файлам, так как обращение происходит к локальному хранилище, а также премиальный пакет сопровождения, позволяющий получить высокий уровень SLA как по запросам на техподдержку, так и по запросам на изменения.
Docsvision: приверженность централизации
Поскольку СЭД Docsvision нередко используется в крупных компаниях, для которых необходимость создания распределенной системы ЭДО – это типичная история, разработчику потребовалось реализовать весь набор инструментов для организации распределенных решений на базе этой платформы. «В зависимости от выбранной архитектуры, могут потребоваться различные компоненты СЭД. В простейшем случае – средства удаленного доступа к серверу по относительно слабым каналам связи – такие, как почтовый клиент, легкий клиент или мобильный offline-клиент (у Docsvision соответственно есть Почтовый клиент, web-клиент, мобильное приложение). В зависимости от типа рабочего места можно использовать один из них или комбинацию. В случае использования децентрализованной схемы с несколькими серверами потребуется модуль межфилиального обмена, который позволяет синхронизировать справочники и статические библиотеки документов, а также позволяет настраивать распределенные процессы - распределенное согласование документов, выполнение заданий сотрудниками удаленных подразделений и прочее», - перечисляет Владимир Андреев.
Если есть такая возможность, «ДоксВижн» старается использовать централизованные схемы, в которых используется единый централизованный сервер. Эта схема более проста во внедрении и содержит гораздо меньше рисков при использовании. В случае многосерверной схемы необходимы дополнительные модули, обеспечивающие средства межфилиального обмена (у Docsvision есть специальный модуль межфилиального обмена), и отдельный проект по их развертыванию и настройке.
«Однако и создание централизованного решения имеет ряд ограничений. Если организация крупная, то потребуется подключить к одному серверу огромное количество пользователей. В одном из наших проектов возникла задача организации одновременной работы сразу более чем 100 тыс. пользователей. Для этого платформа СЭД должна включать в свой состав специальные средства, обеспечивающие масштабирование системы для решения таких задач, и, кроме того, должна обеспечивать поддержку хранения сверхбольших массивов данных. Для этого нам потребовалось переработать архитектуру системы и использовать наиболее современные серверные архитектуры – технологии Always-On в кластеризации серверов баз данных, использовать NoSQL in memory Database для организации кэш-сервера, технологии вытеснения файлов и так далее. В последнее время в проектах такого уровня стало актуальным использование российского ПО, для чего нам потребовалось реализовать поддержку платформой Docsvision отечественного сервера БД на основе PostgreSQL и операционной системы на базе Linux» - говорит Владимир Андреев.
КРОК: от OpenText до КСЭД
У КРОК в числе клиентов - несколько десятков крупных территориально-распределенных организаций, в основном это компании с госучастием или госведомства. Компетенции специалистов КРОК позволяют автоматизировать электронный документооборот на базе нескольких продуктов, включая иностранные, например, OpenText, российские, в частности, Directum, Docsvision и «1С: Документооборот», и свободное ПО – например, Alfresco.
Масштабный проект сейчас реализуется силами КРОК в Мосгорсуде и 35 районных судах общей юрисдикции, где создается Комплексная информационная система судов общей юрисдикции (КИС СОЮ). В рамках проекта также внедряется подсистема «Электронное дело» - собственная разработка КРОК на базе свободного ПО и платформы сканирования документов Kofax, которая обеспечивает хранение отсканированных и распознанных электронных копий судебных документов, с возможностью быстрого поиска по их содержимому.
Довольно крупный территориально распределенный проект реализуется сейчас в концерне «Росэнергоатом» - внедрение автоматизированной системы управления технической документацией в центральном аппарате и филиалах концерна, включая 10 атомных электростанций. На данный момент решение запущено на Балаковской и Ленинградской АЭС, еще на нескольких станциях осуществляется тиражирование. Единая система на базе EMC Documentum позволит заказчику управлять технической документацией в рамках процессов эксплуатации энергоблоков, градирен и генераторов. В системе работает более 3,5 тыс. сотрудников концерна «Росэнергоатом» из производственно-технических отделов и отделов капитального строительства АЭС. Решение сокращает риски человеческих ошибок и связанных с ними последствий, что особенно важно, учитывая специфику атомной отрасли.
В настоящее время КРОК также развивает новую версию своей собственной корпоративной системы электронного документооборота - КСЭД 3.0 на базе открытого ПО. В ходе ее разработки использованы и весь проектный опыт КРОК и технологические наработки внедрения сверхбольших СЭД на десятки тысяч пользователей. В первую очередь этот продукт будет интересен организациям и предприятиям государственного сегмента, и компаниям, находящимся под западными санкциями.
«Перед внедрением СЭД у крупного заказчика важно хорошо подготовиться – должно быть выполнено обследование ИТ-ландшафта и ключевых процессов, подготовлена или актуализирована концепция развития ИТ. Ведь внедрение СЭД затрагивает многие важные процессы и ИТ-системы предприятия. Крупный проект внедрения планируется и выполняется поэтапно. Начинаем с пилотной зоны, дальше расширяем тираж», - отмечает руководитель направления BPM&ECM компании КРОК Сергей Плаунов.
Руководитель направления BPM&ECM компании КРОК Сергей Плаунов
«1С-КПД»: «1С-ЭДО для 1С:Документооборот» и не только
Наиболее известные проекты «1С-КПД». Внедрение «1С:Документооборот» в «Авиационном комплексе им. С.В. Ильюшина»: автоматизировано 600 рабочих мест. В Москве находится конструкторское бюро; в Жуковском, Ульяновске, Воронеже, Рязани – филиалы ПАО «Ил»; в Московской области - Центр подготовки кадров, в Республике Узбекистан - Представительство публичного акционерного общества «Авиационный комплекс им. С.В.Ильюшина».
Внедрение в холдинге «Металлоинвест», в состав которого входит 4 комбината в Белгородской, Курской и Оренбургской областях. В каждом из комбинатов стоит отдельный узел, который накапливает информацию, и по определенным правилам загружает их в единую базу. Обмен данными происходит в больших объемах: каждый комбинат - это большое производственное предприятие (от 1000 рабочих мест), всего проект насчитывает более 6 тыс. автоматизированных рабочих мест.
В компании «Полюс Золото» реализована система управления распределенными базами данных, которая позволяет консолидировать и организовывать совместную работу по документам и задачам всех сотрудников, всех бизнес-единиц. Например, сотрудник любого офиса может ставить задачу сотруднику из другого региона с отличным часовым поясом. Система автоматически проверяет указанный срок исполнения задачи, анализирует разницу часовых поясов, дает рекомендацию автору задачи, если время исполнения не может быть достижимо, учитывая разницу поясов. В компании «Полюс Золото» 7 узлов.
К категории территориально-распределенных компаний относится большинство клиентов «1С-КПД». Программные комплексы, которые предлагает игрок – «Битрикс24» и «1С:Документооборот» – решают их задачи посредством возможности формирования распределенных и единых баз, организации распределения прав доступа внутри систем в соответствии с организациями или подразделениями.
Большим спросом пользуется собственная разработка «1С-КПД» – «1С-ЭДО для 1С:Документооборот». Это расширяющий и дополняющий возможности модуль к системе «1С:Документооборот КОРП», который позволяет обмениваться документами по ЭДО с контрагентами. Совместно с решением «1С-ЭДО для 1С:Документооборот» зачастую используется «ДокНет: Оптическое распознавание документов» - продукт для оптического распознавания документов, который позволяет организовать потоковый ввод документов в систему.
Кроме того, «1С-КПД» предлагает территориально-распределенным компаниям возможность проведение аудита инфраструктуры и формирование проектного решения организации СЭД. Выбор технического решения происходит совместно с клиентом. «Многие клиенты имеют ИТ-управления, АСУП и аналогичные отделы. Какие-то отделы отвечают за инфраструктуру, за все сетевое программное обеспечение, за железо. Какие-то отвечают за программы автоматизации в целом – бухгалтерского, налогового учета, расчета заработной платы. Поэтому большинство наших клиентов уже знает свои возможности, и мы совместно формируем оптимальное решение. Мы считаем количество документов, передаваемых в единицу времени, объем данных, вычисляем емкости каналов на передаче и приеме. Исходя из этого принимается решение», - делится опытом Наталия Бурцева.
Syntellect: TESSA для различной архитектуры
В платформе управления документами и бизнес-процессами TESSA, разработанной Syntellect, есть ряд встроенных возможностей для построения различной системной архитектуры при автоматизации бизнес-процессов территориально-распределенного бизнеса с учетом особенностей и потребностей той или иной компании. Среди заказчиков Syntellect централизованная схема принятия решений наблюдается в страховых компаниях и банках: например, филиал регистрирует страховой убыток или заявку на кредит, которые рассматриваются и анализируются в электронном виде в центре. Производственные компании больше склонны к децентрализованному документообороту.
«С точки зрения работы с реестрами и карточками TESSA максимально оптимизирована по трафику и количеству запросов к серверу. Поэтому операции, которые не требуют загрузки файла на рабочее место пользователя, выполняются в доли секунды даже на довольно слабых каналах передачи данных. Для размещения в системе объемных документов в TESSA предусмотрен механизм фоновой загрузки файлов: при вложении в карточку файла большого размера, работа системы не блокируется до окончания загрузки. Загрузка файла на сервер СЭД происходит в отдельном потоке, при этом система остается полностью доступной для работы: можно открывать другие карточки, выполнять задания, осуществлять поиск документов, строить отчеты и так далее. Аналогично ситуация обстоит с получением содержимого большого файла на рабочее место пользователя», - рассказывает Павел Каштанов.
«Для ситуации, когда филиалы компании много работают «внутри себя» со своими документами, мы предлагаем рассмотреть организацию локального файлового хранилища документов внутри филиала, то есть частично децентрализованную архитектуру. Частично децентрализованная архитектура подразумевает использование единой базы с атрибутивными данными для всех филиалов и организацию локальных серверов приложений и файловых хранилищ для каждого удаленного подразделения. Когда пользователи работают в разных филиалах со своими документами, локальный сервер приложений разделяет данные карточек и файлов и отправляет метаданные в центральный сервер баз данных, а файлы – в локальный файловый ресурс. Трафик между сервером приложений и сервером баз данных получается небольшой, а доступ к файлам происходит по локальной сети, таким образом достигается быстрая и комфортная работа СЭД. С помощью такой схемы возможна реализация крупного распределенного решения с единой централизованной базой данных, соответственно, получается существенно сэкономить на серверном оборудовании и затратах для администрирования системы, при этом сохранив показатели скорости и производительности СЭД на максимальном уровне», - продолжает Павел Каштанов.
В отдельных случаях, когда территориально-распределенные подразделения группы компаний сами по себе достаточно крупные и независимые, при этом, каждое из них имеет свои специфические бизнес-процессы, все же возможна организация решения с полностью децентрализованной архитектурой и частичной репликацией данных справочников, документов и заданий бизнес-процессов, которая также может быть настроена в платформе TESSA. Однако доля таких внедрений у игрока и в сообществе его партнеров сравнительно невелика: при детальном анализе вышеописанных вариантов и тестировании скорости работы СЭД заказчики, как правило, отдают предпочтение первым двум вариантам.
HAULMONT: проектное внедрение СЭД «ТЕЗИС»
У HOULMONT достаточно много примеров проектов внедрения СЭД «ТЕЗИС» в территориально-распределенных компаниях. Например, в группе компаний «Русская Платина» - офис управляющей компании в Москве, офис добывающей компании в Хабаровске, месторождения в Красноярском и Хабаровском краях. Система объединяет все офисы в единое информационное пространство и учитывает разницу в часовых поясах.
Еще пример - геологический холдинг «Росгеология». В холдинге порядка 63 государственных предприятий находящихся на территории всей России. СЭД «ТЕЗИС» смогла упорядочить и регламентировать работу с документами в холдинге. Созданные для Корпоративного центра процессы работы с документами легко тиражируются на отдельные подразделения, обеспечивая единый порядок обработки документов во всей распределенной компании.
Также в числе заказчиков компании – «Морской регистр судоходства» с представительствами по всему миру.
У HAULMONT также достаточно много примеров успешных проектов внедрения СЭД «ТЕЗИС» в территориально-распределенных компаниях. Как рассказала руководитель отдела маркетинга HAULMONT Людмила Князева, чаще всего на таких крупных проектах компания работает по схеме проектного внедрения.
Руководитель отдела маркетинга HAULMONT Людмила Князева
Проектное внедрение системы электронного документооборота «ТЕЗИС» предназначено для автоматизации бизнес-процессов предприятия заказчика с доработкой и расширением типовой функциональности программного продукта. Такой вид работ ведется по определенному плану, включающему несколько основных пунктов: предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика, разработка и согласование функциональной спецификации, доработка и расширение типовой функциональности системы ТЕЗИС, согласно функциональной спецификации, передача настроек и демонстрация системы, опытная эксплуатация системы, подготовка к промышленной эксплуатации и, наконец, перевод системы в промышленную эксплуатацию, на этом же этапе происходит обучение пользователей.
«ИнтерТраст»: все необходимое в одной CompanyMedia
В числе клиентов «ИнтерТраст» - крупнейшие банковские группы России, ведущие предприятия топливно-энергетического комплекса, промышленные холдинги, многие региональные правительства. Это Банк ВТБ, «Уралсиб», ФК «Открытие», «Газпромбанк», «Райффайзенбанк», «Росбанк», «Юникредит Банк», «Внешэкономбанк», «Евразийский банк», «Трансмашхолдинг», «Русэнергосбыт», НК «ЛУКОЙЛ», «Газпромбурение», Концерн «Тракторные заводы». В государственном секторе - правительства и аппараты губернаторов Ямало-Ненецкого автономного округа, Новосибирской, Самарской, Оренбургской, Омской, Воронежской, и Тверской областей, Красноярского края и города Красноярска.
Самый интересный и самый крупный из таких проектов - внедрение СЭД в Банке ВТБ, где система, созданная на базе CompanyMedia применяется с 2006 года. Промышленная эксплуатация СЭД стартовала в головной организации и трех филиалах банка, затем пошло тиражирование СЭД в других филиалах и дополнительных офисах. В 2011 году банк перешел к массовому использованию мобильных рабочих мест, здесь же в 2015-2016 годах были впервые реализованы решения для автоматизации закупочной деятельности.
Большинство заказчиков «ИнтерТраст» - это территориально распределенные организации. «В территориально-распределенных организациях обычно востребован наибольший функциональный охват, задействованы все четыре блока типового набора функциональности СЭД. Первый из них - классические решения автоматизации делопроизводства и документооборота, второй - системы управление документацией (отраслевой, договорной и так далее), третий блок представлен инструментами групповой работы с документами, а четвертый - системами управления типовыми процессами (автоматизация потоков работ на базе Workflow/BPM). В последние годы появился интерес к аналитическим инструментам, которые позволяют взглянуть на данные, содержащиеся в СЭД, под новым углом. Все перечисленные решения реализованы в нашей системе управления документами и задачами CompanyMedia», - говорит Вадим Ипатов.
Сейчас в системах управления контентом работают управленцы всех уровней - от руководителей высшего звена до линейных менеджеров. Поэтому рабочие места СЭД CompanyMedia являются функционально ориентированными. Делопроизводителям доступен традиционный «картотечный» интерфейс с максимально развитой атрибутивной частью; руководителям и бизнес-специалистам - облегченный интерфейс с развитыми средствами для решения повседневных задач и инструментами горизонтального взаимодействия; ИТ-специалистам - рабочее место, адаптированное для удобного управления общесистемными сервисами, правами доступа и так далее. Возможность гибкой персональной настройки рабочего места позволяет формировать рабочее пространство, максимально отвечающее запросам пользователей.
Несколько лет назад мобильная работа с документами была привилегией руководства высшего уровня, первых лиц компаний. При разработке мобильных приложений CompanyMedia учитывались требования этой категории пользователей, что накладывало свой отпечаток на разработку: создавались уникальные решения под потребности одного человека или нескольких руководителей высокого ранга. Просмотр и согласование документов, средства выдачи резолюций и контроля исполнительской дисциплины - это те возможности, которые необходимы первым лицам. Кроме того, для них доступны два варианта работы с мобильным приложением - самостоятельный, либо с помощником. Сегодня мобильные решения в составе СЭД широко используются для автоматизации работы коллегиальных органов. Участникам заседаний удобны такие функции, как удаленное рассмотрение повестки и материалов, а также голосование с применением планшетов, когда топ-менеджеры не могут лично присутствовать на заседании.
Круг пользователей мобильных решений СЭД быстро расширяется за счет менеджмента среднего звена - уровень руководителей департаментов и отделов. В некоторых случаях дистанционная работа с документами востребована рядовыми специалистами, если они по роду деятельности часто находятся в разъездах. А значит, требования носят более универсальный характер - мобильное рабочее место СЭД стало пользоваться массовым спросом.
«Основной потенциал развития СЭД как среды электронного взаимодействия связан с обеспечением поддержки различных моделей управления. Перспективным подходом является адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management, ACM). Технология ACM, реализованная в CompanyMedia, позволяет быстро реагировать на меняющиеся условия, и в этом ее основное отличие от традиционных инструментов управления бизнес-процессами (BPM). В некоторых случаях существующий процесс можно изменить для достижения поставленной цели, в других - дополнить его новым этапом, в третьих процесс должен быть остановлен. Кроме того, ACM в связке с СЭД обеспечивает участников процесса удобными средствами для коллективной работы, ее планирования и контроля, а также документирования всего хода исполнения. Это как раз те задачи, которые характерны для территориально-распределенных организаций», - резюмирует Вадим Ипатов.
