Профессиональные знания необходимы
Самостоятельное внедрение системы документооборота возможно при наличии профессиональных знаний и компетенций у участников проекта. Но для снижения риска целесообразно обращаться за помощью к консультантам.
Необходимость автоматизации процессов, связанных с управлением документацией, возникает в любой компании. Особенно если компания представляет собой сложную иерархическую или распределенную структуру. И многие компании, особенно имеющие в своей структуре информационно-технологические отделы, пытаются внедрить в практику систему электронного документооборота (СЭД) самостоятельно. Основными аргументами в пользу такого решения обычно выступают кажущиеся дешевизна такого проекта и простота СЭД.
Если сравнивать, к примеру, систему электронного документооборота и систему автоматизации бухгалтерского учета, то первая система, по сложности восприятия и использования, представляется более простой, логически понятной. СЭД содержит механизмы для автоматизации работы, с различными видами документов и их обработкой (согласование, утверждение, исполнение, регистрация, передача в архив), выдачи поручений и контроль их исполнения, умеет хранить документы, имеет электронную почту. Все ясно и понятно. Рабочий день каждого сотрудника в той или иной мере состоит из этих задач, поэтому для работы в СЭД дополнительных профессиональных знаний не требуется, как, например, в области бухгалтерии или кадрового учета.
Тезис не бесспорный, поскольку работа с документами в системе электронного документооборота требует знаний предметной области — а это профессиональные знания, а также информационно-технологических и проектных знаний.
Входя в проект по внедрению системы электронного документооборота самостоятельно, необходимо просчитать возможные затраты. Они складываются из затрат на обучение специалиста, который будет заниматься внедрением СЭД, и его заработной платы, умноженной на количество месяцев внедрения.
Как показывает практика, чтобы вырастить опытного специалиста —консультанта по внедрению системы электронного документа, который должен знать не только программный продукт, но и предметную область, уходит около полугода. Это с учетом того, что обучение проходит под наблюдением более опытного куратора. Если посчитать среднюю заработную плату специалиста компании в течение срока его обучения, будет понятно, что самостоятельное внедрение — не дешевое занятие.
К этому следует добавить, особенно если информационно-технологический проект осуществляется впервые, время проекта на отсрочку получения результата. В случае если результат не будет достигнут, затраты увеличатся на стоимость приобретения программного обеспечения, которое пылится на полке и не используется. Если все перевести в цифры, получится весьма ощутимая сумма.
Тем не менее, некоторые компании вполне самостоятельно могут справиться с внедрением системы электронного документооборота. Свидетельством этого служит успешный опыт компании SKM Group. Ее сотрудники, принимавшие участие в самостоятельном внедрении системы «1С:Документооборот», —профессиональные специалисты в области автоматизации крупных предприятий. В их активе не только автоматизация учета, но и автоматизация и оптимизация бизнес-процессов. Несмотря на это, в некоторые моменты компания пользовалась «точечными консультациями» ИТ-специалистов нашей компании.
Очень часто, приходя на проект внедрения системы электронного документооборота, обнаруживается, что требуется изначально формализовать деятельность, подготовить инструкции по делопроизводству, описать регламенты обработки документов от создания в системе до регистрации, отправки корреспондентам, передачи в архив и уничтожения, а также правила контроля исполнительской дисциплины. То есть, проект внедрения СЭД требует подготовительного периода, на котором часто необходима консультация, совет, помощь опытных специалистов.
Если внутренние процессы не проработаны, регламенты, правила и корпоративные стандарты не сформированы, то ожидание того, что внедрив СЭД «все само собой встанет на свои места», никогда не оправдается. Автоматизация беспорядка не возможна. Предваряя автоматизацию, необходимо разработать методологию. Необходимо также провести обучение сотрудников, объяснить им регламенты работы и правила использования СЭД.
Если этого не сделать — время и деньги, потраченные на автоматизацию документооборота, будут потеряны.
Поэтому полезно при внедрении систем электронного документооборота обращаться за помощью к профессионалам, пусть даже это будут точечные регулярные консультации. Ведь, если проводить аналогию с лечением, можно вылечиться и самостоятельно, но очень важно, чтобы это лечение проводилось под наблюдением опытного врача, который в любой момент сможет скорректировать процесс, и уберечь от нежелательных осложнений.
