Российский рынок СЭД будет расти за счет модернизации решений
Системы электронного документооборота хорошо известны на российском рынке. Сегодня их внедрения приобрели массовый характер и достигли плато продуктивности. Дальнейший рост рынка возможен не за счет роста числа пользователей ECM, а благодаря усовершенствованию их функционала. К такому мнению пришли участники организованной CNews Conferences и CNews Analytics конференции «СЭД: особенности российского рынка», которая состоялась 25 ноября 2014 г.
Согласно данным исследования, организованного компанией «Логика бизнеса», за последний год число организаций, желающих заменить или усовершенствовать функционал имеющихся СЭД, увеличилось на 10%. На 2% возросло число желающих создать электронное хранилище данных, в том числе с возможностью потокового ввода. О необходимости использования ЭЦП и организации мобильных рабочих мест в 2014 г. заявили на 4% больше компаний, а о потребности в разработке стратегии в области ECM – на 3% больше, чем годом ранее.
Среди основных причин замены имеющихся решений участники исследования называют проблемы с производительностью, нехватку функционала, дороговизну развития и поддержки текущего решения, закрытость кода платформы, неудобный интерфейс, проблемы с территориальной распределенностью и интеграцией, а также привязку к устаревшим программным и аппаратным платформам.
Как автоматизировать документооборот
По мнению Олега Бейлезона, главного ECM – архитектора «Логики бизнеса» (ГК «АйТи»), будущее рынка ECM за отечественными продуктами, созданными на базе открытых платформ, например, таких как Alfresco. Предлагаемое его компанией решение «Логика ECM. Бизнес-платформа» объединяет в себе стандартные ECM-сервисы Alfresco, бизнес-сервисы в области документооборота и управления процессами и удобные инструменты настройки и администрирования. Оно легко развертывается, имеет возможность масштабирования и интеграции с другими системами.
Еще один пример использования отечественных решений привел Александр Степанов, исполнительный директор «1С-КПД». Силами его компании за 3,5 месяца на базе уже имеющейся системы «1С:Документооборот 8 КОРП» были автоматизированы закупочные процедуры в группе компаний S7. По словам Александра Степанова, заказчик получил возможность формировать годовой план закупок, все необходимые для их проведения документы, автоматизированную рассылку приглашений участникам и обрабатывать их предложения, а также готовить решения о закупке и информировать о ней всех участников процесса. При этом было соблюдено основное требование: минимальная модификация типового функционала системы.
«Без качественной и надежной ECM-системы невозможно соответствовать стандартам современных предприятий, причем как в частном бизнесе, так и в госсекторе, – считает Александр Судаков, руководитель направления специализированных решений департамента СЭД «Корус Консалтинг». – Современные ИТ-тренды, такие как облака, мобильность и социализация, как раз и являются основными тенденциями в области ECM». По его мнению, современная СЭД должна отвечать всем требованиям рынка – контент, мобильность, персонализация, безопасность, покрывать все задачи документооборота и использовать опыт и практики мировых лидеров по разработке ПО. Предлагаемое «Корус Консалтинг» решение «Спутник», разработанное на базе платформы Documentum, отвечает всем тенденциям и требованиям современного рынка.
Автоматизация документооборота путем внедрения СЭД, по мнению Павла Потокова, директора департамента ИТ-сервисов управления «СИАМ консалтинг», – это не единственно возможный путь. Ведь, работая с документами, сотрудники решают задачи. Кроме того, не все решаемые задачи связаны с обработкой документов. А значит, можно в качестве связующего звена всех ИТ-систем выбрать BPM. Подобное решение на базе K2 Blackpearl было внедрено в компании «Русагротранс». Оно позволило объединить личные задачи пользователей, которые находятся в Microsoft Exchange, с корпоративными документами, хранящимися в Microsoft SharePoint, и производственными системами, находящимися у клиентов.
В результате были реализованы единые принципы работы с задачами производственных процессов и общего документооборота, созданы удобные и понятные пользователю интерфейсы и обеспечено хранение документов в библиотеках корпоративного портала. Стала доступна любая отчетность для мониторинга выполнения бизнес-процессов.
От потребностей к реализации
Появление в Трудовом кодексе понятия «Дистанционный сотрудник» открыло новые возможности для компаний, имеющих широкую сеть региональных представителей. По словам Павла Карасева, ИТ-директора «Кьези Фармасьютикалс», в российском отделении компании работает 115 человек, из них 80 – региональные сотрудники. В марте 2014 г. было принято решение об их переводе на дистанционную безбумажную форму взаимодействия с работодателем. Для этого уже имеющееся в компании решение «1С 8.3: Зарплата и управление персоналом» было интегрировано с ПО для шифрования и защиты данных «Крипто Про», ЭЦП Smart Token и системой защищенного электронного документооборота от TaxCom. В результате сегодня компания и ее удаленные сотрудники избавлены от необходимости ежемесячного обмена бумажными документами – все взаимодействие происходит быстро и удобно.
Еще одна сфера использования электронного документооборота – факторинг. По словам Владимира Синякова, начальника отдела интеграции бизнес-приложений дирекции ИТ «ВТБ Факторинг», внедрение такого решения выгодно и поставщику, и покупателю, и факторинговой компании. Оно позволяет ускорить получение финансирования, сократить объем бумажных документов и административные расходы, автоматизировать и снизить стоимость проверки первичных документов.
На сегодня «ВТБ Факторинг» уже профинансировал по электронным накладным более 3 тыс. поставок и обработал более 6 тыс. первичных документов. Благодаря переходу к новой форме работы, с момента поступления запроса от поставщика до перечисления денежных средств проходит не более 2 дней, и в ближайшее время этот процесс будет занимать несколько минут.
К электронному обмену документами при взаимодействии с поставщиками решили перейти и в компании АББ. Основой ИТ-инфраструктуры компании является ERP-система от SAP, в которой ежегодно обрабатывается около 100 тыс. В2В-сообщений, происходит около 20 тыс. процессов согласования, говорит Вадим Коровко, руководитель отдела бизнес-приложений компании АББ. Для организации электронного обмена документами с поставщиками в целях минимизации стоимости проекта и сокращения сроков его реализации было решено использовать BAdI (Business Add-In, дополнение для расширения стандартного функционала SAP R/3). Настройка исходящих документов была проведена за 3 дня. При автоматизации входящих компания столкнулась с проблемой недоработок со стороны оператора ЭДО и ошибками в SAP. Компании удалось заключить соглашения об электронном обмене документами только с 5 поставщиками – клиенты ждут появления формализованной ТОРГ-12 (форма товарной накладной).
ECM для финансового и страхового бизнеса
Об опыте создания электронного архива бухгалтерских документов участникам конференции рассказала Оксана Ащеулова, исполнительный директор департамента бухгалтерского учета и отчетности «Газпромбанка». В состав созданной в банке системы электронного архива входят хранилище данных, подсистемы текущего ввода, поиска, администрирования, формирования и предоставления отчетов, а также модуль автоматизации архивного дела и подсистема интеграции с внешними системами. По словам Оксаны Ащеуловой, при создании подобных решений важно обеспечить стратегическое планирование и тактическое выполнение поставленных задач, сбалансированное присвоение атрибутов и установку высоких входных барьеров «полезности» документа, также определить критерии и количество идентификаторов для индексирования.
По пути создания электронного архива клиентских документов пошли и в «ВТБ 24». По словам Светланы Дементьевой, заместителя начальника управления обработки клиентских данных «ВТБ 24», на сегодняшний день объем электронного архива, созданного на платформе DocsVision, составляет 58 ТБ. Это 18,6 млн клиентских досье, 88 млн продуктовых досье, 89 млн запросов из ФССП. Активными пользователями ресурса являются 30 тыс. человек, а время реакции на большинство операций не превышает 5 сек. К 2016 г. объем данных в архиве планируется увеличить до 148 Тб.
По ее словам, экономический эффект от создания электронного архива клиентских досье составил i34 млн в год, внедрение электронного документооборота и системы хранения документов валютного контроля позволило сэкономить i8 млн в год. Cистема электронного согласования распоряжений на оплату по хозяйственным договорам, интегрированная с системой SAP, позволила сократить сроки согласования с 7 до 2 дней и добиться экономии i1,8 млн в год, а создание электронного архива запросов госорганов обеспечило ежегодный прирост в 40 млн документов при ежегодном снижении расходов на их обработку на i150 млн. В ближайших планах банка – создание электронного архива РКО юридических лиц, электронного архива документов физлиц с ЭЦП, расширение архива документов госорганов.
Среди основных трудностей, возникших в процессе внедрения СЭД в страховой компании Allianz, Татьяна Князева, руководитель проектов ИТ, называет сложившиеся стереотипы и подходы к организации делопроизводства и документооборота, массовое неуправляемое использование корпоративной электронной почты для решения любых вопросов, отсутствие четких процессов для однотипных процедур и необходимость миграции из 4-х устаревших систем, содержащих неструктурированные текстовые данные. Тем не менее, их удалось преодолеть, во многом благодаря полной поддержке и участию в проекте руководства компании, запрету на дублирование согласований в электронном и бумажном виде для уже внедренных процессов и введению персональной ответственности руководителей подразделений и сотрудников за нарушение требований к работе в СЭД.
