Система документооборота на 3000 рабочих мест золотодобывающей компании "Полюс"
Отрасль : Добывающая промышленность (нефть и газ).
Исполнитель: 1С-КПД
Функциональная область: Управление документами и контентом.
03.08.2015 - 29.08.2016
Центральный федеральный округ РФ
||
Краткое описание проекта
В золотодобывающей компании «Полюс» построена масштабная система документооборота на 3000 рабочих мест. В качестве платформы была выбрана система «1С:Документооборот». Она объединила предприятия группы в единое информационное пространство. Создана система с распределённой базой данных с консолидацией в корпоративном центре. Система позволила автоматизировать документооборот, минимизировать ручной труд, повысить производительность труда и качество контроля исполнительской дисциплины, а также обеспечить универсальное защищённое хранение электронной информации.
Заказчик
«Полюс» — крупнейшая в России и одна из десяти ведущих мировых золотодобывающих компаний по объёму добычи, занимает четвёртое место по объёму минерально-сырьевой базы. Ключевые предприятия и проекты группы расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия).
Цели и задачи проекта
Цель: повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.
Задачи проекта:
- создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
- снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю;
- сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и казначейства;
- сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
- контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
- сокращение доли ручного труда, снижение влияния человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).
Ситуация до старта проекта
В 2014 году в компанию пришли новые топ-менеджеры, и первая задача, которую они поставили, — решить проблему коммуникации между всеми бизнес-единицами путём создания единой системы электронного документооборота, работающей по единым правилам и позволяющей контролировать всю деятельность компании в этой области. Основная цель проекта — повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.
Невозможно было согласовывать в системе электронного документооборота договор, по которому процесс согласования начинался, например, в Москве, далее продолжался в Красноярске и после этого вновь возвращался в Москву.«На тот момент, — вспоминает Василий Долгов, — у нас не было единой системы документооборота и какого-либо инструментария для контроля исполнительской дисциплины, как не было и централизованного хранения электронных документов». В компании было много локальных хранилищ файлов, договоры и приказы лишь частично хранились в системах документооборота. Невозможно было согласовывать в системе электронного документооборота договор, по которому процесс согласования начинался, например, в Москве, далее продолжался в Красноярске и после этого вновь возвращался в Москву. Это делалось через традиционную корпоративную почту. Отследить такой процесс очень тяжело, да и занимал он много времени.
Архитектура решения и масштаб проекта
По результатам пилотного проекта в качестве корпоративного стандарта приняли систему «1С:Документооборот» и тиражировали на бизнес-единицы в регионах. В результате была создана система с распределённой базой данных и консолидацией данных в корпоративном центре. Такой подход позволил:
- обеспечить единый контур управления документами;
- минимизировать затраты на интеграцию с другими корпоративными системами;
- сократить затраты на поддержку;
- сконцентрировать в одном месте собственную экспертизу по электронному документообороту.
- Важно отметить реализацию возможности удалённого доступа к системе документооборота с мобильных устройств.
Система охватила все функции документооборота:
- автоматизация деятельности секретариата и делопроизводства;
- централизованное хранение документов;
- маршрутизация документов и управление бизнес-процессами;
- контроль исполнения документов;
- автоматизированный поиск документов;
- обеспечение информационной безопасности и разграничения доступа к документам;
- формирование статистических и аналитических отчётов.
Архитектура системы электронного документооборота показана на рис. 1. Единая система объединяет 3000 рабочих мест.
Рис. 1. Архитектура системы электронного документооборота.
Система электронного документооборота интегрируется с другими системами, которые внедряются в компании. «Сейчас одновременно запущены более 20 ИТ-проектов, — отмечает Василий Долгов, — нацеленных на автоматизацию бизнеса компании. И система документооборота призвана стать тем базисом, на который будут „нанизаны” эти системы и который будет обеспечивать весь внутренний оборот документов между ними. Уже завершается интеграция системы с модулем казначейства, в ближайших планах — интеграция с МТО».
Особенности и уникальность проекта
Большой масштаб — в единой системе электронного документооборота организовано 3000 рабочих мест. Сложность представляла территориальная распределённость компании. В результате создана система с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Решены проблемы с каналами связи — на дочерних предприятиях нередко доступна только спутниковая связь.
Выполнено несколько критически важных доработок типовой системы «1С:Документооборот».
- Подсистема защиты информации. Необходимо было защитить те документы, которые служба безопасности считает конфиденциальными и на которые наносится гриф «Конфиденциально». С точки зрения службы безопасности, система должна быть максимально защищена и удовлетворять как всем требованиям законодательства, так и внутренним нормативным документам компании. «Если не учитывать методологический этап проекта, то приблизительно 40% от трудозатрат по проекту заняла разработка систем, связанных с безопасностью», — акцентирует внимание Василий Долгов.
- Подсистема, обеспечивающая территориально-распределённый обмен документами. Она расширяет возможности типовой системы «1С:Документооборот» по обмену документами с распределёнными базами и позволяет выстроить сквозные бизнес-процессы и проследить маршруты движения документов по процессу в территориально-распределённой среде. «Ключевой момент — у нас во всех других системах и бизнес-единицах используется единая ссылка на документ, — отмечает Василий Долгов. — Таким образом, любой сотрудник, работающий в «1С:Бухгалтерия», которому потребовалось, например, посмотреть текст соответствующего договора, может сразу, одним „кликом”, посмотреть его, если у него есть на это права».
- Совместное редактирование документов при параллельном согласовании. В стандартном механизме системы «1С:Документооборот» учет изменений ведется с помощью версий документа, но в нём могут быть отражены изменения только одного редактора. Это хорошо работает в случае последовательного согласования, но в «Полюсе» применяется и параллельное согласование договоров различными департаментами. Для этого возможности системы «1С:Документооборот» расширили функциями совместного редактирования документов.
«Мы создали несколько подсистем, которые не входят в типовой релиз системы «1С:Документооборот», но, возможно, будут интересны крупным холдингам с сильной службой безопасности и со сложными бизнес-процессами», — отмечает Василий Долгов.
Результаты проекта
Проведена полная автоматизация организационно-распорядительного документооборота, а также работы с договорами. «Важно не просто внедрить систему электронного документооборота, а привить культуру её использования, и этот процесс постепенно идёт, — делится опытом Василий Долгов. — Многие подразделения начинают редактировать в системе свои документы, вести протоколы совещаний. Здесь нам помогают ключевые пользователи, которые стали ведущими инициаторами использования системы на местах».
Ключевые пользователи стали ведущими инициаторами использования системы на местах.
ДОЛГОВ ВАСИЛИЙ СЕРГЕЕВИЧ, НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ «ПОЛЮСА»
Основных направлений получения эффекта от инвестиций в СЭД три:
- сокращение сроков согласования договоров. Василий Долгов отмечает существенный выигрыш во времени в процессе составления и согласования договоров, особенно типовых;
- контроль исполнительской дисциплины, прозрачность и контроль всех бизнес-процессов. Когда в системе электронного документооборота запускается какой-либо процесс, обязательно указывается время, на которое документ может задержаться в каждой точке согласования. Таким образом, осуществляется контроль. Более того, в подразделениях компании есть ответственные лица, которые следят за тем, как сотрудники „отрабатывают” договоры и сдают ли точно в срок. Раньше, до внедрения системы электронного документооборота, такой возможности не было;
- минимизация ручного труда, что привело к росту эффективности работы сотрудников.
Например, согласование ИТ-политики с помощью системы электронного документооборота заняло 3 недели, тогда как без использования системы этот процесс занимал около трёх месяцев.
Отзыв заказчика
Долгов Василий Сергеевич
начальник управления информационных технологий «Полюса»Основа экономической эффективности электронного документооборота — сокращение времени, которое сотрудник тратит на документооборот, а также сокращение численности персонала. Как раньше согласовался договор в нашей компании? Требовалось обойти 15 — 20 человек, собрать их подписи, учесть замечания и снова повторить весь путь. В такой ситуации согласование договора могло занимать до 3 — 5 месяцев.
