Создание единого информационного пространства в организации
Создание единого информационного пространства организации — одна из актуальных задач, решение которой позволяет не только упорядочить деятельность подразделений и сотрудников, но и повысить скорость принятия решений. Технически решить эту задачу можно разными способами. Одним из них может быть интеграция используемых в организации систем на основе корпоративного портала.
Бессистемность в ИТ-системах
ИТ-инфраструктура многих компаний представляет собой подчас скопление различных информационных систем, функционирующих автономно. С одной стороны, это может быть связано с желанием и производственной необходимостью сотрудников разных подразделений работать в специализированных для них программах.
Так, с CRM-системой (от англ. Customer Relationship Management — система управления взаимоотношениями с клиентами) или торговой системой активно работают сотрудники отделов продаж. Эти же системы могут использовать в своей работе, например, коммерческий директор или директор по снабжению. Исполнительный директор, по всей вероятности, предпочтёт систему электронного документооборота (СЭД), а бухгалтеры — учётную систему. Как правило, руководители подразделений стараются «не впускать» дополнительных пользователей в свою систему. Да и пользователи, привыкшие работать в «своей» системе, не особо рады необходимости выполнять какие-либо действия в другой, малознакомой им информационной системе.
CRM-система (CRM, от англ. Customer Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с клиентами — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов.
CRM — модель взаимодействия, полагает, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей.
С другой стороны, внедрение программных продуктов в компании зачастую происходит постепенно, в зависимости от возникающих в организации задач. В итоге накапливается некое количество «пересекающихся» систем, охватывающих одни и те же сферы деятельности, использующие одни и те же данные (контрагенты, сотрудники и прочие), что требует их неоднократного ввода в различные системы разных подразделений.
При такой организации информационно-технологической инфраструктуры и вынужденной технологии работы часть необходимой для принятия решений высшим руководством информации может «оседать» в подразделениях.
Так, например, для решения одной общей для компании задачи используются различные системы, каждая из которых занимается своей подзадачей, и результаты дополнительными средствами передаются, допустим руководству того или иного уровня. Однако, как показывает практика, часто информация по выполненным этапам работ, накопленные знания каждого из этапов остаются в системах, особенно, когда требуется передача руководству не только выполненного результата, но и промежуточных данных. В таком режиме компания может существовать сколько угодно долго под угрозой нависающей кризисной ситуации, что в любой момент какой-то из элементов громоздкой информационной «конструкции» может обвалиться.
Организация порядка в ИТ-процессах
Навести порядок можно созданием единого информационного пространства на общей для всех используемых в компании систем платформе. Тем более, сегодня перед бизнесом стоят задачи, которые требуют для своего решения слаженной работы — «единым фронтом» — всех информационных систем. Для этого необходимо выбрать одну из используемых систем за основу и связать с ней остальные.
Для этих целей хорошо подходит корпоративный портал. Он может служить как единой точкой входа в другие системы, так и удобной средой для работы с ними. Изначально корпоративный портал выполнял лишь функции внутреннего сайта организации. Чуть позже появились инструменты для совместной работы. Аккумулируя важную внутрикорпоративную информацию и облегчая ее поиск, обрастая сервисами для общения сотрудников, корпоративный портал сегодня решает задачу трех «К»: кадры, коммуникация между кадрами, корпоративной культуры — ее формирования и ее развития. За каждой буквой «К» стоят важные внутренние процессы компании и, в конечном итоге, люди.
Корпоративный портал сегодня решает задачу трех «К»: кадры, коммуникация между кадрами, корпоративной культуры
Поскольку основная задача при внедрении любой из систем, создать необходимые условия для удобства работы сотрудников, структурировать и систематизировать бизнес-процессы, то корпоративные порталы предоставляют, кроме всего прочено, возможности звонков как внутри организации, так и наружу, причем сразу из браузера и с сохранением записи звонков и хранения их в системе. Таким образом, все коммуникации сохраняются по соответствующим карточкам клиентов либо проектам.
Возможности интеграции
В компаниях, где уже имеется и используется корпоративный портал, он может служить основным стержнем для упорядочивания ИТ-систем, на который посредством интеграции «насаживаются», как на детскую пирамидку, программные продукты (рис. 1).
Рис. 1. Корпоративный портал как платформа интеграции информационных систем
Каждое подразделение может работать со своими ИТ-системами. Но если требуется передача той или иной задачи, документа либо поручения из одного подразделения компании в другое, то эта информация может быть передана через корпоративный портал компании.
Например, запуск СЭД может производиться и непосредственно из портала (Рис. 2). В этом случае происходит просто запуск программы под оболочкой портала.
Рис. 2. Запуск системы «1С:Документооборот» непосредственно из корпоративного портала
Благодаря интеграции двух систем, проект может вестись в «1С:Документооборот», в нем проект планируется, исполнителям заводятся соответствующие задачи, выставляются сроки. При этом часть исполнителей проекта могут не иметь доступа в СЭД и даже не знать о ее существовании. При интеграции двух продуктов задача, заведенная в СЭД, автоматически заводится в «1С-Битрикс: Корпоративный портал», тем самым пользователи корпоративного портала будут решать свои задачи в привычных для них интерфейсах портала. В ходе выполнения действий по задаче в портале статусы по задаче в СЭД также могут меняться. Либо, наоборот, задача заводится из корпоративного портала.
Наиболее наглядный пример интеграции — это процесс оформления и оплаты заявки на расходование денежных средств при интеграции трёх систем: «1С-Битрикс: Корпоративный портал», «1С:Документооборот» и «1С:Управление производственным предприятием» (Рис. 3). Бизнес-процесс инициирован в корпоративном портале, сотрудник оформляет заявку на оплату, далее сформированная заявка попадает в систему электронного документооборота. Там заявка согласовывается и утверждается, утвержденный в СЭД счет попадает бухгалтеру для оплаты, работающему в УПП. Бухгалтер проводит оплату, информация об оплате счета поступает как в систему электронного документооборота, так и в корпоративный портал, где инициатор бизнес-процесса оповещается о его окончании. Такие процессы, которые инициированы в одной системе учета и переданы в другую, называются сквозными бизнес-процессами.
Рис. 3. Пример сквозного бизнес-процесса при интеграции трех ИТ-систем
Интеграция может быть различной в зависимости от того, какие решения актуальны для организации. «Заточенная» под конкретные нужды компании интеграция позволяет объединить разрозненные информационные системы в рамках единого информационного пространства и упорядочить бизнес-процессы и, как следствие, деятельность подразделений и сотрудников.
