В «ВТБ Лизинг» построили систему электронного документооборота и автоматизировали процесс согласования финансовых документов

23.дек.2019

Рабочих мест: 1917
Отрасль: Банки
Функциональная область: Управление документами и контентом
Июль 2018 — Ноябрь 2018
Центральный федеральный округ РФ

Краткое описание проекта

В «ВТБ Лизинг» построили систему электронного документооборота и автоматизировали процесс согласования финансовых документов на базе решения «1С: Document Management 8». Это «1С: Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на английском и русском языках. Система представляет собой единую базу данных, в которой работают пользователи центрального офиса и пользователи дочерних компаний. При создании системы электронного документооборота был автоматизирован процесс согласования финансовых документов, что существенно снизило время их согласования. Повысился уровень исполнительской дисциплины и контроля изменений документов при согласовании. В результате операционные и административные расходы сократились на 15%.

Заказчик

ВТБ Лизинг — крупнейшая лизинговая компания в России. Оказывает услуги лизинга транспорта, техники и оборудования с 2002 года в составе Группы ВТБ. Компания работает в 59 регионах России, а также в Ирландии, на Кипре и Белоруссии. Основные направления лизинга: воздушные суда, железнодорожный транспорт, оборудование для нефтегазовой отрасли, автотранспорт, легковой и коммерческий транспорт, спецтехника и самоходные машины, технологическое оборудование, недвижимость

Цели и задачи проекта

Цель проекта: построить систему электронного документооборота в компании.

Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов, включающего 3 бизнес-процесса:

согласование запроса на расход;
согласование договора;
согласование Заявки на оплату;

Передача знания по настройкам модулей ПО ключевым пользователям и администраторам системы.
Разработка механизмов и настройка системы с учетом специфики бизнеса, с внесением изменения в типовую конфигурацию при необходимости.

Задачи проекта:

Оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации.
Автоматизация процессов взаимодействия сотрудников.
Повышение контроля исполнительской дисциплины.
Сокращение времени согласования финансовых документов.
Улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации.
Сокращение эксплуатационных затрат, по причине внедрения единой платформы «1С» для разных функциональных областей компании.

Ситуация до старта проекта

Сотрудники компании были вынуждены согласовывать все счета в бумажном виде. Часть процесса проходила в бумажном виде, часть процесса могла проходить по электронной почте. Это занимало очень много времени: счет на оплату услуг или входящих товаров мог согласовываться на протяжении нескольких недель. Потому руководство компании приняло решение внедрить систему электронного документообоорота и автоматизировать процесс согласования.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Document Management 8». Это «1С:Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на английском и русском языках. Система представляет собой единую базу данных, в которой работают пользователи центрального офиса и пользователи дочерних компаний. Пользователи работают с ней как через интернет, так и напрямую, находясь в локальной сети.

Систему можно разделить на несколько логических частей:

блок согласования запросов на расходование денежных средств,
блок согласования договоров,
блок интеграции с учетными системами и блок бюджетирования и проверки остатков по бюджету.

Для маршрутизации документов была разработана гибкая система автоматической настройки маршрутов согласования. Маршрутизация в итоге может быть настроена с учетом MIR-кодов — условной маркировки подразделений организации в зависимости от суммы документа, в зависимости от подразделений инициатора документа и др.

В систему встроены четыре вида документов:

Запрос на денежных средств (Request).
Форма согласования договора (ФСД).
Договор.
Заявка на оплату денежных средств (Invoice).

И были настроены четыре маршрута:

Запрос цены.
Согласование цены.
Согласование договора.
Согласование оплаты.

В итоге система развернута на 1917 рабочих местах.

Схема интеграции с другими системами

Особенности и уникальность проекта

В АО «ВТБ Лизинг» есть как русскоговорящие, так и англоязычные пользователи. В связи с этим, внедрение системы «1С:Document Management» позволило решить проблему языкового барьера в использовании программы.

Уникальность проекта заключается в том, что система «1С:Document Management» в данном случае используется как решение для оптимизации финансовых задач в соответствии с внутренним комплексным регламентом компании. К ним относятся особенные реквизиты, специальные MIR-коды (MIR-код — условная маркировка подразделений организации), которые используются в группе компаний «ВТБ Лизинг». Это достаточно сложный механизм учета бюджетов, лимитов по бюджетам, в зависимости от MIR-кодов, подразделения, ответственного за эти MIR-коды. Комплексная система была реализована в системе «1С: Document Management», что является уникальной доработкой системы под компанию.

Результаты проекта

Система электронного документооборота на базе «1С:Document Management» позволила автоматизировать процесс согласования финансовых документов, снизилось время согласования финансовых документов, повысился уровень исполнительской дисциплины, а также уровень контроля изменений документов при согласовании.

В результате:

Значительно повысилась прозрачность процесса согласования.
Сократилось время согласования документов. Ранее документ мог согласовываться до недели, сейчас же согласование может занимать менее 1 рабочего дня.
Благодаря возможности делегирования и разделу «Задача отдела», исчезли паузы в процессах согласования, связанные с отпусками согласующих сотрудников.

Количественные результаты проекта:

На 10% сократились трудозатраты в подразделениях.
На 2% снизились расходы на материальные ресурсы.
На 15% уменьшились операционные и административные расходы.

Новости