В информационном агентстве ТАСС был проведен методологический проект для улучшения документооборота

• 11.янв.2021

В информационном агентстве ТАСС был проведен методологический проект для улучшения документооборота. Проект по технологии «1С:Методология управления документами» и заключался тщательном обследовании документооборота компании и выдаче рекомендаций по подготовке организации к внедрению «1С:Документооборот». Для этого специалисты 1С-КПД провели анализ существующего документооборота компании, провели интервью с представителями разных структурных подразделений, а также аудит IT-инфраструктуры организации.

Цель проекта: проанализировать существующий документооборот и разработать функциональные требования к дальнейшей автоматизации процессов работы с документами с помощью программы «1С:Документооборот».

Задачи проекта:

• провести анализ документопотоков между подразделениями,
• оценить соответствие порядка работы с документами действующим регламентам,
• дать рекомендации по автоматизации процессов,
• определить границы проекта автоматизации и требования к интеграции с другими системами,
• подготовить функциональные требования для составления технического задания проекта автоматизации.

В каждом отделе работа с документами велась по-своему. Одни и те же документы в разных подразделениях могли иметь разные маршруты. Регистрация документов была децентрализована, что не позволяло оценить количество входящих и исходящих документов в целом по организации. Это и прослужило предпосылкой к старту проекта по оптимизации процессов документооборота в зависимости от типов документов и обрабатывающих их подразделений, которая должна была быть выполнена с учетом дальнейшего внедрения программы «1С:Документооборот».

Масштаб проекта обуславливался тем, что организация крупная и ведёт свою деятельность уже очень долгий срок. Поэтому методологический проект по улучшению документооборота оказался комплексной задачей.

В рамках проекта:

1. Проведен анализ существующей в организации системы документооборота
2. Проведен анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам заказчика, регламентирующим документооборот.
3. Проведено интервьюирование сотрудников структурных подразделений.
4. Определены границы автоматизации с их обоснованием, аудит существующей IТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8».
5. Подготовлен отчет об обследовании существующего документооборота в ИТАР-ТАСС.
6. Оценены работы по интеграции электронного документооборота в существующую IТ-инфраструктуру заказчика в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8».
7. Внесены предложения по дооборудованию IТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8».
8. Подготовлены функциональные требования для составления технического задания проекта по автоматизации бизнес-процессов обработки документов в электронном виде и созданию архива электронных документов в ИТАР-ТАСС на платформе «1С:Предприятие 8», в части подготовки автоматизации данных бизнес-процессов
   
   

Методология выполнения работ

Проект выполнялся по технологии «1С:Методология управления документами». Технология представляет собой набор готовых алгоритмов для сбора и обработки первичных данных о документных процессах и метод проектирования целевой модели на основе проанализированных действующих документных процессов. Одна из особенностей примененной технологии, которая была использована  — передача знаний Заказчику для повышения заинтересованности и вовлечения в  проектные работы. До начала методического проекта автор методологии — Софья Ульянцева  —провела корпоративное обучение по программе «Подготовка к автоматизации документооборота» для руководителей агентства и участников рабочей группы проекта. 

На момент реализации проекта работа с документами в каждом отделе велась по своим правилам. В зависимости от отдела, одни и те же документы могли иметь разные маршруты обработки, порой неоправданно сложные. 

Кроме того, в организации был очень сложный процесс согласования договорной документации, однако специалистов, которые бы хорошо знали все проходящие в организации маршруты не было, для согласования договоров использовалась значительно модифицированная система «1С:Бухгалтерия», и на момент проекта в организации отсутствовали специалисты, которые бы хорошо знали как проходят маршруты через эту систему.

Это привело к необходимости анализа существующего документооборота и разработки функциональных требований к автоматизации процессов работы с документами.

Результаты проекта

В результате проекта:

• описаны бизнес-процессы и документопотоки,
• даны рекомендации по оптимизации процессов с учетом условий в договорах (сумма документа, подразделение),
• описаны требования к организации хранения документов в информационной системе.