Возможности «1С:Документооборот 8»
Основные возможности
Самое главное, что решение теперь открытое, так же как и любая другая типовая конфигурация 1С. Это дает широкие возможности по адаптации решения под специфику любой организации, а также по интеграции с другими системам, в том числе и с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8». Например, можно интегрировать программу
с «1С:Бухгалтерией» таким образом, чтобы контрагенты, подразделения и сотрудники в «Документооборот» попадали из учетной программы.
Большим преимуществом является и то, что решение реализовано на новой технологической платформе. Теперь пользователи могут работать с системой как через установленное клиентское приложение «1С:Предприятие», так и через Web-браузер. Это дает широкие возможности для подключения к системе практически всех сотрудников организации –
можно работать с системой из любой точки, где есть Интернет (из дома, удаленного филиала, из-за границы): все документы будут доступны так же, как будто вы находитесь в офисе.
Среди возможностей системы можно выделить следующие:
– Учет входящих, исходящих и внутренних документов;
– Автоматическая нумерация документов по различным правилам;
– Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
– Разграничение прав доступа по грифам, папкам, группам пользователей, видам документов, корреспондентам и физическим лицам;
– Загрузка документов из электронной почты;
– Получение документов со сканера;
– Создание новых файлов с помощью заранее подготовленных шаблонов;
– Атрибутивный поиск данных;
– Полнотекстовый поиск с учетом морфологии языка;
– Добавление дополнительных полей к карточкам документов;
– Поддержка бумажного документооборота и делопроизводства;
– Электронное согласование документов (параллельное и последовательное);
– Рассмотрение и утверждение документов руководителем;
– Исполнение документов;
– Регистрация утвержденных документов секретарем;
– Ознакомление документов сотрудниками;
– Контроль исполнительской дисциплины;
– Отчетность;
– Уведомление сотрудников по электронной почте по полученным задачам;
– Учет и анализ рабочего времени сотрудников;
– Поддержка распределенной работы;
– Протоколирование.
Схема ключевых возможностей программы «1С:Документооборот 8»
– ГОСТ Р 6.30-2003;
– ГОСТ Р 51141-98;
– Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
– Требования ГСДОУ;
– Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти;
– Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Интерфейс программы
Интерфейс программы интуитивно понятен и удобен в работе. Все начинается с рабочего стола, на котором отображаются актуальные задачи сотрудника, перечень открытых для редактирования документов и Избранного:
Рабочий стол в программе «1С:Документооборот 8»
В карточке документа доступны все необходимые поля, такие как: регистрационный номер, наименование документа, дата регистрации, состояние документа, вид и некоторые другие. В каждый документ можно вложить несколько файлов.
Карточка внутреннего документа в программе «1С:Документооборот 8»
В момент редактирования документ блокируется и система не даст другим пользователям вносить в него изменения. После завершения редактирования программа предложит создать новую версию файла:
Версии файлов в программе «1С:Документооборот 8»
Бизнес-процессы
Автоматизировать совместную работу с документами можно с использованием бизнес-процессов.
Бизнес-процессы можно запустить прямо из документа. При этом документ посылается по определенному маршруту. Пример бизнес-процесса «Согласование» представлен на Рисунке 5.
Использование бизнес-процессов позволит качественным образом повысить эффективность работы с документами, упорядочить работу сотрудников и улучшить исполнительскую дисциплину сотрудников.
Таким образом, программа поддерживает полный цикл работы с документами – от создания и согласования до утверждения и исполнения.
Вы можете посмотреть возможности продукта 1С:Документооборот: «живьем» через online версию системы на сайте www.1c-kpd.ru/docflow/ или заказать бесплатную демонстрацию в Москве по телефону: +7 (495) 640-00-93.
Отчетность
В программе реализовано большое количество отчетов, среди которых: внутренние документы, входящие документы, динамика файлов, документооборот по корреспондентам, документы в делах (томах) (Рисунок 7),
журнал передачи, задачи (Рисунок 8), затраты времени, исполнения, исходящие документы, бизнес-процессы, согласования, сводка по видам документов, справка об исполнительской дисциплине (Рисунок 9), справка об объеме документооборота и другие отчеты.
