Юридическая значимость электронных документов — ключ к эффективности бизнес-процессов
Сегодня всем очевидно, что бумажные документы — главный тормоз в любом бизнес-процессе. Сколько ни оптимизируй сам процесс, время на физическое перемещение такого документа из точки А в точку Б и на его обработку останется конечной (и часто весьма заметной) величиной. Из секунд и минут, потраченных на его передачу от одного сотрудника к другому, складываются человеко-месяцы и годы, которые могли бы быть использованы гораздо эффективнее. И чем больше в компании документов и сотрудников, тем выше ее непроизводительные потери от бумажного документооборота.
Переход к электронным документам решает проблему ускорения передачи информации в бизнес-процессе. Однако есть одно «но»: чтобы участники процесса могли выполнить реальные действия на основании полученной информации, например провести платеж или отгрузить товар, электронный документ должен быть юридически значимым. В России юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) еще не стал повсеместным явлением, но серьезные сдвиги в этом направлении уже есть.
Прогресс в распространении ЮЗДО
Опрошенные нами эксперты в целом весьма позитивно оценили произошедшие в минувшем году изменения в данной сфере. Похоже, действительно пройдена некая критическая точка, и теперь перспективы ЮЗДО стали более определенными. Справедливости ради нужно сказать, что прогресс стал возможен благодаря жесткой позиции регулятора: ФНС убедительно рекомендует бизнесу сдавать налоговую отчетность в электронной форме. Освоив сдачу отчетности, предприятия начинают расширять сферу использования электронных документов.
Так, по данным компании «СКБ Контур», трафик через ее систему обмена электронными документами «Контур.Диадок» в 2015 г. вырос в 2,2 раза по сравнению с
О той же тенденции говорят и другие эксперты. Как сообщила Наталия Бурцева, директор «1С-КПД», за год количество обращений клиентов в ее компанию по вопросу организации ЮЗДО выросло на 26%. «Если бы темпы роста спроса были сохранены на уровне здоровой экономики, мы сейчас наблюдали бы рост спроса на ЮЗДО примерно на
Экспоненциальный рост трафика электронных документов отмечает и Иван Агапов, руководитель отдела продаж, внедрения и сопровождения сервиса Synerdocs компании Directum: «В 2015 г. начали наращивать объемы — и в плане абонентов, и в плане отправляемых документов — торговые сети и сбытовые компании». Действительно, согласно данным, которые привел Александр Невинчанный, директор департамента базовых технологий Microsoft ГК «КОРУС Консалтинг», за прошлый год более 25 розничных сетей перешли на ЮЗДО, что позволило эксперту назвать ритейл основным двигателем перехода к безбумажному обмену документами.
Впрочем, сферой розничных продаж дело не ограничивается. Валентин Солодилин, архитектор решений компании «Логика бизнеса» ГК «АйТи», отмечает, что электронный документооборот активно внедряется в судебно-исполнительном производстве. В том же направлении, судя по информации директора по развитию бизнеса ЕСМ-направления компании TerraLink Александра Бейдера, движутся и российские «дочки» западных глобальных компаний (наиболее консервативный, по его мнению, слой пользователей), причем на ЮЗДО они переходят в полном соответствии с российскими нормами. «Поскольку это основной контингент клиентов TerraLink, нам это особенно заметно», — пояснил эксперт.
Несовершенство законодательства и консерватизм пользователей
Технологии всегда бегут впереди регулирующих норм. Но в одних случаях (как, например, с мобильностью) они проникают в бизнес, сметая барьеры, а в других (как это происходит с СЭД) вязнут в паутине устаревших регламентов и инструкций. Рынку СЭД уже более двадцати лет, но дискуссии о том, что можно передавать в электронном виде, а что нельзя, не утихают.
Формирование нормативно-правовой базы в области обеспечения ЮЗДО началось еще в 2010 г., напоминает Александр Невинчаный, и это позволило приравнять электронный документ к бумажному при условии соблюдения установленного порядка его оформления. «Сейчас барьеров для использования электронных документов со стороны регулятора практически нет», — констатирует он.
Но не все эксперты настроены так оптимистично. «Некоторые пробелы в законодательной базе имеются, — уверен Константин Козлов. — Например, явно недостаточно утвержденных форматов электронных документов. Поэтому чтобы представить в налоговые органы неформализованный документ, нужно делать его бумажную копию. Или, скажем, нет четких правил хранения электронных документов, действующее законодательство ориентировано только на бумажные». Его позицию разделяет Валентин Солодилин, считающий, что предпринимаемых в законодательной сфере шагов недостаточно. Нарастает, в частности, неразбериха с законодательством по поводу хранения и обработки юридически значимых электронных документов. «Поэтому ЮЗДО внедряется только там, где это в максимальной степени оформлено законодательно и приносит максимальный экономический эффект», — резюмирует г-н Солодилин.
Настаивает на доработке законодательства и Иван Агапов, отмечая при этом, что в 2015 г. заметно снизилась публичная активность, связанная с участием в каких-либо рабочих группах: «Интересы сконцентрировались главным образом вокруг бизнес-задач, а деятельность, результаты которой на первый взгляд неочевидны, отошла на второй план. Можно предположить, что в дальнейшем это не лучшим образом отразится на скорости принятия нормативно-правовых актов».
Внедрение новых норм законодательства всегда будет идти с задержкой, потому что нормы влияют на многие аспекты деятельности предприятий, — такой позиции придерживается Александр Бейдер. «Мы уже брили принудительно бороды, сажали картошку под угрозой ссылки в Сибирь, строили социализм в порядке исполнения директив очередного съезда партии, и с этим пора завязывать. И не надо всё валить на не слишком умного главного бухгалтера предпенсионного возраста. Дело не в его консервативности, а в доступности для бизнеса соответствующих технологий. Увы, западные технологии недешевы, а российские не так производительны, масштабируемы и надежны, — констатирует эксперт. — Поэтому ЮЗДО у нас внедряется ровно в той мере, в какой это может себе позволить конкретное предприятие».
«Страх нововведений, отсутствие высококачественной рекламы и кейсов успешных внедрений тормозят развитие ЮЗДО», — сетует Наталия Бурцева. С другой стороны, обмен первичными финансовыми документами и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности уже не вызывают опасений пользователей. Что касается обмена нефинансовыми документами с другими контрагентами, то здесь опыта значительно меньше и необходима популяризация этих инструментов. В случае межкорпоративного документооборота пока всё сложнее — зачастую законодательство по-прежнему обязывает иметь бумажные копии документов при том, что их обработку можно было бы полностью переложить на СЭД.
Нерешительность и недостаточная информированность бизнеса действительно сказываются на темпах проникновения ЮЗДО. Люди не знают, сожалеет Константин Козлов, что электронные документы не просто «можно не распечатывать», а вовсе «не нужно распечатывать», так как именно в виде файла документ имеет юридическую силу и может быть представлен в контролирующие органы. Многие боятся риска потери файла в случае сбоя системы. Наконец, они опасаются, что внедрить электронный документооборот (ЭДО) — это очень дорого, не понимают, каков срок окупаемости такого проекта и от чего он зависит.
Непонимание, облеченное в форму безапелляционного суждения, только усугубляет ситуацию. «Организации, придерживающиеся „традиционной“ модели обмена документами, создали мнение, что автоматизированная система не в силах обеспечить юридическую значимость. Это заблуждение приходится рассеивать, приводя примеры использования ЮЗДО, в том числе в государственных органах, — так объясняет пробуксовку перехода к ЮЗДО Александр Невинчанный». — В малом бизнесе ЮЗДО нашел меньшее распространение, потому что там не получается существенной экономии. А выгоды крупных компаний очевидны: себестоимость одного электронного документа в
Тем не менее позитивные сдвиги заметны на обоих направлениях: и законодательство подтягивается, и бизнес уже не чурается новых технологий. Как считает Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС: «ЮЗДО — это снижение издержек и повышение скорости бизнес-процессов. В новых условиях консерватизм побеждается эффективностью».
Где ЮЗДО нужнее всего
Хотя по своей сути ЮЗДО — это вполне горизонтальное решение, применимое в любой организации, его внедрение по отраслям идет неравномерно. Прежде всего ЮЗДО внедряется в отраслях, где документально оформленные коммуникации с клиентами особенно интенсивны. «Как показывает опыт компании TerraLink, это производство товаров массового спроса, розничные сети, операторы мобильной связи. С точки зрения организационной формы потребность в ЮЗДО наиболее остро ощущается в вертикально интегрированных холдингах, например в металлургии. С точки зрения бизнес-процессов это всё, что связано с договорными обязательствами и их исполнением. Есть определенные нюансы для некоторых отраслей, в частности для энергетики и производства алкогольной продукции», — суммирует свои наблюдения Александр Бейдер.
Лидером во внедрении ЮЗДО сегодня выглядит ритейл — с этим согласны все эксперты. Высокий спрос на ЮЗДО, по словам Наталии Бурцевой, есть также со стороны транспортно-логистических компаний, промышленности и телекома. «При этом совсем не наблюдается интереса со стороны малого бизнеса; исключение составляют небольшие производственные фирмы, имеющие договора поставок с крупными розничными сетями, обязывающими своих поставщиков использовать ЮЗДО», — утверждает она.
В отдельную группу Константин Козлов выделяет поставщиков для фармацевтической отрасли. Для них характерно множество небольших поставок, каждая из которых сопровождается пакетом как минимум из четырех документов. «В этом случае дело не в затратах на доставку, поскольку документы отправляются вместе с товаром, а в том, чтобы их быстро исправлять, корректировать, подписывать и архивировать. Кроме того, покупатель ждет товара уже с документами на руках и поэтому принимает поставку значительно быстрее», — заключает г-н Козлов.
Не менее остро потребность в отказе от бумаги ощущается у операторов услуг — в телекоме и энергосбыте. Они несут колоссальные затраты на печать и доставку документов своим абонентам и поэтому на электронный документооборот переходят с энтузиазмом. Константин Козлов приводит такой пример: в 2015 г. филиал «Урал» ПАО «Ростелеком» отправил через «Диадок» более миллиона документов.
Юридическая значимость внутрикорпоративного документооборота
Вопрос о возможности переноса наработанных решений по межкорпоративному ЮЗДО во внутреннюю СЭД — далеко не праздный. Как минимум это дополнительные расходы, поскольку субъектов внутреннего документооборота оказывается на порядок больше, чем лиц, имеющих право подписи от организации. Нужно ли всем сотрудникам выдавать электронную подпись? Или можно обойтись более простыми решениями? Мнения экспертов разделились.
«Внутрикорпоративный документооборот требует прежде всего методологической работы, нежели автоматизации, и включает в себя изменение действующих регламентов, рабочих инструкций, а также введение административных изменений. Юридическая значимость достигается за счет проработки организационно-распорядительной документации компании и возложения ответственности на персонал», — так определяет приоритеты Наталия Бурцева.
Но как бы то ни было, для организации электронного документооборота нужна компьютерная система, поэтому невозможно уйти от обсуждения технических вопросов. В частности, Александр Бейдер считает, что для большинства задач более чем достаточно наличия идентификатора и пароля пользователя. «Как правило, требование применять электронную подпись (далее ЭП. — Ред.) во внутреннем документообороте исходит не от юристов, а от сотрудников ИТ-департамента. Но всё зависит от конкретной организации и от конкретной задачи. Есть задачи, которые невозможно выполнить без ЭП в принципе. Это в первую очередь документационное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления крупных компаний», — делится своим мнением г-н Бейдер.
Аналогичных взглядов придерживается Александр Невинчаный, приводя в пример работу со служебными записками: при традиционном подходе автор записки вынужден лично собирать подписи, что занимает много времени и сказывается на эффективности процесса. Внутрикорпоративный ЮЗДО актуален и в организациях, где для подписания договора требуется пройти множество инстанций, — согласование в СЭД с использованием ЭП проходит строго последовательно, а сроки контролируются.
«В рамках внутреннего документооборота вопрос юридической значимости документа может быть решен с помощью простой или неквалифицированной ЭП, — уверен Иван Агапов. — Однако ситуации бывают разные. Представьте, что внутри организации используются электронные документы, а вне ее — бумажные. То есть согласование идёт в электронном виде, но в конечном счете подписывается бумажный оригинал документа. С одной стороны, в процессе согласования юридическая значимость документа (с использованием квалифицированной электронной подписи) существенной роли не играет. С другой стороны, есть крупные компании, для которых характерны массовое перемещение товаров, внутренние продажи и другие процессы, сопровождаемые созданием документов. Перевод внутреннего документооборота в электронный вид при этом экономит существенные ресурсы. Соблюдение юридической значимости здесь, конечно, обязательное условие».
Кроме того, напоминает в свою очередь Сергей Полтев, «...внутрикорпоративный документооборот может стать „внекорпоративным“, например, в случае судебного разбирательства между сотрудниками и администрацией или в других спорных ситуациях».
Подробные пояснения по существу вопроса дает Владимир Горностаев, директор Центра компетенции по защите информации компании «ИнтерТраст»: «В ГОСТ Р 7.0.8 — 2013 вместо ранее использовавшегося термина „юридическая сила“ введены два термина — „юридическая сила“ и „юридическая значимость“. В обоих случаях это свойство документа, но в первом — документа официального, который вызывает правовые последствия, а во втором — документа, который выступает в качестве подтверждения деловой активности. С этой точки зрения любые действия персонала, отраженные в корпоративной СЭД, могут оказаться юридически значимыми, но вопрос, какие технические и организационные решения применять для обеспечения электронного взаимодействия между сотрудниками, лежит в зоне ответственности самой компании».
Чтобы избежать проблем с электронными документами в любых спорных ситуациях, г-н Гороностаев рекомендует создать на предприятии рабочую группу и поставить ей задачу разработать регламенты и политики, которые закрепят условия признания электронных документов, подписанных ЭП, правила их создания и работы с ними и другие вопросы, обеспечивающие юридическую силу или значимость электронных документов. При переходе на электронный документооборот во внутренней деятельности организации в большинстве случаев оправдано применение простой ЭП. Не менее важным является вопрос обучения сотрудников, в том числе и ознакомление с условиями признания электронных документов, подписанных электронной подписью, с правилами и требованиями по их созданию, а также по использованию ключа ЭП и сохранению его конфиденциальности.
Так ли необходим роуминг между операторами ЮЗДО?
Исторически внедрение ЮЗДО началось со сдачи отчетности в налоговые органы, и появилось несколько уполномоченных операторов ЭДО, которые предоставляли такие услуги. При этом у компаний не было потребности передавать налоговую отчетность друг другу. Но когда ФНС разрешила использовать электронные счета-фактуры, открылась эра межкорпоративного ЮЗДО и пошли дебаты, как лучше организовать передачу электронных документов между компаниями. Роуминг между операторами ЭДО выглядит логичным решением, но не единственным.
«Роуминг не является жизненной необходимостью. Если контрагент компании работает через другого оператора ЭДО, то можно решить вопрос, подключившись к нему, — считает Константин Козлов. — Другое дело, что это неудобно: придется иметь дело с двумя разными системами, с двумя разными интерфейсами и помнить об особенностях тех и других. Кроме того, у каждого оператора свои тарифные планы и условия работы. Но если обеспечен роуминг, пользователям не нужно загружать всем этим голову: достаточно подать своему оператору заявку на подключение услуги, и после того как операторы настроят соединение, можно обмениваться электронными документами, не вспоминая о том, что задействованы разные системы».
В 2015 г. роуминг интенсивно развивался. Сегодня пользователи «Диадока» могут передавать документы клиентам пяти операторов: «Директум», «Аргос», «Э-Ком Рус», «Корус Консалтинг», НТЦ СТЭК. Соединение с «Тензором» и «Такскомом» находится на завершающей стадии тестирования, скоро клиенты «СКБ Контур» смогут обмениваться электронными документами с их клиентами. Кроме того, тестируется роуминг еще с шестью операторами. Бизнес по достоинству оценил возможность обмениваться электронными документами, не задумываясь о том, кто с каким оператором работает: если в 2014 г. из «Диадока» в роуминг было отправлено 472 480 документов, то в
Иной точки зрения придерживается Иван Агапов, утверждая, что роуминг необходим, потому что большинству компаний приходится работать с несколькими операторами одновременно. У крупных организаций раньше всё упиралось в проект по интеграции корпоративной системы с сервисами операторов и расходы на его выполнение и сопровождение. С появлением роуминга стало гораздо проще. Одно из ключевых его преимуществ — это получение общей адресной базы, где по ИНН и КПП можно найти нужного контрагента. Хочется добиться таких же результатов, как на рынке сотовой связи, где звонки можно совершать любому абоненту напрямую независимо от того, к какому сотовому оператору он подключен. Это идеальная ситуация на взгляд эксперта.
Вместе с тем, по мнению Александра Бейдера, проблема глубже: потребность в интерконнекте (роуминге) проистекает из операторской модели ЮЗДО в России. «Это опять же наш собственный новый путь в будущее. Может быть, именно операторская модель и является главным тормозом внедрения ЮЗДО. Но пока она есть, существует и потребность коммуникаций с контрагентами, которые не входят в сеть твоего оператора. Вопрос в том, как это реализовать. И он не так прост, как может показаться: даже в мобильной связи, где присутствует всего четыре федеральных и несколько местных операторов, вопросы роуминга решились не в один миг. Но ждать у моря погоды бизнес не любит и не будет. Поэтому TerraLink предлагает собственное решение, которое интегрирует сервисы ЮЗДО в корпоративную информационную систему и позволяет одновременно работать с технически неограниченным количеством операторов. А что нас ждёт в будущем, покажет время», — резюмирует г-н Бейдер.
Проблема долгосрочного хранения
Информационные технологии слишком динамично развиваются, и это главная проблема при долгосрочном хранении электронных документов, усугубляемая требованием сохранения и их юридической значимости (фактически — электронной подписи). «При этом регламентированный срок хранения документа может превышать срок действительности электронной подписи», — акцентирует внимание на важной проблеме Сергей Полтев. Один из наиболее востребованных клиентами ЭОС вариантов решения — применение технологий «продления» срока действительности ЭП.
Услуги по хранению документов предлагают операторы ЭДО. В частности, по словам Константина Козлова, абсолютно все документы, переданные через «Контур.Диадок», хранятся на серверах «СКБ Контур». Причем чтобы застраховать пользователей от утери документов, их хранят в трех экземплярах на разных серверах.
Между тем Александр Бейдер не видит особых выгод для заказчиков в использовании сервисов операторов ЮЗДО по хранению бизнес-документов. Организовать сколь угодно длительное хранение документов в неизменном виде могут и сами компании — ИТ-департамент любого крупного предприятия имеет для этого достаточный набор технических средств, считает эксперт. Однако вопрос начинает звучать по-иному, когда осознается потребность не просто хранения, но и оперативного доступа к этим документам для текущей работы, подготовки отчетности или в ходе проверок. «Поэтому решение компании TerraLink предусматривает хранение бизнес-документов в промышленных архивных системах от ведущих производителей», — заключает г-н Бейдер.
Различные аспекты долгосрочного хранения электронных документов анализирует Иван Агапов: «Во-первых, необходимо использовать дополнительные средства, чтобы спустя время можно было проверить ЭП на документе и подтвердить его юридическую значимость. Во-вторых, есть техническая составляющая. Для сохранности данных важно, где хранятся юридически значимые электронные документы, на каком „железе“, существует ли резервное копирование и т. д. В-третьих, не менее важно, как спустя годы будет открываться документ, можно ли его будет найти в системе, как будут распределяться на него права доступа. Другая составляющая — формат электронного документа. Если это какой-либо специфический формат, срок хранения которого составляет
Перспективы ЮЗДО-2016
Решения по организации ЮЗДО пока развиваются в кильватере политики ФНС, направленной на повышение прозрачности бизнеса за счет максимально широкого использования электронных документов. Дорожная карта «Совершенствование налогового администрирования» была утверждена Распоряжением Правительства от 10.02.2014 №
Возвращаясь к проблеме обеспечения сохранности и аутентичности электронных документов, Валентин Солодилин говорит: «Необходимо и дальше продавливать законодательное закрепление хранения электронных документов, использование ЭП с документами долговременного хранения, с технической и проектной документацией». Отдельным вопросом стоит законодательное закрепление понятий «электронная копия документа», а также способов ее изготовления. Разработка технологий и законодательных возможностей придания юридической значимости электронным копиям документов позволит снизить затраты на хранение бумажных оригиналов, ускорить внедрение и использование электронного взаимодействия. С ним согласен и Александр Невинчанный, который выражает надежду решить вопрос с долгосрочным хранением к концу нынешнего года. " В этом году мы ждем также, что гораздо больший спектр бумажных документов можно будет перевести в электронный вид. В настоящий момент большинство компаний ищут путей для снижения своих издержек, и ЮЗДО представляет собой один из источников повышения эффективности работы. Мы уверены, что рынок ЮЗДО в
