Юридически значимый электронный документооборот
История такого безусловно ключевого на данный момент тренда отечественной ЕСМ/CЭД отрасли, как юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО), по оценке наблюдателей рынка, получила предпосылки развития в 2002 году, когда вступил в силу федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». В 2012-2013 годах тенденция перехода к ЮЗЭДО в связи с нововведениями в законодательстве получила новый импульс. Сейчас преимущества ЮЗЭДО перед бумажным юридически значимым документооборотом и тренд перехода на электронные сервисы очевидны. Своим видением происходящего в сегменте ЮЗЭДО делятся представители компаний ЭОС, «Логика бизнеса», «Сервионика» (ГК «Ай-Теко»), DIRECTUM, «ДоксВижн», EleWise и «1С-КПД».
Материал подготовил Андрей Блинов
Из истории ЮЗЭДО: путь с начала 2000-х
По мнению руководителя группы аналитики и внедрения Synerdocs компании DIRECTUM Ивана Агапова, интерес к юридически значимому документообороту возник приблизительно 4-5 лет назад и был вызван двумя факторами. Во-первых, изменилось законодательство, скорректировались нормативные акты, благодаря чему стало возможно использование первичных электронных документов. Во-вторых, на рынке появились решения для организации ЮЗЭДО, предложенные операторами электронного документооборота. «На самом деле, электронные договоры можно было использовать еще раньше – Гражданский кодекс этого не запрещал. К тому же с 2002 года существовал ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи». Однако более массовый переход на ЭДО произошел только после ряда нормативных изменений. Существенную роль в становлении сегмента ЮЗЭДО сыграли операторы отчетности и EDI-провайдеры, предложившие свои решения по обмену ЭД», - рассказывает Иван Агапов.
Руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs компании DIRECTUM Иван Агапов
«Реальный интерес к внедрению систем ЮЗЭДО со стороны крупного и среднего бизнеса появился только в 2012 году. Стимулировало этот процесс государство: был принят новый закон «Об электронной подписи» (№63-ФЗ), в Налоговый кодекс внесены изменения, разрешающие обмен счетами-фактурами в электронном виде, вышло постановление Правительства РФ с требованиями к документам, применяемым по налогу на добавленную стоимость», - уточняет архитектор решений компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Валентин Солодилин.
Архитектор решений компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Валентин Солодилин
По наблюдениям исполнительного директора ГК EleWise Антона Беренцева, в 2013 году уже возникла готовность к реализации ЮЗЭДО, она была связана в большей степени с количеством подключенных контрагентов и накоплением практики взаимодействия с государственными органами, в случаях, когда документ есть только в электронном виде.
Исполнительный директор ГК EleWise Антон Беренцев
Руководитель направления ЮЗЭДО компании «Сервионика» (ГК «Ай-Теко») Полина Руэда-Маэстро подтверждает, что интерес к ЮЗЭДО у компаний-новаторов возник сразу, как только появилась подкрепленная законодательно возможность использовать сервис. Вслед за такими заказчиками постепенно стали переходить на ЮЗЭДО и их контрагенты.
Руководитель направления ЮЗЭДО компании «Сервионика» (ГК «Ай-Теко») Полина Руэда-Маэстро
С тех пор процесс перехода к безбумажному юридически значимому документообороту постепенно происходит, хотя и медленными темпами. По мнению президента компании «ДоксВижн» Владимира Андреева, это обусловлено тем, что различные виды документов для признания юридической силы требуют различного обоснования. Например, внутренние документы организации (служебные записки и прочее, что не входит в контур кадрового делопроизводства) не требуют обязательной бумажной копии. Другое дело - документы, которые должны передаваться в фискальные и контрольные органы (например, бухгалтерская «первичка»), документы, которые требуют особого режима хранения (например, кадрового делопроизводства) или документы, которые требуют передачи в госархив. Их перевод в электронный вид долгое время был невозможен в силу отсутствия нормативной базы: их приходилось хранить в бумажном виде, собирать подписи и ставить на них печати, даже при наличии в организации системы электронного документооборота, которые, как напоминает спикер, начали внедряться в нашей стране около 20 лет назад.
Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев
ЮЗЭДО сегодня: один из главных трендов рынка ЕСМ/СЭД
Переход на ЮЗЭДО - один из главных трендов на Российском рынке СЭД. «Это действительно переход документооборота в новое качество, сулящий огромную экономию и выгоду организациям. Пока что в него включились инноваторы - компании, которые хотят первыми получить выгоды от оптимизации процессов, но в ближайшее время переход на безбумажные технологии будет охватывать все большее и большее количество компаний», - считает, например, Владимир Андреев(«ДоксВижн»).
Традиционный обмен бумажными документами, с измеряемым в днях временем доставки, сегодня кажется особенно нелепым по сравнению с возможностью осуществить перевод денег между счетами с помощью мобильного за несколько секунд. Перевод обмена документами в электронный вид - там, где это возможно - это значительный резерв для повышения эффективности взаимодействия организаций и снижения административных расходов, что сегодня особенно актуально. Запрос на такую возможность со стороны и государственных, и коммерческих структур существует и постоянно растет. «Другой вопрос – собственно в юридической значимости, в обеспечении равнозначности электронного документа бумажному, в том числе в различных спорных ситуациях, в действующих нормах законодательства. Как только соответствующие нормативные акты позволяют осуществить переход к электронному обмену - появляется запрос со стороны пользователей-«первопроходцев», несмотря на первоначально существующие риски, связанные с отсутствием наработанной практики», - отмечает руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев.
Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев
По оценке Ивана Агапова (DIRECTUM), на сегодняшний день на российском рынке представлено около десяти крупных, реально работающих операторов ЭДО, которые уже несколько лет предлагают свои решения в области ЮЗЭДО, и есть приличное количество организаций, обменивающихся со своими контрагентами юридически значимыми электронными документами. Тем не менее, рынок всё ещё находится в стадии развития и формирования, подключить предстоит еще много организаций, а самое главное – предстоит нарастить трафик.
В последнее время процессу был придан мощный импульс – по мнению Владимира Андреева («ДоксВижн»), он, прежде всего, связан с усилиями государства и формированием нормативной базы. Уже сейчас она готова и обеспечивает переход на безбумажный документооборот между госорганами, оказание услуг для населения государством, возможность вести обмен первичной документацией между коммерческими организациями. Появилась возможность вести безбумажный кадровый документооборот для оформления документов удаленных сотрудников. Идет активная работа по формированию правил долгосрочного хранения электронных документов, правил передачи их в суды и архивы. Сегодня, по тем или иным причинам, она несколько замедлилась, однако плановый срок завершения этих процессов – конец 2016 года - пока остается в силе. Разумеется, параллельно ведётся и работа по реализации компонентов СЭД, необходимых для реализации этих задач.
Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева, со своей стороны, считает, что интерес к организации ЮЗЭД в настоящее время достиг пика своей актуальности, практика эксплуатации электронных сервисов заметно расширяется. «При этом создание электронного архива бумажных документов – по-прежнему востребованная задача, и в своих проектах мы до сих пор ведем работы по организации распознавания и оцифровки бумажных документов в электронные. В то же время многие компании, уже использующие электронный обмен, отмечают трудности полного перехода на электронный невозможностью влияния на технологии принимающей стороны», - поясняет Наталия Бурцева.
Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева
Основной акцент сейчас делается на технологичности: всем понятно, что ЮЗЭДО работает, что переход к нему неизбежен, и вопрос в том, как получить максимум и вложить минимум. «Максимум складывается из нескольких факторов, таких как охват процессов внутри организации, перевод всех вариантов взаимодействия с контрагентом в электронный вид, автоматизация обработки электронных документов. Минимизация инвестиций при организации таких проектов возможна при наличии следующих условий: использование готового решения, которое уже содержит лучшие практики, гарантирует соответствие законодательству и имеет отлаженный процесс внедрения; а также удобство работы пользователей. В конечном итоге работают и принимают решение люди. И если им не удобно, не понятно, то они будут всячески препятствовать, хоть и не сознательно, использованию решения», - рассказывает Антон Беренцев.
ЮЗЭДО сейчас нередко является предметом дискуссий. Так, на недавно прошедшем в Москве DOCFLOW 2015 эта тема поднималась неоднократно. В частности, построению межкорпоративного обмена юридически значимыми документами было посвящено выступление руководителя проектов компании Synerdocs Евгения Кузнецова, а доклад руководителя проектов «ИнфоТеКС Интернет Траст» Сергея Куляева носил название «Тенденции формирования рынка ЮЗЭДО (проблемы, решения и перспективы)».
Переход к ЮЗЭДО: движущие и сдерживающие факторы
Говоря о двигателях рынка ЮЗЭДО, Полина Руэда-Маэстро («Сервионика») отмечает, что основным двигателем рынка ЮЗЭДО были и остаются изменения в законодательстве. В том числе, в 2015 году произошел ряд изменений, усиливающих интерес заказчиков к ЮЗЭДО: это и необходимость компаний сдавать книги покупок и продаж в ФНС в электронном виде, и изменение отчетности по НДС, и реализация ФНС контрольного механизма сопоставления входящего НДС и НДС к зачету. Провайдеры услуг ЮЗЭДО также не стоят на месте. «Уже 5 лет активно действует некоммерческое партнерство «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг», членом которого является и наша компания. Участники РОСЭУ не только коллегиально обсуждают возникающие проблемы по широкому переходу на ЮЗДО в России, но и взаимодействуют с государственными органами различного уровня для своевременной трансляции экспертных оценок рынка непосредственно до законодателей», - рассказывает Полина Руэда-Маэстро («Сервионика»). Другим драйвером рынка, несомненно, являются клиенты уровня Enterprise. Для больших заказчиков переход на сервис электронного документооборота - это полноценный проект с условием использования значительного числа учетных и ERP-систем внутри организации.
Иван Агапов (DIRECTUM) согласен насчет того, что основным двигателем являются сами операторы, которые активно продвигают ЮЗЭДО, проводят различные маркетинговые мероприятия, отчасти демпингуют по ценам. Сюда же следует отнести и компании, являющиеся активными генераторами трафика и способные влиять на своих контрагентов. Если говорить про государство, то оно играет, скорее, поддерживающую роль: откликается на инициативу бизнеса, стимулирует возможность использования электронных документов. Однако этого недостаточно. В пример Иван Агапов приводит опыт некоторых европейских стран, где компании, работающие с государственными органами (оказание услуг, продажа товаров), обязаны отправлять все документы в электронном виде. В России, к сожалению, такая практика отсутствует. Но если бы ее поддержали на законодательном уровне, это стало бы своеобразным толчком к развитию массового обмена.
Крупный бизнес понимает выгоду перехода на ЮЗЭДО и электронное взаимодействие с ФНС РФ, статистика внедрений тому свидетельством. Но готовы подключаться к ЮЗЭДО и представители среднего и малого бизнеса, т.к. для них это дополнительная возможность развития без географических ограничений, добавляет Валентин Солодилин («Логика бизнеса»).
«Мы постоянно общаемся с руководителями бухгалтерских служб и ИT-директорами в рамках сообщества LDPractice. По нашим наблюдениям, основными фактором роста ЮЗЭДО являются управление юридическими и налоговыми рисками, оптимизация издержек и повышение конкурентоспособности организации», - делится наблюдениями Антон Беренцев (EleWise).
Что касается сложностей перехода на ЮЗЭДО, то среди них традиционно - возможные риски, связанные с недостаточно обширной правоприменительной практикой в части электронных документов. С каждым годом практика рассмотрения спорных случаев по электронным документам увеличивается, постоянно совершенствуются законодательные нормы. Об этом говорит Сергей Полтев (ЭОС). Другой тормоз, по его словам - инертность руководителей организаций, плюс сложившиеся мифы о сложности и недоступности юридически-значимого документооборота.
По мнению Владимира Андреева («ДоксВижн»), сегодня основной сдерживающий фактор, не позволяющий перейти на полностью безбумажный документооборот – это отсутствие понимания того, какие требования государство будет предъявлять к долгосрочному хранению электронных документов (в частности, к форматам их передачи на долгосрочное хранение), для подтверждения документов в судах и так далее. Вторым фактором, способным повлиять на темпы развития технологий и реализации проектов, является общее состояние экономики и готовность компаний инвестировать в повышение отдачи бизнеса.
Полина Руэда-Маэстро («Сервионика») отмечает, что у большинства организаций даже на сегодняшний день, когда эта тема уже значительно проработана как законодательно, так и провайдерами услуг ЮЗЭДО, процесс перехода с бумажного на электронный документооборот идет не быстро и не просто. Сервис обмена документами между компаниями особенно эффективен тогда, когда на него переведен значительный объем документооборота заказчика или большое число его контрагентов. При этом компании-пользователи зачастую сталкиваются с тем, что их контрагенты не спешат переходить на электронный формат, ведь согласно законодательству использование сервиса ЮЗЭДО на сегодняшний день не является обязательным.
ЮЗЭДО сдерживают сейчас только старые привычки, уверен Антон Беренцев (EleWise). Проект организации ЮЗЭДО в большой компании охватывает тысячи человек и, естественно, что не все складывается гладко сразу. Максимально облегчить внедрение может использование готового продукта и удобство работы конечного специалиста.
Развитию ЮЗЭДО мешает консерватизм, подтверждает Валентин Солодилин («Логика бизнеса»), а также необходимость затрат на внедрение систем ЮЗЭДО, некоторая неполнота законодательных мер, применение разнообразной таксономии документов. Соответственно, для ускорения перехода на ЮЗЭДО нужно внедрить унифицированные формы и общую таксономию документов, обеспечить переход к унифицированным форматам, упростить процессы обмена электронными документами, ввести законодательные меры по хранению электронных документов и созданию юридически значимых электронных копий документов.
Иван Агапов (DIRECTUM) добавляет, что ЮЗЭДО сдерживает недостаточная активность некоторых категорий бизнеса и пока еще зачастую пассивная роль самих операторов в развитии роуминга. А вот чем считать текущий кризис – двигателем или тормозом? Здесь все зависит от конкретной компании. Если дела идут не очень хорошо, вряд ли компания будет запускать инвестиционные проекты, не способные тут же принести отдачу. С другой стороны, кризис заставляет бизнес задумываться над оптимизацией деятельности. И обмен электронными документами здесь может стать одним из факторов улучшения взаимодействия с контрагентами, клиентами, поставщиками.
«Не стоит забывать и о том, что существует ряд отраслей, где использование ЭД возможно лишь частично. Например, встречаются ситуации, когда специфические отраслевые документы согласно отраслевым НПА можно использовать только в бумажном виде. Конечно, здесь бизнес инициирует изменения и госорганы их принимают, но на это уходит время. Разумеется, законодательство не стоит на месте. Часть пожеланий от бизнеса уже была реализована, часть пока что нет. Белые пятна, тормозящие развитие сегмента ЮЗЭДО, ещё есть, так что работать есть над чем», - резюмирует Иван Агапов (DIRECTUM).
Перспективы ЮЗЭДО: радуга возможностей на небосклоне ЕСМ-рынка
Согласно недавнему опросу, около 80 % российских организаций еще не используют обмен электронными документами. Эти цифры приводит Сергей Полтев (ЭОС). Он не сомневается, что перспективы у ЮЗЭДО самые широкие, особенно в ситуации, когда практически всем организациям так или иначе необходимо сокращать административные расходы.
Антон Беренцев (ГК EleWise) уверен, что в ближайший год-два можно будет наблюдать большое количество крупных и комплексных внедрений: время проб и разведки прошло, наступил период получения максимального эффекта.
Потребность в ЮЗЭДО, равно как и интерес к нему, на рынке есть. Вопрос только в том, когда наступит зрелость данного сегмента, ведь на данном этапе обмен не так масштабен, как хотелось бы, говорит Иван Агапов (DIRECTUM). Абонентов, играющих пассивную роль, гораздо больше, чем компаний-генераторов трафика. Причин тому много, и одна из них – роуминг, который пока не получил широкого распространения. Так что пиковый момент, когда обмен станет массовым, еще предстоит. Что касается перспектив, то здесь многое зависит от окупаемости решений, которые предлагают операторы. А это в свою очередь зависит от наступления массовости обмена.
Массовое внедрение решений ЮЗЭДО можно ожидать после внедрения в ФНС РФ централизованной системы автоматизации камерального налогового контроля за возмещением НДС (АСК НДС-2), утверждения новых форматов первичных документов и новых правил подачи отчетности по НДС, а также внедрения централизованной АИС «Налог-3». «Думаю, крупный бизнес обратится к своим поставщикам решений, автоматизирующих финансовые процессы (учетные системы, СЭД, ЭА) с просьбой помочь им перейти на ЮЗ ЭДО. За «крупняком» последует средний и малый бизнес, который предпочтет недорогие готовые решения, которые легко внедрить и встроить в их бизнес-процессы », - прогнозирует Валентин Солодилин («Логика бизнеса»).
Об игроках отечественного рынка ЮЗЭДО
В завершение обзора расскажем о компаниях, представители которых участвовали в нем в качестве экспертов.
ЭОС
На сегодняшний день возможность организации юридически-значимого документооборота поддерживается у ЭОС тремя основными системами – СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint, eDocLib. Кроме технологической реализации, пользователи решений ЭОС получают комплект методологических рекомендаций по организации юридически значимого электронного документооборота.
Подсистема «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) позволяет организовать взаимодействие между системами документооборота различных организаций, то есть, фактически создать единое пространство для работы с документами, в том числе для организации юридически-значимого документооборота между организациями.
Решение EDSIGN – по сути, это надстройка к MS Office – дает возможность не только подписывать документы MS Word и MS Excel электронной подписью, но и делает подписание максимально наглядным. «Может сложиться впечатление, что обмен юридически-значимыми документами - это технологически сложно и дорого. Но наше решение EDSIGN это полностью опровергает», - говорит Сергей Полтев.
Чтобы сделать переход на обмен электронными документами максимально простым и доступным, ЭОС в партнерстве с Национальным удостоверяющим центром (НУЦ) подготовили совместное решение «НУЦ ЭОС». Это пакетное предложение, позволяющее за несколько минут получить полный комплект технологических решений для работы с электронной подписью – программные решения EDSIGN и КАРМА, а также квалифицированный сертификат проверки электронной подписи НУЦ.
«Надеемся, что проста и доступность решений ЭОС поможет сделать обмен электронными документами более массовой технологией. Кроме того, мы совместно с партнерами и СМИ проводим различные обучающие мероприятия - вебинары, доклады на конференциях – чтобы наглядно показать преимущества работы с электронной подписью, преимущества использования юридически-значимого документооборота. Хочется верить, нам всем в итоге постепенно удается снижать влияние сдерживающих развитие ЮЗЭДО факторов. У наших продуктов, пользователи которых уже довольно продолжительное время имеют возможность обмена юридически-значимыми документами, хорошие перспективы. Неудивительно, что становятся все более востребованными наши решения EDSIGN и КАРМА для работы с электронной подписью», - делится Сергей Полтев (ЭОС).
«Логика бизнеса»
«Логика бизнеса» предлагает линейку продуктов «Логика ECM», предназначенных для автоматизации документо-ориентированных бизнес-процессов и электронных архивов. «Сквозным» для всех этих решений служит продукт «Логика ECM. Штамп», обеспечивающий использование электронной подписи документов. Сейчас идет работа над продуктом «Логика ЮЗДО», который позволит клиентам «Логики бизнеса» быстро и без больших затрат перейти на юридически значимый электронный обмен документами с внешними и внутренними контрагентами, а также с ФНС РФ. «Логика ECM. Штамп» и «Логика ЮЗДО» позиционируются как расширения для основных продуктов данного игрока по ECM.
«Тренд на внедрение ЮЗЭДО в финансовых процессах крупного бизнеса налицо. Активное внедрение таких систем вот-вот начнется, так что занимать вакантные места на этом рынке надо сегодня. У нас соответствующие продукты есть», - заявляетВалентин Солодилин («Логика бизнеса»).
«Сервионика» (ГК «Ай-Теко»)
«Сервионика» является доверенным оператором электронного документооборота счетов-фактур. Прежде чем выйти на данный рынок, игрок попробовал «на себе» этот сервис и оценил, насколько востребованными могут оказаться его услуги как интегратора. Далее «Сервионика» провела пилоты по использованию сервиса ЮЗЭДО со своими крупнейшими контрагентами и теперь использует полученный опыт при развитии продукта и сервиса собственной разработки - i-Конто».
«Каждая компания вне зависимости от ее размера и отрасли может использовать любой из предлагаемых нами интерфейсов ПО i-Конто: веб-приложение и десктоп-приложение. Для заказчиков, которые работают в 1С и SAP, мы предлагаем готовые коннекторы, позволяющие использовать все возможности i-Конто из интерфейса 1С и SAP соответственно. На сегодняшний день мы занимаемся повышением удобства использования нашего сервиса для наших клиентов: работаем над удобством интерфейсов и упрощением работы пользователей с электронной подписью (ЭП). Мы используем различные форматы ЭП, включая облачные, на которых специализируется наша компания. Одним из таких решений является продукт компании «КРИПТО-ПРО» - КриптоПроDSS/HSM», - рассказывает Полина Руэда-Маэстро («Сервионика»).
DIRECTUM
Компания DIRECTUM существует на рынке уже более 10 лет и изначально развивалась в сфере электронного документооборота. Постепенно игрок начал предлагать свои решения не только для внутреннего, но и для внешнего обмена документами: были разработаны отдельные программные продукты для холдинговых компаний, для обмена между управляющей компанией и ее дочерними обществами и т.д. Естественно, когда появились законодательные возможности для обмена электронными документами с контрагентами, компания предложила свои наработки.
Осенью 2012 году был введен новый продукт – сервис обмена Synerdocs, который позволяет компаниям и их контрагентам мгновенно обмениваться электронными документами с электронной подписью.
Примерно в это же время в СЭД DIRECTUM была реализована возможность интеграции с внешними сервисами обмена (в частности, с Synerdocs и «Диадок») с помощью службы интеграции DISI (DIRECTUM Interchange System Integration).
А в 2013 году появилось бизнес-решение на базе системы DIRECTUM «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» (МФУДО), которое поддерживает работу с первичными учетными документами, получаемыми от контрагентов и передаваемыми через системы обмена.
«С чем была связана разработка данных решений? Нашей компанией накоплен колоссальный опыт в части документооборота, применения электронной подписи, автоматизации внутренних бизнес-процессов, интеграции внутренних и внешних процессов обмена. Поэтому расширение портфеля разрабатываемых решений в виде предложения новым и текущим клиентам возможности работать с юридически значимыми ЭД стало для нас логичным шагом», - поясняет Иван Агапов (DIRECTUM).
Реализованные проекты – это, прежде всего, внедрение решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs в ОАО «Белгородэнергосбыт». Второй отмеченный проект - интеграция сервиса Synerdocsс учетной системой на платформе «1С» в одном из крупнейших мультибрендовых интернет-магазинов – Wildberries.ru, массовое подключение контрагентов и их перевод на новую технологию работы. Наконец, знаковым проектом является автоматизация документооборота с агентами – физическими и юридическими лицами в ОСАО «Ингосстрах».
«ДоксВижн»
По мнению Владимира Андреева («ДоксВижн»), для обеспечения ЮЗЭДО в платформе документооборота необходимо реализовать ряд функций, и, прежде всего, это касается поддержки электронной подписи. В системе Docsvision поддержка электронной подписи реализована уже более 10 лет назад, однако на практике эти функции были почти не востребованы. В последнее же время ЭП начала активно применяться в процессах обработки документов. С появлением ФЗ-63 об ЭП возникли новые требования – к примеру, поддержка новых видов подписи. В версии Docsvision 5 разработчики поддержали новые механизмы работы с простой подписью, существенно упрощающие реализацию начальных этапов перехода на ЮЗЭДО. Кроме того, в решении появились востребованные новые функции электронной подписи части атрибутов документа, возможность заверения действий пользователя в отношении документов, а также механизмы загрузки и выгрузки документов с ЭП в систему, необходимые для реализации обмена электронными документами между организациями. Позже потребовалась и поддержка механизмов работы усовершенствованной ЭП – работа с метками времени и проверка дискредитации сертификатов - для обеспечения долгосрочного - более 3 лет - хранения электронных документов.
«Собственно, все вышеперечисленные механизмы были необходимы для конкретных проектов, реализуемых нашими партнерами. Среди них можно выделить проекты автоматизации внутренних процессов документооборота компаний, проекты интеграции корпоративных СЭД госорганов с МЭДО и СМЭВ, ведение договорного процесса с контрагентами в электронном виде, единый архив первичной бухгалтерской документации холдинга, шлюзы внутрикорпоративной СЭД с оператором ЮЗДО - системой «Диадок», поддержка контуров претензионно-исковой документации и другие. Их количество, как и удельное использование безбумажных технологий, постоянно растут. Мы держим руку на пульсе развития требований, входим в экспертный совет по электронному документообороту при Минсвязи, поддерживаем технологическое партнерство с поставщиками смежных технологий – производителями криптосистем и операторами ЮЗЭДО, и рассчитываем сохранять лидерские позиции», - говорит Владимир Андреев «ДоксВижн».
EleWise
ГК EleWise создает решения для повышения эффективности бизнеса последние 15 лет. Более 10 лет игрок работает с Oracle E-BusinessSuite, и как только законодательство позволило, был создан продукт LegalDoc. Он дает возможность организациям, которые используют OEBS, комплексно решить все задачи взаимодействия с контрагентами в электронном виде, начиная от обмена первичными документами установленного формата и заканчивая передачей договоров, отчетов о работе, заказов на приобретение и т.п. Разработчики уделили особое внимание удобству работы и функциональности. Поэтому LegalDoc позволяет работать непосредственно в OEBS, там же специалист может выполнить согласование документа в рамках организации. LegalDoc дает возможность предоставлять документы по запросу третьих лиц (например, ФНС). Учитывая большое количество контрагентов и распределенность бизнеса клиентов, разработчики реализовали возможность одновременной работы с множеством операторов ЭДО. Это не требует от пользователя дополнительных действий, все происходит в автоматическом режиме.
Наиболее сложным и технологичным на текущий момент является организация юридически значимого ЭДО на базе LegalDoc в группе компаний «ФосАгро». «В этом проекте наше решение обеспечило процессы внутреннего согласования, передачу документа контрагентам. В настоящее время «ФосАгро» работает с двумя операторами, которые выбираются в зависимости от контрагента, к которому идет документ. LegalDoc позволил полностью автоматизировать и перевести в электронный вид работу с контрагентами. Это обеспечивается передачей всех типов документов: счет-фактура, ТОРГ-12, акт выполненных работ, договор, акт сверки, дополнительные соглашения, счета, счет-фактуры авансовые и по договорам комиссии», - перечисляет Антон Беренцев (EleWise).
«1С»
Учетные системы «1С» уже несколько лет позволяют производить сдачу отчетности посредством электронных каналов в налоговые органы, а в последние три года появилась также возможность обмена электронными документами между организациями. Фирма «1С» имеет собственный удостоверяющий центр, чтобы клиентам «1С» было еще удобнее включить этот механизм в повседневную работу. Продукт «1С:Подпись» рекомендуется пользователям программных продуктов «1С», которые хотят перейти на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своими контрагентами.
«1С:Документооборот» также предусматривает обмен входящими и исходящими документами, вместе с документами передаются сведения об электронной подписи. Для организации ЮЗЭДО можно использовать как квалифицированную, так и простую электронную подпись; важно, чтобы порядок проверки подписи был установлен в соответствующем соглашении между организациями.
Юридическая значимость всех действий в «1С:Документооборот» организуется разработкой и адаптацией нормативной документации компании, в которую входят приказы, должностные инструкции, регламенты. Таким образом, при вводе системы в промышленную эксплуатацию рекомендуется разработать и утвердить приказ о подписании документов в системе электронного документооборота. При этом в приказе стоит отметить, что все действия в СЭД, такие как создание новых файлов, внесение комментариев, а также различные процессы (утверждение, согласование и прочие) являются аналогами собственноручной подписи пользователя. В случае если в работе с СЭД планируется использование делегирования прав, то в нормативной документации также стоит отметить, что делегирование тех или иных полномочий является правомерным.
Для разработки нормативной документации, адаптированной под использование «1С:Документооборот», фирма «1С» рекомендует использовать «1С:Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
"Применение данных инструментов фирма «1С» демонстрирует на своем же опыте обмена документами с партнерской сетью «1С:Франчайзинг», - рассказывает Наталия Бурцева («1С-КПД»).
