Кадровый электронный документооборот

В настоящее время переход к электронному документообороту в сфере кадров не является принудительным, и каждая организация самостоятельно определяет свою позицию относительно данного вопроса. Возможность вести параллельное бумажное делопроизводство сохраняется, несмотря на то, что ФНС уже принимает множество отчетов в электронной форме. Прогнозирование обязательного внедрения электронного кадрового документооборота представляет собой сложную задачу, и мы настоятельно рекомендуем заранее готовиться к этому событию.

Переход к электронному кадровому документообороту сопровождается рядом значимых преимуществ:

• Существенное снижение издержек, связанных с бумажными процессами.
• Повышение производительности труда сотрудников за счет оптимизации процессов.
• Укрепление бренда HR-подразделения компании как инновационного и современного работодателя.
• Минимизация рисков нарушения требований по ведению делопроизводства.
• Эффективный переход к электронному кадровому документообороту позволит вашей компании не только сократить расходы, но и поднять уровень профессионализма и ответственности в управлении персоналом.

Для успешного перехода на КЭДО, выполните следующие этапы:

1. Подготовьте необходимые локально-нормативные документы, включая: 
• Положение об электронном документообороте и/или об электронном кадровом документообороте 
• Положение об электронной подписи Соглашение с сотрудником о переходе на кадровый электронный документооборот
2. Создайте информационную среду, внедрив или настроив Учетную кадровую систему и/или 1С:Документооборот. Настройте 1С:Личный кабинет сотрудников и обеспечьте электронный архив для хранения долговременных документов.
   
   
3.  Уведомите сотрудников о переходе на КЭДО.

Рассмотрите возможность упрощения процесса перехода на кадровый электронный документооборот, приобретая программу у нас. Мы готовы взять на себя часть задач, связанных с внедрением КЭДО. Более подробную информацию и наши предложения можно найти в разделе 'Продукты и цены'."

В онлайн-версии данные в 1С:Кабинет сотрудника  хранятся в надежном и охраняемом дата-центре Фирмы "1С" на территории Российской Федерации, а в локальной версии — все данные хранятся на собственных серверах компании.

Локальную версию 1С:Кабинет сотрудника используют компании, где есть требование о хранении данных во внутреннем контуре. Это может быть финансовая организация, банк, государственная структура или другая компания, которая требовательно относится к кибербезопасности.

Интерфейсы локальной и облачной версии 1С:Кабинет сотрудника не отличаются и имеют одинаковые возможности. Многие задают вопрос, возможно ли выпустить ЭЦП для сотрудников в локальной версии 1С:Кабинет сотрудника. Ответ — да, безусловно. В этом вся идея сервиса: подписанные с помощью выпущенной в программе усиленной неквалифицированной электронной подписи документы имеют полную юридическую силу, как и их бумажные версии.

При расчете затрат на лицензии 1С:Кабинет сотрудника требуется учесть количество работников, которые будут использовать этот сервис. Затем следует приобрести доступы для нужного числа сотрудников на выбранный период - 1, 3, 6 или 12 месяцев.

При покупке нескольких тарифов доступы к личным кабинетам суммируются.

Например, если вам нужно подключить 150 сотрудников, то потребуется приобрести:

• 1С:Кабинет сотрудника для 100 пользователей.
• 1С:Кабинет сотрудника для 50 пользователей.

Чтобы продолжить использование сервиса, необходимо продлить доступ к 1С:Кабинету сотрудника ближе к окончанию оплаченного периода на новый выбранный временной интервал.

При принятии решения о завершении использования облачной версии 1С:Кабинет сотрудника, все соответствующие данные в дата-центре сохраняются в течение двух месяцев. В течение этого периода есть возможность продлить доступ к сервису. В случае, если доступ не продлится в течение двух месяцев, информация из личных кабинетов будет автоматически удалена. Для восстановления работы в облачной версии 1С:Кабинет сотрудника потребуется повторная настройка и последующая публикация кабинетов, а также направление сотрудникам приглашения на подключение к личному кабинету.

При использовании облачной версии 1С:Кабинет сотрудника, информация хранится на серверах, находящихся под управлением Фирмы "1С", которая выступает в качестве администратора данного сервиса. Сервера расположены в надежном и охраняемом дата-центре на территории Российской Федерации.
Дата-центр обладает всеми необходимыми сертификатами, а также лицензиями и аттестатами от ФСТЭК.

Непрерывную работу сервиса и программного обеспечения, а также регулярное резервное копирование данных обеспечивают специалисты Фирмы "1С" и дата-центра.

Для безопасной передачи данных по Интернету между информационной системой предприятия и облачным сервисом используется защищенный протокол HTTPS, который гарантирует шифрование передаваемой информации.

Электронный кадровый документооборот предоставляет возможность эффективного ведения большинства кадровых документов, хотя работодатель имеет право самостоятельно определить этот перечень, учитывая требования трудового законодательства. Ограничения на использование электронных форм документов установлены в части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, при этом сохраняется обязательность ведения на бумаге пяти видов документов:

• Приказ об увольнении.
• Акт Н-1 о несчастном случае.
• Журналы инструктажей по пожарной безопасности.
• Бумажные трудовые книжки.
• Сведения о трудовой деятельности СТД-Р
  

Начиная с 1 марта 2023 года, работодателям необходимо соблюдать единые требования к составу и формату электронных документов, связанных с трудовой деятельностью, утвержденные приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н (часть 7 статьи 22.1 ТК РФ).

Браузеры для работы клиентского приложения

• Google Chrome, последняя версия;
• Mozilla Firefox, версия 52 и последняя версия;
• Microsoft Edge, последняя версия;
• Safari 10 и выше.

Операционные системы для работы мобильного клиентского приложения

•  Android 5.0 и выше;

Внимание: При использовании Android 5.0 в мобильном приложении будет доступен вход только по логину и паролю. Вход по пин-коду будет недоступен.

• iOS 11 и выше.