Металлоинвест Корпоративный Сервис (АСУПД)

Металлоинвест — один из крупнейших горно-металлургических холдингов. В его состав входят ведущие горнорудные и металлургические предприятия России. Металлоинвест Корпоративный Сервис создан для централизации предоставления услуг по бухгалтерскому и кадровому учету для Лебединский и Михайловский горно-обогатительных комбинатов, Оскольского электрометаллургического комбината и комбината Уральская Cталь, а также последующего расширения на другие предприятия холдинга.

Цели и задачи проекта

Стратегическая цель проекта для Бизнеса - централизация функций бухгалтерского, налогового и кадрового учета управляемых обществ в единую штатную структуру общего центра обслуживания.

Для решения задач по:
• повышению качества предоставляемых услуг;
• уменьшения затрат на канцелярские расходы, взносы и оплату работы персонала;
связанных с предоставлением данных услуг.

Цели проекта

• Создание системы для автоматизации функционала ОЦО на базе решения 1С:Документооборот.
• Обеспечение стабильной работы и быстродействия системы в условиях высоких нагрузок, связанных с большими объемами документов и процессов.

Задачи проекта

• Создание автоматизированной системы учета процессов и документов (АСУПД).
• Настройка и адаптация АСУПД с учетом особенностей документооборота каждого из управляемых обществ.
• Испытание системы при нагрузочном тестировании в условиях опытной эксплуатации: около 6 млн документов и 3 млн процессов в год.

Ситуация до старта проекта

До старта проекта на каждом предприятии - производился независимый учет первичных документов: регистрация, сканирование, организация хранения и обработки. Однако, в связи с расширением деятельности и увеличением численности персонала, возникла необходимость в унификации бизнес-процессов для улучшения качества обработки первичных документов и оптимизации расходов, за счет выделения специализированного центра обработки документов.
На момент старта проекта в Группе Компаний "Металлоинвест" был сформирован многофункциональный общий центр обслуживания (МФ ОЦО), состоящий из фронт и миддл офисов, каждый из которых выполнял определенный этап обработки документов или оказания услуг организациям, входящим в состав холдинга.
Для достижения поставленных показателей качества и эффективности работы МФ ОЦО требовалась система, которая способна обеспечить автоматизацию работы со следующими видами документов:

• документы по бухгалтерскому и налоговому учету;
• документы кадрового администрирования;
• документы по выплатам зарплат, взносов и т.п.;
• заявки на услуги;

и их движение по следующим бизнес-процессам:

• приемка, регистрация и учет поступающих документов;
• сканирование и хранение документов;
• контроль возвратов поступивших документов;
• обмен документами между фронт и миддл-офисами;
• обработку заявок на услуги.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система АСУПД включает в себя два функциональных модуля - автоматизация фронт офисов и миддл офиса. Фронт офисы находятся на каждом из 4 производственных предприятий, миддл офис один - на Базе Оскольского электрометаллургического комбината.
Клиент-серверный вариант работы. Подключение пользователей со всех локаций осуществляется с помощью тонкого клиента по протоколу TCP/IP. Серверная часть базируется на бесплатном ПО Linux + PosgreeSql.

Описание проекта

Проект исполнялся по технологии корпоративного внедрения.
После проведенного обследования и формирования технического задания был разработан и настроен прототип системы, на котором были произведены функциональное и нагрузочное тестирование в соответствии с программой и методикой испытаний.
За время подготовки к опытной эксплуатации системы была разработана эксплуатационная и пользовательская документация и сделано более 30 доработок для технической реализации специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации на базе "1С:Документооборот 8 КОРП".
Выполненные доработки типовой конфигурации позволили решить такие задачи, как:

• повышение удобства интерфейса (изменение форм задач, форм карточек, настройка кнопок для быстрого запуска или прерывания, автопривязки и др.);
• обеспечение максимального соответствия бизнес-процессам (новые реквизиты, доработки справочников, статусов документов и их автозаполнения, менеджера ролей, автоматическое формирование задач и др.);
• гарантия стабильной и эффективной работы системы при высоких нагрузках (доработки массового создания пакетов и карточек, функционала потокового сканирования, механизмов присвоения имен и др.).

После успешного прохождения нагрузочного тестирования было принято решение усовершенствовать АСУПД, создав единую информационную базу вместо ранее использовавшихся 4 отдельных баз предприятий.
На этапе опытной эксплуатации системы было проведено обучение более 400 пользователей в учебных классах, в их числе сотрудники фронт- и миддл-офисов, руководители среднего и высшего звена.
Запуск АСУПД в промышленную эксплуатацию сопровождался очной поддержкой специалистов партнера по внедрению на всех 4 предприятиях одновременно.

Особенности и уникальность проекта

• Стабильность и быстродействие системы в условиях высоких нагрузок. Архитектура решения была испытана при проведении нагрузочного тестирования, во время которого в информационной базе, наполненной данными (2.8 млн документов и 1.3 млн задач) были запущены 200 роботов, которые воспроизводили интенсивный режим работы пользователей, создавая за рабочий день более 20 тысяч документов и выполняя 6 тысяч задач.
• Использование продукта 1С:Документооборот для автоматизации ОЦО. АСУПД - разработанна и построенна на базе решения 1С:Документооборот КОРП с учетом специфических особенностей работы по автоматизации функционала ОЦО.
• Проект был полностью реализован менее чем за 10 месяцев в полном соответствии с планом-графиком работ.
• Было выполнено более 30 доработок стандартной конфигурации программы.
• Единая информационная база вместо 4 отдельных.
• Обучено более 400 пользователей в учебных классах.
• Запуск системы осуществлялся при очном сопровождении специалистов "1С-КПД" одновременно на всех предприятиях.

Результаты проекта

По результатам отчетов о промышленной эксплуатации АСУПД демонстрирует высокие показатели по стабильности и быстродействию при одновременной работе 500 пользователей.

• 150 пользователей являются сотрудниками фронт-офиса, их основная задача в системе – создание, сканирование и отправка документов по маршруту. Ежедневно сотрудники фронт-офиса создают более 10 000 документов и сканируют около 15 000 листов. За 1 рабочий день сотрудник фронт-офиса создаёт 70 документов и сканирует 105 страниц. Помимо функций сканирования, сотрудник фронт-офиса осуществляет прием документов и работу с Заказчиками, прием и регистрация заявок на услуги, коммуникация с представителями Заказчика по услугам.
• 350 пользователей являются сотрудниками мидл-офиса, их основная задача в системе – выполнение задач по запущенным процессам. Ежедневно сотрудники мидл-офиса завершают 6 000 процессов, результатами которых являются: транзакции в учетных системах, подготовленные документы и справки, исполненные заявки. В среднем, сотрудник мидл-офиса за 1 день завершает 18 процессов.

Всего система рассчитана на работу 800 пользователей.

После запуска в промышленную эксплуатацию в 2017 году АСУПД обеспечивает автоматизацию основных бизнес-процессов, которые формируют качество предоставляемых услуг - все документы, подлежащие бухгалтерскому, налоговому или кадровому учету сканируются в АСУПД и передаются на обработку в электронном виде.

Выполненные работы по автоматизации документооборота способствовали:

• снижению затрат времени на создание и обработку документов;
• повышению эффективности работы на автоматизированных участках;
• снижению затрат на канцелярские расходы, оплату труда и сопутствующих расходов;
• повышению прозрачности учета документов;
• улучшению защиты документов при хранении;
• увеличению удобства доступа и поиска документов в единой базе вместо индивидуальных запросов на 4 предприятия.

В 2018 году запущена 2-я очередь проекта, в рамках которой будет подключена система автоматического ввода и распознавания документов, интеграция с учетной системой SAP ERP. Также планируется продолжить работы над развитием возможностей системы для МФ ОЦО.

---

Публикации, связанные с проектом

Подробное описание внедрения АСУПД в "Металлоинвест Корпоративный Сервис" в Справочнике внедренных решений фирмы "1С"

Проект-победитель премии 1С:Проект года 2017

Описание проекта на сайте 1С:Консалтинг