Автоматизация документооборота с помощью 1С:Документооборот в ООО «ВБ-Сервис»

«ВБ-Сервис» крупная российская компания, единственным учредителем которой является Банк ВТБ (ПАО), занимается технической эксплуатацией и хозяйственным обслуживанием объектов, расположенных в г. Москве.

Задачи проекта:

• автоматизировать процессы взаимодействия сотрудников,
• повысить контроль исполнительской дисциплины,
• оптимизировать процессы обработки документации.

Ситуация до внедрения
До начала проекта документооборот в компании был полностью бумажным. При этом компания использовала решение «1С:Зарплата и управление персоналом». Поэтому модернизация документооборота подразумевала интеграцию системы электронного документооборота и «1С:Зарплата и управление персоналом».

Уникальность проекта
Особенность проекта заключается в том, что была осуществлена интеграция «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Сложность интеграции заключалась в том, что до начала проекта «1С:Зарплата и управление персоналом» использовался компанией уже долгий срок, количество данных в системе было значительным. Поэтому было принято решение, что для интеграции нужно перенести часть объектов из «1С:Зарплата и управление персоналом» во внедряемый «1С:Документооборот». Кроме того, пришлось создавать структуры для хранения данных.

Для полной и безболезненной интеграции была проведена серия доработок «1С:Документооборот». Среди доработок можно выделить отражение плановых и неплановых отсутствий сотрудников. Такой модуль не только меняет статус сотрудника, но и отправляет рассылку об отсутствии исполнителя. Модуль также отправляет рассылку о назначении замещающего пользователя, делегирует права заменяющему с учетом срока отсутствия.

В системе разработан модуль «Замещение». Он позволяет отражать совмещение должностей и корректно назначать задачи сотрудникам, которые работают по совмещению, чтобы полноценно контролировать исполнение работы.

Все разработанные модули синхронизируют информацию в том числе и со справочниками «1С:Зарплата и управление персоналом» и позволяют получить необходимую информацию о сотрудниках как в «1С:Документооборот», так и в «1С:Зарплата и управление персоналом».

Результаты проекта
В результате проекта полностью модернизирован документооборот компании, работа с документами и их согласование перешли в электронный вид.

Благодаря тщательной настройке, информация, вносимая в «1С:Зарплата и управление персоналом», корректным образом отображалась в справочниках «1С:Документооборота», что заметно ускорило рабочие процессы между отделом кадров, бухгалтерией и остальными отделами компании.

Увеличилась скорость согласования документов. Скорость согласования кадровой и прочей внутренней документации возросла почти в полтора раза, а скорость согласования договорной — примерно на 15%. Это ускорило процессы подготовки и обмена документами с контрагентами. Учитывая, что «ВБ-Сервис» обслуживает многие объекты в Москве, принадлежащие крупным компаниям, быстрая подготовка и согласование документов способны заметно сократить возможные временные затраты, не позволяющие приступить к оказанию услуг.

Архитектура решения и масштаб проекта
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Архитектура системы является централизованной, то есть серверная часть системы располагается только в центральном офисе компании. Для доступа территориально-удаленных пользователей можно использовать интернет и другие каналы связи, организуемые заказчиком.

Были синхронизированы справочники между «1С:Документооборотом» и «1С:Зарплата и управление персоналом».

Внедрены следующие модули:

1. Регистрация входящих и исходящих документов.
2. ОРД (организационно-распорядительные документы) и протоколы.
3. Служебные записки.