1

Цели и задачи

Ключевой целью стала замена устаревшей СЭД на гибкое современное решение, которое компания сможет развивать и масштабировать собственными силами.

Для достижения этой цели предстояло решить следующие задачи:

• собрать и детализировать требования пользователей и бизнес-подразделений;
• разработать техническое задание на настройку и доработку системы;
• создать и протестировать прототип;
• подключить систему к оператору юридически значимого ЭДО;
• реализовать поддержку подписания документов по МЧД;
• обеспечить взаимодействие с «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерия предприятия»;
• провести обучение сотрудников;
• перевести настройки и доработки в продуктивную среду;
• сопроводить пользователей на этапе запуска и адаптации.

2

Ситуация до старта проекта

На момент начала проекта в АО «НЗМУ» эксплуатировалась система электронного документооборота стороннего производителя, исчерпавшая свой ресурс: её возможностей не хватало для развития автоматизации и адаптации под актуальные процессы.

Интеграция с оператором ЭДО существовала, однако не поддерживала подписание с использованием МЧД, что сужало практику юридически значимого обмена документами. Связи с учетными системами группы — «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия предприятия» — не было вовсе.

Процессы хранения и согласования документов требовали значительных ручных усилий со стороны сотрудников, а задача миграции накопленных данных представляла отдельную техническую сложность.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

• В основе решения — конфигурация «1С:Документооборот 3.0», настроенная и доработанная под требования заказчика;
• система развернута на собственной инфраструктуре АО «НЗМУ»; пользователям доступны тонкий клиент, веб-интерфейс и мобильное приложение;
• файловое хранилище размещено на серверах заказчика;
• реализована интеграция с «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерия предприятия»;
• в качестве сервера баз данных используется Microsoft SQL Server.

4

Особенности и уникальность проекта

Проект выделялся глубиной интеграций и рядом технических решений, не применявшихся ранее в аналогичных внедрениях.

Среди реализованных возможностей:

• подключение к сторонней системе ЭДО с фоновым подписанием документов — без необходимости отдельного входа пользователей в сервис оператора;
• поддержка УКЭП физического лица совместно с МЧД — этот функционал был реализован специалистами «1С-КПД» впервые;
• автоматическое принятие правок в файлах формата DOC/DOCX перед формированием подписной версии документа;
• механизм парафирования документов;
• перенос исторических данных из старой СЭД с применением автоматизированной обработки.

В ходе миграции были приведены в соответствие около 120 реквизитов документов, программный робот выявил и устранил дубликаты среди 17 965 документов, а порядка 87 тысяч листов согласования были сформированы и перенесены в автоматическом режиме.

5

Результаты проекта

По итогам внедрения АО «НЗМУ» располагает современной СЭД, полностью встроенной в корпоративный ИТ-ландшафт и адаптированной под специфику компании.

Достигнутые результаты:

• выполнен переход со старой СЭД на «1С:Документооборот 3.0»;
• процессы документооборота автоматизированы и оптимизированы;
• обеспечена интеграция с «1С:ЗУП», «1С:Бухгалтерия предприятия» и оператором ЭДО;
• реализовано подписание документов с применением МЧД;
• исторические данные перенесены из прежней системы;
• дубликаты документов устранены, хранение данных упорядочено;
• трудозатраты персонала на обработку и согласование документации снижены;
• организован централизованный доступ к документам для структур группы компаний;
• повышены надёжность, прозрачность и управляемость электронного документооборота.