Внедрение 1С:Документооборот ЗАО «Авилон АГ»

Заказчик

АВИЛОН — официальный дилер «Мерседес-Бенц» в России.

Дилерский Центр АВИЛОН — 12 лет на лидирующих позициях по продажам и сервисному обслуживанию «Мерседес-Бенц»: за это время почти 30 тысяч человек стали клиентами Центра АВИЛОН.

Специалисты компании «1С-КПД» привлекались для разработки технического задания на внедрение в ЗАО «Авилон АГ» программного продукта «1С:Документооборот». Подготовленное техническое задание выполнено на качественно высоком уровне и полностью покрывает заявленные ЗАО «Авилон АГ» бизнес-требования к системе.

О проекте

СЭД «Авилон» (система) предназначена для решения задач автоматизации и организации процессов, связанных с учетом контрагентов и документооборота договоров, учета судебных документов. Объектами работ по созданию системы определены структурные подразделения компании, сотрудники подразделений, отвечающие за создание, согласование и подписание договорных документов, актов приема-передачи работ, актов сверок взаиморасчетов, исковых заявлений.

Цели работ

• Повышение организованности работ с контрагентами и договорами;
  

• Обеспечение эффективного контроля за процессами согласования по контрагентам и договорам;

• Обеспечение согласования договорных и учета судебных документов в соответствии с утвержденным регламентом посредством СЭД «Авилон»;

• Сокращение сроков согласования договорных документов за счет автоматизации процесса согласования;

• Организация учета передачи оригиналов документов в ответственное подразделение (бухгалтерию);

• Сокращение бумажного документооборота.

Задачи работ

• Разработать и согласовать с заказчиком функциональные требования к информационной системе обработки контрагентов и договоров (бизнес-язык);
  

• Разработать и согласовать с заказчиком технические требования к информационной системе обработки контрагентов и договоров (технический язык);

• Требования подразделяются на главы по смысловому содержанию, каждая глава ТЗ подразделяется на функциональную и, при необходимости, техническую часть (если из функциональной части не очевидны все требуемые доработки).

Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является ЗАО «Авилон АГ» (далее компания).

Автоматизации подлежат все структурные подразделения компании.

Система инсталлируется и действует на функционирующем оборудовании (включая сетевую инфраструктуру) компании.

Версия платформы «1С:Предприятие», используемая для развертывания системы — 8.2.19.83.

Версия конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП», взятая за основу для реализации проекта внедрения — 1.3.1.6.

Описание бизнес-процессов

Бизнес-процессы верхнего уровня:

• Обработка договорного документа

• Обработка акта приема-передачи работ

Бизнес-процесс «Обработка договорного документа» предполагает прохождение в системе полного жизненного цикла документа: подготовка документа, отправка на согласование, согласование, регистрация, подготовка документа к подписанию, прикрепление скан-копии подписанного документа в карточку договора, передача оригинала документа в бухгалтерию.

Бизнес-процесс «Обработка акта приема-передачи работ» предполагает прохождение в системе полного жизненного цикла документа: автоматическая инициация задачи ответственному сотруднику при наступлении срока исполнения по договору, подготовка документа (создание акта на основании соответствующего договорного документа), подписание, регистрация, передача оригинала документа в бухгалтерию.

Отзыв о внедрении