Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП в АКБ «ГЛОБУС» ОАО

Заказчик

АКБ «ГЛОБУС» (ОАО) учрежден в 1993 году в форме открытого акционерного общества в Москве и является универсальным банком и оказывает полный спектр услуг высокого качества, как для физических, так и для юридических лиц. Частным лицам Банк предлагает большой выбор кредитных программ, разнообразные формы денежных переводов, обслуживание банковских карт международной платежной системы MasterCard, аренду банковских сейфов, выгодные варианты срочных депозитов, иные банковские услуги. Корпоративным организациям — качественное  обслуживание расчетных счетов, возможность кредитования и эффективного размещения свободных ресурсов, обслуживание внешнеторговых контрактов, а также иные  специальные программы, разработанные  с учетом индивидуальных потребностей и пожеланий Клиентов.

Цель проекта — построение системы электронного документооборота, а также автоматизация специфических внутренних процессов банка.

Задачи проекта:

• создание единого хранилища документов компании;
• ускорение процессов обработки документов (согласование, исполнение, рассмотрение);
• организация быстрого поиска документации;
• автоматизация процессов компании, связанных с документооборотом;
• обеспечение контроля исполнительской дисциплины.

Предпосылки для внедрения

С момента создания банка и до 2014 года движение документов осуществлялось в традициях бумажного документооборота. Ежедневно в Банке обрабатывалось порядка 10 входящих и 15 исходящих документов. Поступивший документ рассматривался руководителем организации, в прикрепленный лист контроля им вручную вносились резолюция и исполнители по данному вопросу. Далее сотрудники секретариата должны были ознакомить всех исполнителей с ним по электронной почте и дополнительно обойти их.

При таком подходе, сроки документооборота существенно затягивались: входящая документация обрабатывалась, в среднем, в течение рабочего дня. Для ускорения процессов документооборота руководством компании было принято решение о внедрении СЭД.

Специалисты компании самостоятельно выполнили анализ существующих на рынке решений и в результате сравнения остановили свой выбор на решении «1С:Документооборот», что было обусловлено подходящими стоимостью программного продукта и сроками его внедрения. Функциональные возможности данной СЭД полностью обеспечивали потенциальные потребности организации.

Масштаб проекта

Автоматизация охватила все структурные подразделения и всех сотрудников организации (70 человек). В ходе проекта было выполнено заполнение нормативно-справочной информации, настроена работа с входящими/исходящими, договорными и организационно-правовыми документами, автоматизированы специфические бизнес-процессы банка.

Программа «1С:Документооборот» была интегрирована в систему специфического банковского программного обеспечения, установленного в банке.

Система была внедрена за 3 месяца. На базе «1С:Документооборот» автоматизированы специфические внутренние процессы организации:

• Процесс «Местная командировка»: если сотрудник планирует отсутствовать на рабочем месте (деловая встреча, по личным обстоятельствам или иное), он заводит соответствующую информацию в системе. После согласования с непосредственным руководителем информация поступает в кадровую службу. Таким образом, в организации консолидируется информация по отсутствию сотрудников, которую при необходимости можно отследить.
• Процесс «Заявка на подбор персонала», которая составляется в СЭД руководителем подразделения, отправляется руководителю организации, далее поступает на исполнение ответственному сотруднику кадровой службы. Заявка находится на контроле у руководителя. Когда кандидат выбран, сотрудник кадровой службы запускает поручение о плане прохождения испытательного срока.
• Процесс «Заявки в Управление информационных технологий». После заполнения всех необходимых полей во вкладке «Свойства» запускается процесс согласования. После утверждения руководителем организации заявка исполняется Управлением информационных технологий.

В связи со спецификой банковской деятельности и требованиями по безопасности, сервера организации защищены, веб-доступа у пользователей нет. Подключение осуществляется через тонкий клиент, вариант подключения — файловый. В организации используется специализированное программное обеспечение для банков, «1С:Документооборот» — это первый программный продукт фирмы «1С», внедрённый в организации.

Ключевые результаты проекта:

• Все документы компании регистрируются и хранятся в единой информационной базе (ранее они хранились на сервере, а регистрировались в таблице Excel). В связи с этим поиск нужной информации сократился вдвое. Исключена возможность их утери.
• Скорость документооборота внутри организации выросла в 2 раза. Электронные документы быстро передаются от сотрудника к сотруднику для ознакомления или согласования.
• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Система уведомляет сотрудника о находящейся у него на исполнении, просроченной документации или сроке её обработки. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним.