АО «ВТБ Лизинг»

ВТБ Лизинг АО - ведущая лизинговая компания. Занимает лидирующие позиции в сегменте лизинга легковых и коммерческих автомобилей, грузового и пассажирского транспорта, спецтехники и самоходных машин для субъектов крупного, среднего и малого предпринимательства.

ВТБ Лизинг является частью Корпоративно-инвестиционного бизнеса Группы ВТБ – лидера на рынке инвестиционно-банковских услуг в России.

• оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
• автоматизация процессов взаимодействия сотрудников;
• повышение контроля исполнительской дисциплины;
• сокращение времени согласования финансовых документов;
• улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
• улучшение информированности руководителей подразделений по задачам отдела;

Цели проекта

• Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации Заказчика, включающего 3 бизнес-процесса:

1. согласование Запроса на расход;
2. согласование Договора;
3. согласование Заявки на оплату;

• Интеграция внедряемой системы с информационными системами Заказчика (1С:Хомнет Лизинг, 1С:Консолидация, 1С:ЗУП);
• Передача знания по настройкам модулей ПО специалистам Заказчика (ключевым пользователям и администраторам Системы);
• Разработка механизмов и настройка Системы с учётом специфики бизнеса Заказчика (при необходимости – с внесением изменения в типовую конфигурацию).

Организация работы
Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения, предполагающая разработку новой функциональности и настройку продукта по требованиям заказчика. 

Задачи проекта

• Разработка и настройка необходимых видов документов и маршрутов с учетом специфики работы компании Заказчика;
• Реализация механизма автоматического формирования маршрутов согласования документов в зависимости от вида документа и его реквизитов;
• Интеграция с существующими учетными системами: 1С: Хомнет лизинг 8 и 1С:Консолидация;
• Обеспечение журналирования (аудита) изменений данных документов;
• Настройка система уведомлений по задачам, в том числе на почту;
• Обеспечение работы с задачами по почте, а также посредством web-интрефейса;
• Настройка прав доступа и ролевой модели;
• Подготовка руководств пользователя и администратора;
• Обучение пользователей и администраторов.

Описание внедрения

В ходе внедрения были выполнены следующие работы:
Настроены 4 вида документов:

• запрос на расход денежных средств (Request);
• форма согласования договора (ФСД);
• договор;
• заявка на оплату денежных средств (Invoice);

Настроены 4 маршрута:

• запрос цены;
• согласование цены;
• согласование договора;
• согласование оплаты.

Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:

• в разрезе MIR-кодов (MIR-код – условная маркировка организационной единицы предприятия, для аккумулирования информации по различным финансовым показателям);
• условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
• условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.

Выполнены настройки разграничения прав доступа пользователей (реализованы следующие профили: руководитель подразделения, пользователь, администратор информационной безопасности);

Разработан механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных;

Разработаны автоподстановки: функциональные руководители; владельцы MIR-кодов подготовившего, владельцы MIR-кодов инициатора, владельцы MIR-кодов, кураторы MIR-кодов, исполнители (определение цены), исполнители (по подразделениям);

Настроено более 200 дополнительных реквизитов документов с функцией показа по выбору в зависимости от настройки реквизитов документа;

Разработана форма представления документов для просмотра (вкладка обзор) и рассылки в почтовых сообщениях;

Произведена интеграция внедряемой системы с информационными системами Заказчика (1С:Хомнет Лизинг 8, 1С:Консолидация);

Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс;

Настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте;

Организован учет документов как по головной организации, так и по дочерним компаниям;

Произведена локализация для возможности работы в англоязычных подразделениях;

Проведено обучение пользователей и администраторов системы;

Результаты
Автоматизирован процесс согласования финансовых документов. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Увеличилась скорость согласования финансовых документов в связи с отказом от бумажного документооборота, а также появилась возможность согласования документов посредством почтового клиента. Улучшена исполнительская дисциплина и информированность руководителей по задачам своего подразделения. Повышен уровень контроля изменений документов при согласовании. Повысилась прозрачность процесса согласования документации, т.к. на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов.