Как отразить передачу договора на согласование контрагенту?

Договорная работа предусматривает передачу документов между организациями на этапе согласования, подписания и т. д., поэтому в системе предусмотрен механизм контроля возврата переданного экземпляра договора.

В зависимости от того как проходит процесс согласования договора можно поступать по-разному:

• Если согласование договора не подразумевает передачу бумажных носителей, а проводится, например, по электронной почте, то после создания договора необходимо запустить процесс Согласование, указав в нем сроки и порядок согласования. Ответственный за согласование договора сотрудник создает на основании договора исходящее письмо контактному лицу со стороны контрагента. После поступления письма по электронной почте с результатами согласования, сотрудник указывает в нем в качестве предмета рабочий договор и завершает задачу согласования.
• Если же согласование проводится с передачей бумажных материалов, то необходимо регистрировать исходящие и входящие документы. Тогда процедура изменится — ответственный пользователь создает на основании договора исходящий документ, отражающий передачу бумажного носителя контрагенту. При его регистрации пользователю будет предложено автоматически отразить в системе передачу договора в журнале передач документов, потребуется указать требуемый срок возврата. Когда договор вернется от контрагента, при регистрации входящего документа пользователем в ответ на исходящий будет предложено отразить возврат в ранее созданной записи о передаче.

       Естественно, если во втором случае используется также обмен письмами, то их тоже можно просматривать. Но принципиальное отличие второго способа состоит в том, что передачу бумажных носителей можно отследить в журнале передачи документов (доступен из карточки
договора или через раздел «Документы и файлы» пункт «Журнал передачи»). Это позволяет легко отслеживать договоры, которые не вернулись в срок, а также формировать отчеты по журналу передачи.



       Аналогично система поддерживает механизм передачи договора на подписание (см. вопрос «86. Как отразить передачу договора контрагенту для подписания?»).

       Более подробно о работе журнала передачи документов описано в вопросе «87. Можно ли контролировать возврат переданного контрагенту экземпляра договора?»