Электронный архив документов

Содержание

• Электронный архив документов: преимущества перед бумажным аналогом.
• Виды электронных архивов: какой способ хранения надёжнее?
• Локальный архив: устаревший вид архивирования цифровой документации.
• Облачный архив: один из видов архивирования в интернете.
• Архив в системе электронного документооборота (ЭДО): наиболее современная система хранения.
• Архив на съёмном носителе: не самый безопасный способ архивирования документации.
• Формирование цифрового архива: как перейти на электронное хранение?
• Правила хранения электронной документации: какие требования важно соблюсти?
• Каковы сроки хранения электронной документации?
• Формирование электронного архива документов – пошаговое руководство к действию.
• Внедрение СЭД: с чего начать?
• Подготовка электронного архива.
• Этапы внедрения системы и возможные сложности реализации.
• Какие функции СЭД появятся в скором будущем?

Электронный архив документов: преимущества перед бумажным аналогом

Электронный архив – это не только собрание документов в цифровом виде, но и целая система хранения, подразумевающая особые принципы регистрации, архивирования и систематизации данных. Причём скан-копии документов и электронный архив – не одно и то же (хотя многие эти понятия путают). Скан-копии – это всего лишь цифровые "дубликаты" бумажных документов. В электронном архиве хранится именно цифровая документация, которая является не копией, а оригиналом, изначально созданном с помощью системы ЭДО.

Есть различные виды электронных архивов, но одним из главных принципов цифрового архивирования является взаимодействие хранимой информации и всей системы данных (облачного сервера или программного продукта). Важную роль играет то, как электронная документация учитывается в цифровом архиве, структурируется, классифицируется и предоставляется пользователю по тем или иным параметрам запроса. При этом электронный формат архива намного удобнее бумажного аналога, поскольку имеет ряд важных достоинств.

К преимуществам электронного архива перед бумажным относятся следующие особенности:

• надёжная защита документов от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• быстрый поиск нужных документов, благодаря вводу определённых параметров запроса;
• экономия места (в зависимости от того, большой у вас архив или маленький, вам не придётся выделять под него ни дополнительное помещение, ни даже отдельный шкаф);
• защита документации от порчи, утраты или уничтожения (электронные документы, в отличие от бумажных аналогов, не пострадают при внезапном затоплении или пожаре, а также вследствие кражи или умышленного вредительства);
• возможность удалённого доступа к архиву (актуально при совместной работе над проектом специалистов различных подразделений, при проведении проверок, управленческого учёта и т. д.);
• возможность контроля доступа к документации (система покажет, какой пользователь смотрел тот или иной документ и когда это было);
• сокращение финансовых затрат, связанных с архивированием и содержанием архива (от бумаги, картриджей, папок, стеллажей и шкафов до содержания отдельных помещений и оплату услуг охранного предприятия).

Виды электронных архивов: какой способ хранения надёжнее?

Существуют следующие виды электронных архивов:

• локальный архив;
• облачный архив;
• архив в системе ЭДО;
• архив на съёмном носителе.

К наиболее надёжным способам хранения можно отнести облачный архив и систему ЭДО. Поскольку эти способы хранения защищены от негативного воздействия внешних факторов, такие архивы нельзя украсть, затопить, сжечь или сломать.

Локальный архив: устаревший вид архивирования цифровой документации

Локальный архив – по сути, уже устаревший вид архивирования цифровой документации. Такой архив даёт возможность архивировать документацию на сервере компании (как в серверной, если объём информации очень велик, так и в памяти одного или нескольких компьютеров, если данные компании имеют небольшие объёмы).

Локальный архив имеет определённые недостатки:

• документы плохо структурированы, и отсутствует удобная система поиска по заданным параметрам;
• доступ к документации плохо защищён, и есть риск нарушения конфиденциальности информации;
• практически отсутствует контроль доступа к документации.

Облачный архив: один из видов архивирования в интернете

Облачный архив – один из видов архивирования, который организован прямо в сети интернет. Это обширное файловое хранилище, имеющее довольно большой или даже неограниченный объём памяти на стороннем сервере (зависит от условий провайдера). В данном случае провайдер "сдаёт в аренду" место в облачном хранилище. Доступ к этому хранилищу, и, соответственно, к архиву, осуществляется в режиме онлайн из любой точки мира. Здесь можно не просто хранить документы, но и структурировать их, хотя такая структура будет иметь довольно простой и примитивный вид.

Облачный архив имеет следующие недостатки:

• объём памяти, выделяемый для хранения данных, строго регламентирован провайдером;
• перебои в работе интернета "закроют" для ваших сотрудников доступ к архиву электронной документации;
• поиск документации по заданным параметрам по-прежнему затруднён.

Архив в системе электронного документооборота (ЭДО): наиболее современная система хранения

Архив в системе электронного документооборота (ЭДО) доступен для предприятий, которые работают с цифровыми сервисами 1С, 1С-ЭДО и т. д. Такие предприятия могут в рамках своего сервиса или модуля использовать опции электронного архива (если, к примеру, провайдер предоставляет такую функцию в рамках пакета услуг). Безопасное хранение информации обеспечивает непосредственно провайдер ЭДО; клиент при этом может ограничить возможность просмотра документов в архиве и выдать права доступа определённым пользователям.

Архив в системе ЭДО — наиболее современная система хранения, поскольку обладает следующими преимуществами:

• высоким уровнем безопасности (система позволяет защитить документы от просмотра посторонними лицами, предоставив доступ ограниченному количеству сотрудников);
• автоматизацией процесса создания и архивирования документа (можно установить также сроки хранения);
• структурированием документов (единая система хранения даёт возможность сортировать документы по установленным параметрам);
• практически моментальным поиском нужного документа (можно устанавливать поисковый запрос по тем или иным критериям);
• возможностью контроля любых действий, произведённых с документами (от открытия и просмотра файла и внесения корректировок до отправки документа другому пользователю);
• возможностью интеграции с другими сервисами (при определённом запросе документы из архива в системе ЭДО могут быть направлены в налоговую службу или другие государственные инстанции для проверки).

Для быстрого и корректного создания электронного архива можно воспользоваться готовыми программными продуктами. В данном случае удобнее всего будет использовать модуль «1С: Документооборот», который обеспечит не только грамотное архивное хранение электронных документов, их структурирование и моментальный поиск, но и возможность автоматизации процесса архивирования документации.

Архив на съёмном носителе: не самый безопасный способ архивирования документации

Архив документов может храниться как на флэшке, так и на съёмном жёстком диске. Этот вид хранения подразумевает некую мобильность архива, но увеличивает риски потери данных (при утере флэшки или жёсткого диска, пожаре, краже, умышленной или непреднамеренной порче съёмного носителя и т. д.). Данный вид хранения информации уместен в том случае, если важные сведения будут храниться не только на съёмном носителе, но также и в облачном архиве или в системе ЭДО, что обеспечит защиту документов от безвозвратной потери.

Формирование цифрового архива: как перейти на электронное хранение?

Чтобы понимать, как работать с электронными документами в цифровом архиве, нужно, в первую очередь, разбираться в следующих вопросах:

• в требованиях российского законодательства к электронному документообороту и правилах хранения документов в цифровых архивах;
• в особенностях программных продуктов, которые помогут организовать и систематизировать электронный архив документов.

Чтобы перейти на цифровое хранение, надо будет сформировать структуру архива созданных вами электронных документов, определить порядок архивирования данных и параметры поисковых запросов, по которым пользователи смогут быстро получать необходимую информацию. Перед формированием электронного архива необходимо определиться с правами доступа: кто из сотрудников сможет просматривать документы, а кто не будет иметь такой возможности. Решение всех этих задач можно делегировать своим сотрудникам (но тогда "подвиснут" другие актуальные операционные задачи) или воспользоваться готовыми сервисами, разработанными специально для работы с электронным документооборотом.

Правила хранения электронной документации: какие требования важно соблюсти?

К формированию и хранению архивных электронных документов законодательство предъявляет следующие требования:

• архивные документы должны иметь юридическую значимость в течение всего срока хранения;
• документация в электронном архиве должна иметь установленный перечень атрибутов и метаданных, в том числе должны присутствовать файлы электронных подписей в формате PDF/A;
• для архива должны быть обеспечены меры безопасности хранения, чтобы исключить возможность потери информации, несанкционированного доступа и т.д.);
• резервная копия архива должна храниться в другом месте, чтобы обеспечить сохранность документов в случае непредвиденных обстоятельств.

Каковы сроки хранения электронной документации?

Для хранения электронной документации российским законодательством предусмотрены такие же сроки, как и для бумажных документов.

При этом сроки хранение электронных документов начинают исчислять с 1 января года того года, который следует за годом окончания делопроизводства.

Формирование электронного архива документов — пошаговое руководство к действию

Для формирования электронной системы архивирования информации необходимо выполнить следующие задачи:

• Подготовить электронные документы для хранения: классифицировать их на виды, установить сроки и определить степень конфиденциальности (открытый допуск или для определённых сотрудников).
• Подобрать для электронного архива оптимальное программное обеспечение или сервис с набором необходимых функций.
• Составить план по внедрению электронного архива: как будут создаваться и архивироваться документы, как будет осуществляться передача документации и т. д.

Внедрение СЭД: с чего начать?

Внедрение СЭД (системы электронного документооборота) предусматривает следующие особенности:

• необходимость подготовки архива (пересмотра и структуризации документации, определения основных параметров системы электронного документооборота и т. д.);
• последовательное проведение этапов внедрения системы электронного документооборота;
• возможные сложности при внедрении СЭД.

Подготовка электронного архива

Подготовка электронного архива может включать следующие действия:

• Составление учёта значимой электронной документации компании, с целью определения, какой объём памяти необходим для хранения данной информации в цифровом архиве.
• Подготовку списка сотрудников компании, которые будут работать в системе электронного документооборота (с целью выдачи нужного количества лицензий).
• Определение функциональных особенностей будущего архива.
• Определение принципа принятия в архив электронной документации.
• Подготовку технических инструментов для внедрения системы электронного документооборота (СЭД можно внедрить через современные сервисы, не требующие приобретения специального программного оборудования).
• Подключение и тестирование СЭД.
• Обучение сотрудников предприятия работе в СЭД.

Этапы внедрения системы и возможные сложности реализации

Внедрение СЭД подразумевает следующие этапы:

• уточнение целей и задач;
• анализ системы электронного документооборота;
• оптимизацию СЭД.

При внедрении системы могут появляться некоторые сложности, такие как:

• малый объём цифрового документооборота;
• слабая заинтересованность руководства компании;
• отсутствие структуризации цифрового архива;
• часть контрагентов компании по-прежнему предпочитают оформлять все операции посредством бумажной документации.

Какие функции СЭД появятся в скором будущем?

В ближайшие годы появятся более расширенные и адаптированные под потребности бизнеса функции. Возможности СЭД будут согласованы с требованиями российского законодательства. К концу 2024 года планируется окончательный перевод множества различных документов в электронный формат. По плану это будет транспортная документация, кадровая отчётность и документы по учёту НДС.

Кроме того, с 1 сентября 2023 года уполномоченному сотруднику компании потребуется предоставить машиночитаемую доверенность, чтобы иметь право ставить цифровую подпись на электронной документации, подписываемой от лица предприятия. При этом уже с 2023 года автомобильные грузоперевозчики будут обязаны оформлять необходимые для перевозок первичные документы в электронном варианте (бумажная версия больше не подходит для ведения документооборота в этой сфере деятельности), пока изменения не коснутся производственно-технической, проектной и договорной документации. Но со временем нововведения затронут и эту сферу.

Такие перемены ведут к тому, что провайдеры ЭДО перестраивают и адаптируют свои системы под потребности бизнеса, интегрируют свои модули с государственными информационными системами. Программный продукт улучшается: появляются дополнительные опции, оптимизируются процессы, и вскоре перестанет существовать необходимость в бумажном документообороте – во всех сферах его можно будет заменить цифровой передачей данных.