Как подтверждается юридическая сила электронного документа?

Условия признания юридической силы электронных документов более сложные, чем у бумажных документов.

В настоящее время юридическая сила электронного документа обеспечивается электронной подписью установленного вида.

Однако усиленная квалифицированная электронная подпись – это необходимое, но недостаточное условие обеспечения юридической силы электронного документа. Например, если установлены требования к форме и формату представления документа, срокам его представления, адресу электронной почты, с которого электронный документ должен быть отправлен, неисполнение этих требований влечет оспаривание юридической силы электронного документа.

Юридическая сила электронного документа может быть обеспечена и без применения электронной подписи. Для этого должны быть установлены чёткие условия взаимодействия. Чтобы условия взаимодействия имели юридическую силу, они должны быть закреплены в соглашении сторон об электронном взаимодействии, если речь идёт о внешнем документообороте, или они должны быть закреплены в локальном нормативном акте, если речь идёт о внутреннем документообороте.

Вопрос признания юридической силы электронного документа всегда неразрывно связан с процедурой проверки электронной подписи. При этом документ должен быть обязательно зарегистрирован в системе учета отправленных/полученных электронных документов. Результаты проверки подписи, регистрационные номера, необходимые реквизиты должны отражаться в метаданных электронного документа.

Суд также предъявляет следующие требования к электронным документам:

• электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

• электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью;

• электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись);

• при подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле;

• электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.

Таким образом, на доказательную силу документа влияют такие факторы:

• несанкционированное внесение изменений в документ;

• документ оформлен с нарушением установленного порядка;
  

• оригинал документа уничтожен/утерян до окончания срока хранения;

• срок действия документа на момент представления истек;

• документ подписан неуполномоченным лицом.