Хранение электронных документов

В этой статье мы подробно расскажем:

• какие документы можно хранить в электронном виде;
• какие требования предъявляются к хранению ЭД (электронных документов);
• где можно хранить электронную документацию;
• какие сроки хранения архивов в электронном виде;
• как ЭД передаются в архив;
• можно ли выдать ЭД из архива, и как;
• как уничтожать ЭД.

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Прежде всего оговорим важный нюанс – когда мы говорим об ЭД, то имеем в виду документ, который был создан и подписан в электронном виде, а не бумажный документ, который отсканировали и оцифровали уже после завершения его пути в делопроизводстве. Скан не является юридически значимым ЭД, хотя его использование в электронной форме, безусловно, удобно. Для сканов необходимо хранить их бумажные оригиналы. Отметим, что "1С:Документооборот" умеет вести учет хранения и бумажных документов (можно указать место хранения, кол-во листов и другие данные), и ЭД.

ЭД, которые были созданы и подписаны правильным образом в электронной форме, в этой же форме можно хранить. Но не каждый документ разрешается создавать в цифровом виде. Рассмотрим отдельно правила относительно внутренней, внешней и первичной документации.

Внутренние документы

Электронный оборот и хранение документации сейчас разрешено почти для всех видов внутренних документов, за исключением небольшого количества кадровых. При этом такое использование и хранение должно быть оговорено во внутренних регламентах организации, плюс у всех ответственных лиц документа должны быть электронные подписи. Что касается кадровых документов, то для перевода их в цифровой формат дополнительно требуется согласие работника.

Не разрешено хранение в электронном виде:

• актов о несчастном случае на производстве;
• трудовых книжек, других сведений о трудовой деятельности;
• журналов (или других документов) о прохождении инструктажей по охране труда;
• приказов об увольнении.

Внешние документы

Внешнюю электронную документацию вы также можете хранить в электронном виде – как она и была создана. Главное, чтобы документ был сформирован и подписан по всем правилам. Юридическая значимость внешнего ЭД обеспечивается либо усиленной квалифицированной электронной подписью, либо соглашением с контрагентами о взаимном признании электронных подписей. И, конечно же, для обмена документами лучше использовать не обычную электронную почту, а специализированную систему ЭДО, с встроенным функционалом квалифицированных электронных подписей.

В цифровом виде можно хранить:

• счета;
• транспортные накладные;
• договоры;
• протоколы разногласий;
• акты сверок и другую документацию.

Первичные документы

Все виды первичной учетной документации могут использоваться и храниться в электронной форме. Но так как ФНС уделяет таким документам большое внимание и может запросить для проверки, есть нюанс. Часть из них являются формализованными ЭД, то есть такими, чей формат жестко регламентирован приказами ФНС. Хранить их можно только в формате xml; кроме того, есть правила заполнения реквизитов формализованных документов.

На данный момент формализованы:

• счет-фактура и корректировочный счет-фактура;
• универсальный передаточный документ (УПД) и корректировочный УПД;
• документ о передаче товаров (ТОРГ-12);
• акт приемки расхождений;
• акт приемки работ.

Остальную документацию можно хранить в произвольных форматах: tif, pdf, jpg или png.

Требования к хранению электронных документов

Хранение документов в электронном виде регламентированы ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 и Приказом Министерства культуры РФ № 526 (последний является, скорее, рекомендательным, однако будет разумно его учесть). Согласно этим нормативным актам владелец архива должен обеспечить:

• хранение электронного документа не менее, чем в 2 экземплярах, в разных местах или на разных устройствах;
• возможность открыть, прочитать, проверить состояние, перезаписать документ – например, хранить и обслуживать технические средства, программное обеспечение для этого;
• сохранность документов, защиту от несанкционированного доступа. Владелец архива несет полную ответственность за уничтожение, повреждение, незаконную рассылку или копирование ЭД;
• читаемость документа. Распространенной ошибкой является, например, чрезмерное сжатие файлов для экономии дискового пространства – текст документа может стать в результате нечитаемым;
• соблюдение единого формата файлов электронного документооборота для долговременного хранения – PDF/A-1;
• идентификацию и маркировку ЭД – так, чтобы можно было объединять ЭД в группы, а также при необходимости оперативно найти и представить в контролирующие органы нужный документ;
• понятную структуру номенклатурных дел, связь между архивными документами. В "1С:Документооборот" последнее реализовано с помощью удобной системы ссылок между связанными документами;
• регулярное перезаписывание (не реже раза в 5 лет). Необходимо заменять носители, так как старые со временем могут отказать. Также нужно учитывать изменение технологий и по возможности перезаписывать ЭД в новые форматы.

Способы хранения электронных документов

Документы долгосрочного хранения можно разместить:

1. На внешних носителях. Недорогой, простой, но при этом самый ненадежный способ. Флешку или внешний диск легко потерять или механически повредить. У них ограниченный ресурс перезаписи, который часто меньше заявленного. Серьезную защиту от несанкционированного доступа на таких носителях организовать невозможно.
2. Локальный архив на компьютере. Также сравнительно простой и дешевый, но не очень надежный способ. На компьютере можно организовать только самое простое разграничение прав доступа, при этом оно будет неудобным для пользователей архива. Данные в локальной сети легко украсть, повредить вирусом, так как обычно информационная безопасность на большинстве предприятий организована на самом низком уровне. Компьютер может сломаться, и тогда архив может быть полностью утерян.
3. Облачный архив. Его единственная особенность - для доступа к данным нужен интернет. В остальном он полностью соответствует всем требованиям к хранению архива с ЭД: есть несколько уровней доступа, высокий уровень защиты от взлома и физического уничтожения данных.
4. Системы электронного документооборота. Чаще всего они предлагают в комплексе и организацию электронного архива и архива долговременного хранения. Такая функция есть в "1С:Документооборот", "1С:Архив", а в связке с "1С:ЭДО" будет также работать функция обмена документами с внешними контрагентами. В "1С:Документооборот" можно организовать гибкую систему разграничения прав доступа к документам, плюс система по умолчанию хорошо защищена от несанкционированного доступа. В ней реализована удобная структура номенклатурных дел, с учетом, в том числе, и бумажных архивных документов.

Сроки хранения электронных документов

Сроки для ЭД совпадают со сроками хранения их бумажных аналогов. Сейчас они определяются Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, точнее, Перечнем, который был утвержден этим приказом. По каждому виду документа установлен свой срок хранения. По некоторым кадровым он зависит от даты создания: до 2003 года - 75 лет, начиная с 2003 года - 50 лет.

Передача ЭД в электронный архив

Для хранения электронные документы передаются в архив. Некоторые ошибочно полагают, что если ЭД находится в системе электронного документооборота, или хранится у вас на компьютере, это и есть архивное хранение. На самом деле документ необходимо особым образом обработать, чтобы обеспечить его защиту и сохранность, а также зафиксировать его передачу в архив.

Есть определенные требования и рекомендации для передачи электронных дел. Если вы не используете программу СЭД, которая автоматически учитывает все законодательные нормы при организации работы с архивом, то вам нужно с ними ознакомиться самостоятельно. В числе таких требований:

• преобразовать ЭД в формат долговременного хранения – PDF/A-1;
• проверить файлы на неповрежденность (открываются, содержат полную информацию) и читаемость;
• систематизировать, распределить документацию по архивным делам;
• "упаковать" каждое дело в контейнер – zip-архив, вместе с ПО для открытия и чтения файлов;
• просканировать носители, предназначенные для хранения, антивирусной программой и т. п.

Использование 1С Документооборот в этом плане существенно сэкономит вам время. Все, что нужно будет сделать для передачи документов в электронный архив, это сформировать дела в программе (если они еще не сформированы), создать документ передачи с перечнем дел и провести его. Далее эти документы автоматически появятся в системе "1С:Архив".

Выдача электронной документации

Во время хранения документации может потребоваться выдать ЭД из архива по внутренним корпоративным запросам или внешним (например, от контролирующих органов). Полное изъятие и передача, как было бы с бумажным документом, не предусмотрены – ЭД выдается путем копирования. Достоверность копии легко проверяется, так же как и наличие ЭЦП.

Если вы используете "1С:Документооборот" с интеграцией "1С:ЭДО", то можно организовать оперативную выдачу документа не только в локальной сети, но и удаленно, в том числе внешнему контрагенту.

Факт выдачи документа заносится в специальный электронный журнал, где отражается:

• организация или внутрикорпоративное подразделение, которое запросило документ;
• ФИО запросившего, должность;
• дата выдачи;
• учетные данные выдаваемого документа
• дату возврата документа
• и др.

Уничтожение ЭД

Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще. Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела. Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.

При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс. Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все. Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.

Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:

• используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
• в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.

Заключение

Основная проблема хранения документов в электронном виде заключается в необходимой для этого инфраструктуре. Чтобы обеспечить сохранность важной документации и документов, которые должны храниться длительное время, можно организовать архив:

• на внешних жестких дисках;
• в облачном защищенном хранилище;
• на локальных серверах компании.

При этом нужно обеспечить дублирование информации на разные носители, установленный законом формат документов и другие меры для сохранности документации и возможности ее открыть и прочитать через долгое время.

Также электронную документацию можно хранить в системе электронного документооборота, на локальном сервере компании. В этом случае система СЭД + ЭДО выступает как способ хранения документации и одновременно решает проблему быстрой пересылки нужных документов. Для этого, например, подходит связка программных продуктов "1С:ЭДО" и "1С:Документооборот" (или другой продукт "1С"). Она позволяет надежно хранить документацию, а при необходимости быстро обмениваться юридически значимыми и защищенными документами с контрагентами и проверяющими органами.

Узнайте подробнее о том, как подключить «1С-ЭДО»

Подробнее об электронном архиве:

Какие электронные документы рекомендуется долгосрочно хранить в электронном архиве?