Как повысить исполнительскую дисциплину на 20%

Вопрос повышения исполнительской дисциплины часто стоит в компаниях очень остро. С ростом количества сотрудников контроль руководителя за выполнением задач превращается в долгое и неблагодарное занятие.
В этой статье мы рассмотрим, как, используя инструменты автоматизации Битрикс24, перевести часть функций руководителя по мониторингу и контролю за задачами подчиненных на роботов.
Представим обычную ситуацию, когда сотрудник не выполняет задачу вовремя - исполнитель не успел или не разобрался.
Какие функции в работе руководителя мы можем автоматизировать?

1. Отследить просроченную задачу.
2. Перевести ее в стадию нашего повышенного внимания.
3. Назначить соисполнителя для решения задачи, например, более опытного сотрудника.
4. Добавить время на выполнение задачи.
5. Уведомить обо всем произошедшем ответственного, соисполнителя и руководителя.

Изначально наша ситуация по задачам выглядит так – есть просроченная задача в колонке «Отдел продаж».

Перейдем в окно настройки роботов и триггеров. Для добавления нового элемента автоматизации нажмите на «+» под названием колонки. В левой части нового окна выберем «Триггеры».

Триггеры – это автоматические процессы, которые выполняют заданные действия при наступлении определенных условий, например, отслеживают просроченную задачу.


Роботы – это тоже автоматизированные процессы, выполняющие заданные функции (уведомление сотрудников, постановка типовых задач, изменение задачи или ее статуса), находятся в разделе «Для сотрудника». Они и будут производить все необходимые нам действия с просроченной задачей.


Вторым пунктом нашей автоматизации было изменить стадию на ту, где требуется особое внимание – стадия «На контроле».

В третьем пункте мы хотели пригласить к выполнению задачи более опытного сотрудника – добавить соисполнителя. У задачи уже могли быть другие соисполнители, чтобы они не удалились из задачи обязательно поставим возможность «Дополнить множественные поля вместо перезаписи» - «Да».

Чтобы закончить работу по задаче, даже при помощи опытного специалиста, потребуется время – добавим два дня к крайнему сроку задачи. Это наш четвертый пункт автоматизации.

В заключении мы хотели уведомить ответственного и соисполнителя по задаче, а также их руководителя о просрочке задачи. Это можно сделать при помощи стандартных всплывающих уведомлений, но при большом количестве сотрудников, работающих активно на портале, подобных уведомлений может быть огромное количество. Такая ситуация могла послужить одной из причин срыва сроков нашим ответственным по задаче. В нашем случае мы уведомим всех заинтересованных в ленте новостей, используем для этого соответствующего робота.

В итоге набор по автоматизации будет выглядеть следующим образом.

Теперь посмотрим, какие изменения произошли с нашей задачей в следствие примененной автоматизации. Она переместилась в колонку «На контроле» и крайний срок изменился на новую дату.

В ленте «Новости» сотрудники, указанные в роботе «Добавить новость», увидят следующее сообщение.


Этот и аналогичные варианты автоматизации существенно повышают исполнительскую дисциплину и помогают в решении повседневных задач сотрудников, снимают с руководителя «тяжелый груз» постоянного мониторинга и необходимости «тянуть» сотрудников.