1C:Документооборот в коммерческом отделе, отделе продаж

Содержание

• Проведение оценки
• Подготовка коммерческих предложений
• Подготовка договоров
• Заключение

Коммерческий департамент и отдел продаж — стратегически важные подразделения компании. Результаты их работы во многом зависят от качества и скорости обработки документов. В этой статье мы расскажем, как изменится работа сотрудников этих отделов после внедрения системы 1С:Документооборот. Проведем сравнение на примере трех видов документов: материалов для оценки проектов, коммерческих предложений и договоров.

Проведение оценки

Первый шаг к успеху любого проекта – правильная оценка его стоимости.

До внедрения системы. Если в компании не используется система электронного документооборота:

• Менеджерам компании-подрядчика сложно собрать в одном месте полный пакет документов для оценки, которые поступают от заказчика разными порциями в разное время. 

• Часть документов теряется в папках менеджеров, каждый из которых ведет множество проектов;

• Для оценки могут быть использованы устаревшие версии документов.

• Снижается точность оценки. Подрядчик может взять на себя завышенные обязательства и вместо доходов получить убытки.

• Проведение оценки может занять несколько дней.

После внедрения системы. 1С:Документооборот позволяет хранить полный пакет материалов проекта в карточке документа.

• Документы легко добавляются в карточку из электронной почты.

• Сотрудники работают с последними версиями документов.

• Данные всегда доступны специалистам, участвующим в оценке.

• Риск ошибок сводится до нуля.

• Проведение оценки занимает несколько часов, вместо нескольких дней.

• Точная оценка служит основой для качественного коммерческого предложения.

Подготовка коммерческих предложений

Следующий шаг к успеху проекта – адекватное коммерческое предложение.

До внедрения системы. Пока в компании не внедрена СЭД, сотрудники используют шаблоны коммерческих предложений и дополнительную информацию из сторонних интернет-источников.

В итоге:

• Подготовленные документы не учитывают отраслевую специфику и уникальные особенности компании.

• Менеджеры в среднем тратят до 3 часов на подготовку каждого предложения и до часа – на его доработку.

• Сроки отправки предложений клиентам увеличиваются, шансы на позитивный отклик потенциального заказчика – снижаются.

После внедрения системы. Система предоставляет актуальные и унифицированные шаблоны документов, которые регулярно обновляются.

Это помогает:

• Исключить использование устаревших форм;

• Обеспечить соответствие корпоративным стандартам;

• Упростить проверку и минимизировать доработки.

• Ускорить работу до 20 минут вместо нескольких часов.

Подготовка договоров

Третий шаг – тщательно подготовленный и своевременно подписанный договор.

До внедрения системы. Отсутствие централизованного хранения договоров приводит к путанице в версиях и нарушению сроков заключения контрактов.

Например:

• Менеджеры используют устаревшие шаблоны.

• Версии договоров теряются или отправляются с некорректными правками.

• Контроль за процессом согласования затруднен.

• На согласование договора уходит от нескольких дней до недели.

После внедрения системы. Система делает прозрачным процесс согласования договоров и гарантирует использование только актуальных шаблонов и версий документов. Все изменения фиксируются, а действия – максимально автоматизированы.

Это позволяет:

• Исключить ошибки в версиях договоров;

• Упростить процесс согласования;

• Повысить прозрачность работы с документами.

• Ускорить работу до 2 часов вместо нескольких дней или недель.

Заключение

Внедрение 1С:Документооборот трансформирует работу коммерческого департамента и отдела продаж. Сотрудники избавляются от рутины и повышают производительность, а клиенты получают более качественное обслуживание. Внедрение системы приносит компании:

• Сокращение времени на обработку документов.

• Повышение эффективности проектов.

• Рост клиентоориентированности и конкурентоспособности компании.