В системе 1С:Документооборот обеспечена поддержка машиночитаемых доверенностей (МЧД). Это аналог бумажной доверенности на подписание юридически значимых электронных документов от имени компании. Раньше, чтобы делегировать сотруднику право подписывать электронные договора и другие документы, компания предоставляла ему квалифицированную электронную подпись юрлица с данными этого сотрудника и организации. С 1 сентября 2024 года компании обязаны использовать другой порядок: сотрудник подписывает документы собственной квалифицированной электронной подписью, выданной ему как физическому лицу, и подтверждает свои полномочия машиночитаемой доверенностью.

Требования законодательства

Переход на МЧД – часть масштабной правовой реформы, которая также включает в себя обновление системы выдачи квалифицированных сертификатов и развитие технологий квалифицированной электронной подписи. Реформа стартовала с принятием Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который внёс существенные изменения и дополнения в Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ. Окончание реформы, изначально запланированное на 1 января 2022 года, несколько раз переносилось из-за неготовности бизнеса к работе по новым правилам. Тем не менее, с 1 марта 2022 года у компаний появилась правовая возможность использовать МЧД. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов юрлиц сотрудникам компаний. А с 1 сентября 2024 года, согласно Федеральному закону от 04.08.2023 № 457-ФЗ, прекращается действие всех ранее выданных сертификатов. С этого момента, подписывая документы с контрагентами, госорганами, кадровые документы, сотрудники компаний обязаны:

• Использовать собственную усиленную квалифицированную электронную подпись физического лица;
• Подтверждать свои полномочия с помощью машиночитаемой доверенности, выданной компанией.

Как использовать МЧД в 1С:Документообороте

Машиночитаемая доверенность – файл в формате xml, в котором указана информация о компании-доверителе, её представителе (уполномоченном работнике) и выданных полномочиях. В 1С:Документообороте поддерживается полный цикл работы с машиночитаемыми доверенностями: создание, подписание, регистрация МЧД в реестре Федеральной налоговой службы России. Также компания может в любой момент отозвать свою электронную доверенность из реестра (например, если сотрудник уволился, перешел на другую должность или лишился доверия).

Чтобы сформировать машиночитаемую доверенность в системе 1С:Документооборот, необходимо данные организации, сотрудника, которому выписывается доверенность, и его полномочия. Полномочия можно указать текстом вручную либо выбрать из единого справочника-классификатора «Полномочия ФНС МЧД».

Где взять квалифицированную электронную подпись

Руководителю компании МЧД не требуется. Он может подписывать любые юридически значимые документы с помощью квалифицированной электронной подписи, выданной удостоверяющим центром ФНС России или одним из доверенных лиц УЦ ФНС РФ.

Сотрудникам компании, как мы упоминали выше, для подписания юридически значимых документов нужна не только машиночитаемая доверенность, но и собственная квалифицированная электронная подпись физического лица. Такой сертификат хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации. Важно, чтобы все сотрудники, имеющие право подписи, успели получить свой собственный сертификат КЭП физического лица до 1 сентября 2024 года. Это можно сделать в одном из многочисленных удостоверяющих центров.

Компания 1С-КПД предлагает простое и экономичное решение. Сертификат можно получить внутри системы 1С:Документооборот, если подключить к ней сервис 1С:Подпись по цене 750 рублей за лицензию. Сервис обеспечивает получение сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи для физического лица от удостоверяющего центра ООО «НПЦ 1С». Это значительно ускорит переход компании к работе с юридически значимыми документами по новым правилам.

Кроме того, благодаря поддержке сертифицированных криптопровайдеров ViPNet CSP и КриптоПро CSP, обеспечивается шифрование и защита подписанных документов от изменений.

Заключение

Поддержка полного цикла работы с МЧД в 1С:Документообороте, включая создание, подписание, регистрацию и отзыв, позволяет автоматизировать и упростить выдачу электронных доверенностей сотрудникам компании. Интеграция системы с сервисом 1С:Подпись – удобный и экономичный способ получения сотрудниками компании усиленной квалифицированной электронной подписи физического лица. Используя эти возможности, ваша компания может быстро перейти к безопасному и эффективному обмену юридически значимыми документами в соответствии с актуальными требованиями законодательства.