Дорожная карта внедрения СЭД – что это и из каких этапов состоит?

Когда компания задумывается о внедрении СЭД (системы электронного документооборота), то вначале пути может показаться, что этот проект будет долгим и болезненным - пугает большой объем предстоящих задач. А все потому, что неизвестное всегда пугает, но когда «туман рассеивается» и приходит понимание, как пошагово проходит этот процесс, то внедрение СЭД уже не выглядит столь устрашающе.

Мы решили облегчить вам задачу и подготовили описание – из каких этапов состоит проект внедрения СЭД, а также готовый шаблон дорожной карты, который вы можете использовать в своем проекте.

Коротко опишем, что такое дорожная карта и из каких этапов состоит проект внедрения СЭД.
Дорожная карта проекта – это документ, в котором наглядно отображается план проекта - этапы, сроки, ответственные. Этот документ, как правило, формируется в начале проекта, чтобы все участники понимали «куда путь держим». 

Вот основные этапы, которые обычно содержит в себе дорожная карта внедрения СЭД:
1.  Анализ текущего документооборота. 
Определите, какие документы обрабатываются в вашей компании, какие процессы с ними связаны, кто отвечает за каждый этап процесса.

2.  Определение требований к СЭД. 
Составьте список требований, которые должна удовлетворять система электронного документооборота. Это могут быть требования к функциональности, производительности, безопасности и т.д.

3.  Подбор и анализ СЭД. 
Изучите различные системы электронного документооборота, которые соответствуют вашим требованиям. Проведите сравнительный анализ по характеристикам, цене, качеству и т.д.

4.  Внедрение. Внедрите СЭД в организации поэтапно. 
Начните с одного отдела, настройте систему и обучите сотрудников. Затем, постепенно расширяйте внедрение на другие отделы.

5.  Оценка эффективности. 
Оцените эффективность внедрения СЭД. Сравните процессы документооборота до и после внедрения. Определите экономический эффект и время окупаемости.

6.  Поддержка и сопровождение. 
Обеспечьте поддержку и сопровождение СЭД. Обновляйте систему и обучайте сотрудников.

Хотите получить более детальную дорожную карту проекта внедрения СЭД в виде предзаполненной таблицы?

Мы разработали ее специально для компаний, стоящих на пороге автоматизации работы с документами, понимая, насколько важным является наличие такого материала.
Это полезный и удобный инструмент для старта проекта – просто внесите в таблицу сроки, ответственных и получите свою готовую дорожную карту!
Стоит также помнить, что внедрение СЭД - это долгосрочный процесс, длительность которого может исчисляться месяцами или даже годами. Но если подойти в нему правильно и реализовать все этапы, перечисленные выше, то ваша компания получит все преимущества, которыми обладают СЭД.