Можно ли зарезервировать для документа регистрационный номер в программе?

       Регистрация документа — важнейший этап работы с документами.

       Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

       «Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением — упрощение поиска документа».

       Поэтому надо понимать, резервировать номер (т.е. фактически регистрировать документ) до его создания или подписания — неправильно с методологической точки зрения.

       Для резервирования/регистрации документа требуется, как минимум, заполнить обязательные поля в карточке документа, такие как:

•  Вид документа;
•  Наименование документа;
•  Организация.

       Информацию в остальные поля карточки документа можно внести позже.

       Далее пользователю надо не забыть о зарезервированном регистрационном номере документа и обязательно заполнить оставшиеся поля в карточке документа.

       А также, надо понимать и помнить, что:

• Резервировать / регистрировать внутренний документ в программе имеет возможность пользователь, имеющий права доступа на уровне «Регистрация внутренних документов» или «Администратор»;
• Заполнение информации в карточке документа по зарезервированному/зарегистриро-ванному документу возможно в том случае, если в «Настройке доступности по состоянию» установлены соответствующие настройки: Настройка программы - Делопроизводство - флажок «Ограничивать доступность полей по состоянию».

       Соответственно флажок «Ограничивать доступность полей по состоянию» доступен, если установлен флажок «Состояние документов»: Настройка программы - Делопроизводство.