Планирование и документирование проекта

Какие фазы можно выделить в жизненном цикле проекта внедрения?

Основа жизненного цикла проекта внедрения СЭД состоит из шести фаз:

1.      Фаза инициации проекта.

2.      Фаза проектирования.

3.      Фаза разработки.

4.      Фаза обучения пользователей.

5.      Фаза опытной эксплуатации.

6.      Фаза ввода в промышленную эксплуатацию.

При этом проект может разделяться на несколько этапов, существование которых обусловлено необходимостью внедрения несколько релизов СЭД в рамках одного проекта.

 

Какие работы входят в фазу инициации проекта? 

Фаза инициации проекта

Ключевые задачи этапа:

§ Проведение первичного анкетирования Заказчика. Выявление сведений о среднем количестве документов за прошлый год (входящие, исходящие, ОРД), количество сотрудников, предполагаемых к подключению к СЭД, возможностей ИТ-структуры.

§ Определение границ и рамок проекта внедрения СЭД в виде контекстного описания функций и/или перечисление бизнес-процессов предприятия, которые будут автоматизированы в ходе выполнения работ по проекту.

§ Описание границ и рамок проекта всеми заинтересованными лицами.

§ Согласование коммерческих условий выполнения работ по проекту (в случае консалтингового проекта), первичная оценка стоимости проекта.

§ Принятие решения о начале работ по проекту и назначение руководителя проекта. Выявление всех заинтересованных лиц проекта и формирование рабочей группы.

§ Определение необходимых ресурсов для выполнения работ по проекту, каналов коммуникации. Идентификация внешних ограничений проекта и допущений, которые принимаются при планировании работ.

 

Какие работы входят в фазу проектирования системы?

Фаза проектирования системы

Ключевые задачи:

§ Проведение анкетирования и интервьюирования участников автоматизируемых процессов.

§ Анализ и консолидация полученной информации. Формирование списка видов документов, распределение ответственности при обработке документов. Описание бизнес-процессов («как есть»).

§ Проведение краткого обучения ключевых сотрудников Заказчика возможностям СЭД (опционально).

§ Внесение предложений по оптимизации описанных процессов, разработка процессов «как будет». Утверждение описанных бизнес-процессов.

§ Сбор и анализ требований к СЭД. Определение требований к аппаратному и программному обеспечению СЭД. Утверждение требований к СЭД.

§ Определение структуры и категорий внутренних документов, ролей и прав доступа пользователей. (передача форм, помощь в заполнении).

§ Решение вопросов синхронизации при наличии других источников информации (баз данных).

§ Анализ требований Заказчика в разрезе отклонений от типового функционала системы.

§ Оформление согласование и утверждение Технического задания на проект.

§ Разработка, согласование и утверждение методики и программы испытаний СЭД в составе Технического задания на проект.

 

Какие работы входят в фазу разработки?

Фаза разработки

Ключевые задачи:

§ Разработка конфигурации СЭД, в которой реализованы все требования Технического задания.

§ Проведение тестирование СЭД со стороны Исполнителя.

§ Проведение испытаний СЭД со стороны Заказчика. Подписание акта сдачи-приемки.

§ Принятие решения о запуске СЭД в опытную эксплуатацию.

 

Какие работы входят в фазу обучения пользователей?

Фаза обучения пользователей

Ключевые задачи:

§ Подготовка специализированных (по типам пользователей) курсов обучения.

§ Разработка плана и методики проведения обучения.

§ Проведение обучения персонала использованию СЭД.

§ Тестирование и анализ проведения обучения.

 

Какие работы входят в фазу опытной эксплуатации?

Фаза опытной эксплуатации

Ключевые задачи:

§ Подготовка технической инфраструктуры для развертывания СЭД в опытную эксплуатацию.

§ Проведение опытной эксплуатации системы на основе реальных данных.

§ Проведение приемо-сдаточных испытаний (валидации) информационной системы.

§ Организация службы поддержки пользователей на предприятии заказчика или подготовка и заключение необходимых договоров с организациями, которые могут оказывать поддержку на приемлемых для заказчика условиях.

§ Принятие решения о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию с определенной даты, в виде формального документа с доведением до сведения сотрудников предприятия.

§ Эффективное управление изменениями, возникающих по факту использования системы в процессе опытной эксплуатации.

 

Какие работы входят в фазу ввода в промышленную эксплуатацию? 

Фаза ввода в промышленную эксплуатацию

Ключевые задачи:

§ Доведение технической инфраструктуры, которая необходима для работы СЭД до запланированного уровня.

§ Ввод в промышленную эксплуатацию силами Службы поддержки с контролем при оперативных консультациях со стороны разработчиков.

§ Эффективное управление изменениями в требованиях пользователей, возникающих по факту использования системы, и их реализация силами Службы поддержки при оперативных консультациях со стороны разработчиков.

§ Актуализация проектной документации (плана проекта, бюджетов и т.п.) по факту окончания проекта.

§ Подготовка и проведение итогового совещания, посвященного оценке результатов проекта и его формальному закрытию.

 

Основные факторы, влияющие на успешность проектов внедрения

 

10 факторов успеха проекта внедрения СЭД

1.       Ясно поставленные цели.

2.       Подробная детализация плана проекта.

3.       План-фактный анализ на каждой стадии выполнения проекта.

4.       Высокая квалификация руководителя проекта и членов команды.

5.       Выделение одного конкретного ответственного для каждой задачи.

6.       Наличие административной поддержки и высркая вовлеченность персонала.

7.       Достаточное количество времени и ресурсов.

8.       Отлаженное информационное сопровождение проекта и коммуникации в команде.

9.       Хорошая организация и четкая, последовательная структура проекта.

10.    Умение руководителей использовать механизмы поиска и коррекции отклонений.

 

3 ошибки, ведущие к провалу проекта

Провальным принято считать проект, в котором произошло нарушение хотя бы одного из критических параметров:

1.       Сроки.

Ошибка: неверная оценка временных затрат на работы (срыв сроков).

2.       Стоимость.

Ошибка: некорректная оценка стоимости.

Ошибка: увеличение стоимости работ за счет разработки некачественного ТЗ.

3.       Объем.

Ошибка: увеличение объема работ за счет составления некачественного ТЗ.

Ошибка: поверхностная верификация системы, порождающая доработки.

 

Управление ожиданиями заказчика в случае отклонений

1.       Документирование (качественное ТЗ, спецификация СЭД, протоколы совещаний).

2.       Регулярное проведение правильно организованных совещаний и оформление статус-отчетов по их итогам позволяет за промежуток времени между ними выявить и проинформировать Заказчика о возможных рисках, составить подробный план работ и предупреждающих мероприятий, которые необходимо осуществить.

3.       План работ необходимо регулярно актуализировать совместно обеими сторонами команды и пересматривать в случае выявления отклонений. По каждому из них – должен быть назначен конкретный ответственный за выполнение работ и отдельно – за прием результатов.