Рабочая группа проекта. Документирование деятельности

Требования к оформлению документов

    Формы документов и формы взаимодействия должны быть предусмотрены Положением о рабочей группе. Документы, не зафиксированные в Положении о рабочей группе, к рассмотрению рабочей группой и сторонами не принимаются.

«Детальный план работ»
Внешний вид - таблица, содержащая разделы (столбцы):
•    «Номер». Цифровой идентификатор мероприятия для каждой строки таблицы.
•    «Мероприятие». Описывается элементарный объем работ, измеримый во времени, имеющий однозначную трактовку, оцениваемый результат и персональную ответственность.
•    «Срок». Указываются даты начала и завершения работ для каждого мероприятия.
•    «Ответственный за исполнение». Перечисляются ответственные исполнители за реализацию мероприятия. Допускается персональная и групповая ответственность, однозначно определяющая лиц, участвующих в работах.
•    «Результат». Указывается оцениваемый результат работы, который может быть физически представлен Рабочей группе.
•    «Форма». Указываются документы, формально подтверждающие факт выполнения работ, требующие утверждение рабочей группой.
Документ содержит «шапку»:
•    «Название документа»
•    «Дата создания документа»
Документ содержит «подписи сторон»:
•    «От Исполнителя:»
•    «От Заказчика:»
Подписи указываются поименно для всех участников рабочей группы в разрезе сторон. Указание должностей необязательно.
Документ содержит раздел «Утверждаю:», отражающий утверждающую подпись.
Готовит Исполнитель. Рассматривает и утверждает рабочая группа.
Документ «Детальный план работ» является действительным, если он подписан сторонами и утвержден.

«Протокол совещания рабочей группы»
Внешний вид аналогично плану - в таблице с разделами:
•    «Название документа»
•    «Номер Документа», устанавливается порядковая сквозная нумерация протоколов, однозначно их идентифицирующая.
•    «Дата документа»
•    «Утверждаю:», отражающий утверждающую подпись.
•    «Участники», перечень участников, присутствующих на совещании
•    «Слушали», перечисляются вопросы, обсуждаемые на совещании рабочей группы с указанием лиц, инициировавших рассмотрение вопроса.
•    «Решили», описываются решения рабочей группы по рассмотренным вопросам. В случае добавления по решению новых мероприятий, в разделе должны быть отражены требования со 2 по 6 включительно требований к оформлению документа «детальный план работ»
Документ содержит «подписи сторон»:
•    «От Исполнителя:»
•    «От Заказчика:»
•    «От Соисполнителя:» (если участвовал)
Готовит секретарь совещания рабочей группы
Подписывают все участники совещания.
Документ «Протокол совещания рабочей группы», является действительным, если он подписан руководителями проекта Заказчика и Исполнителя.

«Технический акт»
•    «Название документа»
•    «Номер Документа», устанавливается порядковая сквозная нумерация актов, однозначно их идентифицирующая.
•    «Дата документа»
•    «Содержание документа». Перечисляются мероприятия со ссылкой на Детальный план либо протокол, который однозначно описывает мероприятие. Допустимо подробное описание работ и услуг с перечнем их составляющих, выполненных ответственной за исполнение стороной,
•    Документ содержит «подписи сторон»:
•    «От Исполнителя:»
•    «От Заказчика:»
•    «От Соисполнителя:» (если участвовал)
Готовит и подписывает представитель «Ответственного за исполнение» (Заказчик либо Исполнитель), указанный в пункте Детального плана работ, либо в протоколе.
Принимает и подписывает Принимающая Сторона (представитель Исполнителя либо Заказчика соответственно). Документ «Технический акт», считается действительным, если он подписан сторонами.

«Запрос»
•    «Название документа»
•    «Префикс и Номер Документа», устанавливается порядковая сквозная нумерация запросов, однозначно их идентифицирующая в разрезе сторон и Соисполнителя. Префикс «И» для нумерации своих запросов проводит Исполнитель, «З» - Заказчик, «С» - Соисполнитель.
•    «Дата документа»
•    «Содержание документа». Перечисляются для вынесения на обсуждение рабочей группы вопросы, пожелания, предложения, замечания, рекламации и претензии.
Документ содержит «подпись» инициатора:
Исполнителя, Заказчика либо Соисполнителя
Готовит инициатор запроса – любой участник рабочей группы.
Документ «Запрос» считается действительным, если он подписан любым участником рабочей группы.