ТИРАЖИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ООО "ФИНАНСБИЗНЕСГРУПП" (ДОЧЕРНЕЕ ПРЕДПРИЯТИЕ АО "ВТБ ЛИЗИНГ")

Описание проекта
Цели проекта

Основные цели внедрения Электронного Архива: повышение эффективности бизнес-процессов в части формирования Электронного Архива по лизинговым и арендным сделкам, обеспечение контроля наличия и верификации документов, сокращение времени на поиск документов, создание структурированного и упорядоченного электронного архива документов. В рамках проекта также реализована возможность быстрого подбора документов и формирование отчетности для проверяющих и надзорных органов.

Задачи внедрения:

• Организация структурированного и упорядоченного хранения электронных документов по лизинговым и арендным сделкам в едином хранилище;
• Обеспечение сохранности информации, надежное хранение документов, в том числе в разных форматах;
• Соблюдение режима конфиденциальности доступа к документам, информации ограниченного доступа и безопасности данных. Управление правами доступа к электронным документам в соответствии с внутренними регламентами компаний, входящих в контур внедрения;
• Поддержка жизненных циклов и актуальности состояний документов;
• Ведение регистрации и учета всех данных по документам;
• Повышение качества обработки документов, минимизация ошибок, снижение операционных и репутационных рисков.
• Повышение уровня удовлетворенности пользователей за счет представления удобного инструмента для быстрых и эффективных действий по работе с документами организации.
• Быстрый и расширенный поиск информации по документам, получение необходимой управленческой и аналитической информации о документах.
• Возможность массовой выгрузки электронных документов из Архива с требуемыми параметрами.
• Интеграция с учетными системами компании.
• Формирование статистических и отчетных форм.
• Отсутствие прироста численности персонала при существенном росте объемов бизнеса и документов.

Ситуация до внедрения

АО ВТБ Лизинг – один из ведущих игроков лизинговой отрасли России, является частью Корпоративно-инвестиционного бизнеса Группы ВТБ – лидера на рынке инвестиционно-банковских услуг в России.

ООО "ФинансБизнесГрупп" — одна из ведущих универсальных лизинговых компаний России, которая является дочерней компанией АО ВТБ Лизинг. ООО "ФинансБизнесГрупп" является одним из лидеров в сегменте лизинга подвижного состава, предоставляя в лизинг различные виды железнодорожного транспорта.

ВТБ Лизинг также финансирует приобретение легкового, грузового и специализированного автотранспорта, телекоммуникационного, медицинского, промышленного и нефтегазового оборудования, а также морских и речных судов.

Каждую лизинговую сделку сопровождает большой объем документов, сопутствующих сделке и напрямую связанных с предметом договора - в общей сложности до более 23 000 сопровождающих документов. Структурировать такое количество документов – нетривиальная задача, с которой мастерски справились архивисты группы компаний АО ВТБ Лизинг, сформировав в файловом хранилище единую структуру папок для каждой сделки. Но файловое хранилище не было интегрировано с основными операционными системами, все типовые операции по обработке документов осуществлялись сотрудниками архива в ручном формате. Некоторые документы необходимо было обрабатывать очень оперативно, чтобы предоставить доступ к ним участвующим в сделке сторонам, но из-за ручного труда это было весьма затруднительно.

Еще один сложный и трудозатратный момент – работа по запросам налоговых органов. В довольно сжатые сроки необходимо было вручную подобрать в файловом хранилище полный пакет документов, выгрузить файлы и составить опись документов. На поиск и подбор документов в хранилище требовалось достаточно много времени. Поэтому создание цифрового архива стало насущной потребностью компании, что позволило бы оптимизировать процессы по работе с документами. Существенным требованием было сохранить древовидную структуру хранилища, созданную сотрудниками архива.

На момент первой очереди внедрения электронного архива в АО ВТБ Лизинг уже существовало решение СЭД "1С:Документооборот". Это же решение было использовано ранее для структурированного хранения документов в блоке Автолизинг. Поэтому выбор конфигурации для электронного архива корпоративного блока ВТБ Лизинг, а после ООО "ФинансБизнесГрупп" был очевиден.

Организация работы:
Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения. Она предполагает анализ текущего состояния электронного архива блока Автолизинг и файлового хранилища, совместную проработку плана внедрения, а позже при успешном внедрении в корпоративном блоке АО ВТБ Лизинг - масштабирование в ООО "ФинансБиззнесГрупп".

Уникальность и инновационность проекта

Особенностью данного проекта стала реализация следующих функций:

1. Карточка документа является основным навигационным элементом системы. Досьеобразующий документ формирует под собой дерево сделки, из карточки которого доступны все подчиненные документы и сопутствующие сделке файлы.

2. При создании нового документа Система автоматически выстраивает структуру папок хранения подчиненных документов, а механизм загрузки данных из учетной системы распределяет документы по нужным папкам.

3. В электронном архиве реализовано два способа хранения документов по сделкам:

1) В реестре внутренних документов

2) В файловом хранилище

И в том и другом случае документы/файлы группируются в список разделов, идентичный древовидной структуре сделки.

4. Также уникальной особенностью проекта стал объем перенесенных исторических документов. В ходе внедрения и тиражирования исполнителем выполнена миграция, а заказчиком произведена выверка более 750 000 документов.

Публикации о проекте

• Тиражирование системы электронного архива ООО "ФинансБизнесГрупп" (дочернее предприятие АО "ВТБ Лизинг")

Результаты проекта

1. Перевод хранения всей документации с файлового сетевого ресурса в автоматизированную систему Электронный архив. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного архива, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.
2. Оптимизация процессов обработки документов (поиск, регистрация, верификация). Повысилась прозрачность учета документов, сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля исполнительской дисциплины сотрудников в части работы с документами.
3. Автоматизация процессов массовой выгрузки документов по запросам налоговых органов и ежеквартального подбора документации по возмещению НДС. Предусмотрено информирование системой о недостающих или некорректно выгруженных файлах. Документы предоставляются в любом объеме и в указанный срок. Уменьшение времени на подбор документов влечет сокращение времени на передачу документов по запросу, а также экономит трудовые ресурсы. Предусмотрена дальнейшая интеграция с системой налогового мониторинга.
4. Интеграция системы 1С:Документооборот и системы Хомнет, разработка универсальных интеграционных сервисов, которые позволяют подключать новые системы к Электронному архиву без доработок на стороне ЭА.
5. Появление удобного инструмента для быстрых и эффективных действий по работе с документами организации. Система позволяет осуществлять быстрый и расширенный поиск информации по электронным документам, получать актуальные данные по документу. Оптимизация времени на поиск документов и изменение его статуса в системе
6. Возможность размещения и хранения не только скан-образов бумажных документов, но и электронных документов, подписанных ПЭП и КЭП. Предусмотрен процесс автоматической передачи и хранения электронных документов в системе.
7. Наличие данной платформы дает возможность для дальнейшего развития ЭДО. Внедрение Электронного архива – большой шаг на пути к полной цифровизации.

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот КОРП :
• Электронный архив

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Настроено 92 вида документов.
2. Разработан механизм формирования дерева файлов для доступа к файлам сделки из карточки любого документа досье.
3. Унифицирован алгоритм поиска и создания документов и файлов как из реестра документов/файлового хранилища, так и из регистрационной карточки любого документа досье сделки.
4. Разграничены права пользователей по группам доступа.
5. Разработаны статистические и контрольные отчеты по документам и файлам.
6. Разработан отчет по документам для выгрузки в Федеральную налоговую службу.
7. Проведено обучение ключевых пользователей архива.
8. Подготовлены инструкции для архивистов и пользователей по работе с системой.