База данных и резервное копирование Битрикс24

Содержание

• Варианты реализации БЗ в Битрикс24
• Создание корпоративной базы знаний
• Создание базы знаний проекта
• Создание базы знаний для отдельного раздела
• Разграничение доступа к базам знаний

Варианты реализации БЗ в Битрикс24

База знаний – это платформа для хранения информации, организованная в рамках системы Битрикс24. Создавая её, разработчики решали задачу по аккумулированию множества данных, касающихся компании, в одном месте – для упрощения рутинных бизнес-процессов. Сервис может хранить неограниченное количество регламентов, чек-листов, скриптов для работы, обучающего контента и прочих документов, потребность в которых у сотрудников возникает регулярно. Чтобы каждый раз не запрашивать нужные данные у ответственных лиц, можно однократно организовать хранение базы данных в рамках системы Битрикс.

Варианты реализации БЗ в Битрикс24: 

• БЗ внутри портала Битрикс. Это стандартный сервис, доступный всем обладателям Битрикс24. Чтобы её создать, достаточно выбрать в левом меню пункт "Компания" – "База знаний" и нажать “Новая база знаний”. Данная БЗ имеет типовой, интуитивно понятный интерфейс: в специальном обучении нет необходимости, даже начинающий пользователь Битрикс легко сможет разобраться в сервисе. Чтобы создать и наполнить необходимые разделы, не нужно обладать навыками программирования или знаниями в области дизайна: все шаги элементарны и понятны. Готовая БЗ может дополняться и корректироваться в любой момент.

Преимущество базы знаний Битрикс24 – в аккумулировании всей информации в одном месте, её удобном хранении и использовании. Это исключит потерю информации при увольнении сотрудника. Количество стандартных баз, доступное для создания, зависит от используемого тарифа Битрикс: для обладателей бесплатной версии доступно создание только 1 базы, для тех, кто приобрёл тариф "Базовый", – до 3 баз, тариф "Стандартный" – до 5 баз, а при покупке "Профессионального", “Энтерпрайз”  тарифа или коробочной версии можно создавать неограниченное количество баз.

Искать нужную информацию удобно при помощи "умного" поиска: он выдаст нужный документ, файл или ссылку по вашему запросу. Готовой базой можно пользоваться как с компьютера или ноутбука, так и со смартфона или планшета: мобильная версия позволяет искать нужную информацию в дороге, командировке и даже в отпуске. Чтобы подключиться к базе знаний Битрикс24, достаточно иметь доступ к порталу. 

• БЗ в конструкторе сайтов. Этот вариант находится в разделе левого меню "Сайты и магазины" – "Сайты". Этот вариант предполагает создание публичной страницы, доступной всем пользователям без исключения (тогда как первым вариантом БЗ смогут пользоваться только сотрудники компании). Такая БЗ будет индексироваться в поисковых системах, информацию смогут увидеть, например, потенциальные сотрудники и партнёры. В такой БЗ не стоит размещать конфиденциальные документы, однако можно использовать её для систематизации информации по часто задаваемым вопросам, принципам работы компании, целям и т. п.

• БЗ, созданная при помощи приложений в Маркете. Маркет предлагает достаточное количество приложений, которые решают эту задачу и параллельно – ряд других более мелких. Каждый цифровой продукт имеет свои отличительные особенности: от возможности создания тестов внутри базы знаний до настройки визуала, соответствующего фирменному стилю компании. Следует учесть, что многие приложения доступны только по подписке, а бесплатными являются чаще всего самые простые версии.

• Интеграция Битрикс24 с внешними Базами знаний. Битрикс – не единственная платформа, позволяющая создавать базы знаний. В связи с этим, многие компании, принявшие решение внедрить Битрикс, ранее уже использовали другие инструменты по систематизации и хранению данных. Чтобы не отказываться от уже готовой базы и не проводить всю работу заново, вы можете настроить связь Битрикс с другой внешней системой: отправлять пользователя по ссылкам на другой ресурс или синхронизировать базы, чтобы информация была перенесена в новую БЗ.

Создание корпоративной базы знаний

Корпоративная база знаний – эффективный инструмент по передаче информации о процессах в компании новому сотруднику. Создать её не составит труда: такая возможность есть у всех обладателей Битрикс24 (однако ваш тариф может иметь ограничения по количеству доступных баз знаний и отдельным шаблонам).

Чтобы создать корпоративную базу знаний, необходимо последовательно выполнить следующие шаги: 

• В левом боковом меню портала выбрать раздел "Компания", а затем в верхнем меню – "База знаний".

• Нажать кнопку "Создать" или выбрать “Новая база знаний”.

• Выбрать подходящий шаблон или создать базу с нуля (кнопка "Пустой шаблон"). Если имеющиеся варианты шаблонов вам не подходят, вы можете загрузить их из "Битрикс24.Маркет" при помощи соответствующей кнопки.

• Добавить название, описание для базы, выбрать нужную цветовую палитру и нажать "Создать" (впоследствии эти параметры можно будет отредактировать в разделе меню "Настроить базу знаний").

• Заполнить базу знаний, добавив картинки, видео, тексты и рассказав о сотрудниках – к кому и с каким вопросом можно обратиться.

Рис. Создание базы.

Рис. Выбор шаблона.

Рис. Обзор шаблона базы.

Рис. Настройка базы знаний.

Создание базы знаний проекта

Можно создать базу знаний для конкретного проекта или отдела: она будет содержать более детальную и конкретную информацию, не затрагивая работу всей компании. Доступность данной функции ограничена некоторыми тарифами Битрикс24. 

Если ваш тариф позволяет создавать базу знаний проекта, выполните следующие шаги: 

• В левом боковом меню перейдите в раздел "Группы"

• Откройте нужную группу или проект.

•  В верхнем меню справа выберите пункт "Ещё" и в нём – "База знаний".

• Выберите нужный шаблон из стандартных или загрузите дополнительные из "Битрикс24.Маркет".

• Задайте все необходимые параметры (название, описание, цветовую палитру и т. п.).

• Чтобы настроить и заполнить разделы, нажмите кнопку "Редактировать" в меню информационного блока базы.

Рис. Меню “Группы”.

Рис. Создание базы знаний в группе.

Рис. Редактирование содержимого базы.

Другой способ создать базу знаний проекта – воспользоваться кнопкой "Расширения" .

Создание базы знаний для отдельного раздела

База знаний может описывать определённый вид деятельности: способ постановки задач сотрудникам, скрипт для общения с клиентами, заполнение профиля и т. п. 

Как создать базу знаний, описывающую постановку задач подчиненным: 

• В левом боковом меню выбрать пункт "Задачи и Проекты".

• Нажмите на три точки в правой части окна и выберите “Создать базу знаний”.

• Выберите шаблон из имеющихся или загрузите нужный из "Битрикс24.Маркет".

• Заполните базу знаний.

Разграничение доступа к базам знаний

По умолчанию ограничений на создание баз знаний у сотрудников нет: эта функция доступна каждому пользователю. Если отдельные базы знаний требуют ограничения доступа, такие настройки может выполнить администратор: он может предоставить или закрыть доступ отдельному сотруднику или всему отделу.

Чтобы настроить права доступа, необходимо: 

• Перейти в пункт меню "Компания" – "База знаний" – "Права доступа".

• В "Списке ролей" выбрать пункт "Добавить право доступа".

• Создать нужную роль и наделить её правами доступа к конкретным базам знаний.

• Применить созданную роль к сотруднику или отделу.

Созданные роли впоследствии могут быть отредактированы администратором. 

Рис. Открытие настройки прав доступа.

Рис. Добавление новой группы прав.

Рис. Редактирование роли.